หน้า 1
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JPわかりやすい
業務報告メールの書き方
業務報告メールの書き方
ENHow to write clear and concise work report emails
หน้า 2
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EN Lesson GOAL
JP業務の進捗状況を報告する時の
メールが書けるようになろう
メールが書けるようになろう
ENLearn how to write emails to report the progress of our work
หน้า 3
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EN Lesson Agenda
JPほうこく
報告メールを書く時のポイント
報告メールを書く時のポイント
ENKey Points for Writing Report Emails
JPほうこく
報告に使う日本語フレーズ
報告に使う日本語フレーズ
ENJapanese Phrases for Reporting
JPれいぶん
メールの例文
メールの例文
ENExample Email Templates
หน้า 4
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EN point
JP仕事のメールには
いつも目的とGOALがある
いつも目的とGOALがある
หน้า 5
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JPもくてきけつろん
いつも目的と結論から書く
いつも目的と結論から書く
ENAlways start by writing with a clear purpose and conclusion
目的 GOAL
目的 GOAL
JPメールを送る理由読む人にしてほしいこと
EN Why are you sending an email? What do you want the reader to do?
JPほうこくへんしん
報告reporting返信してほしい
報告reporting返信してほしい
EN I'd like the reader to respond
JPれんらく
連絡informingスケジュールを教えてほしい
連絡informingスケジュールを教えてほしい
EN I'd like the reader to share their schedule
JPしりょう
資料を送ってほしい
いらい
資料を送ってほしい
いらい
EN 依頼 requesting
I'd like the reader to send the materials
I'd like the reader to send the materials
JPetc.もくてき
メールにはいつも目的とGOALがある
メールにはいつも目的とGOALがある
EN In emails, there is always a purpose and a goal
หน้า 6
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JP業務報告をするのはどんな時？
หน้า 7
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JP報告メールを送るタイミング
ENWhen to Send Report Emails
JPけいかくよてい
EN計画や予定が変わった時 When plans or schedules change
JPじょうきょう
EN状況が変わった時 When situations shift
JPとりひきさき
EN取引先などと打ち合わせがあった時 When there's a meeting with clients or partners
JPはっせい
ENトラブルが発生した時 When trouble arises
JPぎょうむうま
EN業務が上手く進まなくなった時 When work isn't going smoothly anymore
หน้า 8
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JP報告メールを送るタイミング
ENWhen to Send Report Emails
JPぎょうむじょうきょうつど
業務の状況が変わったらその都度メールを送る
＝毎回
業務の状況が変わったらその都度メールを送る
＝毎回
EN Send an email each time there is a change in the work situation
หน้า 9
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JP進捗報告メールを書く時のポイント
しんちょくほうこく
しんちょくほうこく
ENKey Points for Writing Progress Report Emails
JPけんめいぐたいてきにちじあんけん
件名に具体的な日時や案件の名前を書く
件名に具体的な日時や案件の名前を書く
EN Be specific in the subject line by including dates, times, or the name of the matter
JPもくてきけつろん
メールの目的と結論は最初に書く
メールの目的と結論は最初に書く
EN Start with the purpose and conclusion of the email
JPないようぐたいてき
内容は具体的に書く
内容は具体的に書く
EN Be specific in the content
หน้า 10
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JP「読まれない件名」があります・・・
けんめい
けんめい
หน้า 11
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JPけんめい
読まれないメールの件名とは
読まれないメールの件名とは
ENThe Subject Line of Unread Emails:
JPけんめい
件名を見ただけでは
それが何のメールなのかわからない
件名を見ただけでは
それが何のメールなのかわからない
EN Just by looking at the subject line, you can't tell what the email is about
หน้า 12
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JPじゅしん
メールを受信した人は
けんめい
メールを送った人と件名を見て、
どのメールから読むかを決める
メールを受信した人は
けんめい
メールを送った人と件名を見て、
どのメールから読むかを決める
หน้า 13
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JPけんめい
『これは大事なメールです』と思わせる件名をつけよう
『これは大事なメールです』と思わせる件名をつけよう
EN Let's come up with a subject line that makes it clear, "This is an important email"
หน้า 14
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JP次の件名の悪いところはどこ？
けんめい
へんこう
プロジェクトのスケジュール変更について
けんめい
へんこう
プロジェクトのスケジュール変更について
EN Regarding Schedule Changes for the Project
JPたんとうしゃへんこう
プロジェクトの担当者変更について
プロジェクトの担当者変更について
EN Regarding Personnel Changes for the Project
JPほうこく
打ち合わせのご報告
打ち合わせのご報告
EN Report on the Meeting
JPしょうがいはっせいほうこく
システム障害発生のご報告
システム障害発生のご報告
EN Report on the Occurrence of System Failure
หน้า 15
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JP次の件名の悪いところはどこ？
けんめい
へんこう
プロジェクトのスケジュール変更について・・・何のプロジェクト？
けんめい
へんこう
プロジェクトのスケジュール変更について・・・何のプロジェクト？
EN Regarding Schedule Changes for the Project
JPたんとうしゃへんこう
プロジェクトの担当者変更について・・・何のプロジェクト？
プロジェクトの担当者変更について・・・何のプロジェクト？
EN Regarding Personnel Changes for the Project
JPほうこく
打ち合わせのご報告・・・何の打ち合わせ？
打ち合わせのご報告・・・何の打ち合わせ？
EN Report on the Meeting
JPしょうがいはっせいほうこく
システム障害発生のご報告・・・どのシステム？
システム障害発生のご報告・・・どのシステム？
EN Report on the Occurrence of System Failure
หน้า 16
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JPけんめいぐたいてきにちじあんけん
件名に具体的な日時や案件の名前を書く
件名に具体的な日時や案件の名前を書く
ENBe specific in the subject line by including dates, times, or the name of the matter
JPへんこう
○○プロジェクトのスケジュール変更について
○○プロジェクトのスケジュール変更について
EN Regarding Schedule Changes for Project XX
JPたんとうしゃへんこう
○○プロジェクトの担当者変更について
○○プロジェクトの担当者変更について
EN Regarding Personnel Changes for Project XX
JPほうこく
2月1日(水)ABC会社打ち合わせのご報告
2月1日(水)ABC会社打ち合わせのご報告
EN Report on the Meeting with ABC Company on February 1st
JPしょうがいはっせいほうこく
□□システム障害発生のご報告
□□システム障害発生のご報告
EN Report on the Occurrence of System □□ Failure
JPようけんていぎしょさいけんとう
ABC会社様向け要件定義書の再検討について
ABC会社様向け要件定義書の再検討について
EN Reevaluation of Requirements Definition Document for ABC Company
หน้า 17
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JPきょうちょうけんめいきじつれんらくけんめい
「報告」を強調したい時の件名期日を連絡する時のメールの件名
「報告」を強調したい時の件名期日を連絡する時のメールの件名
EN Subject Lines That Emphasize "Report" Subject Line for Email When Notifying a Deadline
JPけんしゅうしゅっけつ
しゅうりょう
【ご報告】SNSキャンペーン終了について【〇/〇まで】マーケティング研修の出欠確認
じゅうようけんめいけんめい
重要なメールの件名緊急メールの件名
しゅうりょう
【ご報告】SNSキャンペーン終了について【〇/〇まで】マーケティング研修の出欠確認
じゅうようけんめいけんめい
重要なメールの件名緊急メールの件名
EN Subject of an Important Email Subject Line for Urgent Email
JPしめきりていあんないようさいけんとう
【重要】〇〇セミナーの申し込み(〇月〇日締切)【緊急】〇〇社への提案内容の再検討について
【重要】〇〇セミナーの申し込み(〇月〇日締切)【緊急】〇〇社への提案内容の再検討について
หน้า 18
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JP「読みやすい本文」の順番
じゅんばん
じゅんばん
หน้า 19
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JPこうせい
ENメールの構成 Structure
JPあいさつ
はじめの挨拶
はじめの挨拶
EN Greeting
JP1文1メッセージで書く
メールの目的
「、
」は1文に１つ
メールの目的
「、
」は1文に１つ
EN Purpose
JP業務の報告かじょうがたいひ
EN Report
JP「箇条書き」
「対比」を使う
あいさつ
おわりの挨拶
「対比」を使う
あいさつ
おわりの挨拶
EN Closing Remarks
หน้า 20
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JPないようぐたいてき
内容は具体的に書く
内容は具体的に書く
EN Be specific in the content What(なにを) Whom(だれに)
JPぐたいてき
EN Theme, Person in charge,
6W3Hを使って具体的に書く item, target,
subject of work, members,
When(いつ) Where(どこで) Who(だれが)
Due date, Location, Person in charge,
deadline, nearest station, target,
date and time transportation access, members,
How How many How much
6W3Hを使って具体的に書く item, target,
subject of work, members,
When(いつ) Where(どこで) Who(だれが)
Due date, Location, Person in charge,
deadline, nearest station, target,
date and time transportation access, members,
How How many How much
JPWhy(なぜ)(どのように)(いくつ)(いくら)
EN Purpose,
circumstances, implementation method, Quantity, cost,
motivation, reporting method, number of people price
background, submission method,
circumstances, implementation method, Quantity, cost,
motivation, reporting method, number of people price
background, submission method,
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JP読みやすい本文の例
หน้า 22
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JP1.メーカー:プロジェクトチームに報告するとき
チームの皆様
お疲れ様です。生産管理部の〇〇（名前）です。
部品供給業者から連絡があり、一部部品の納期が変更となりました。
以下の通りご共有いたします。
対象部品:モーターA型（型番：MA-2024）
当初の納期:2024年12月5日（木）
変更後の納期:2024年12月12日（木）
変更理由:部品生産の遅れによる納期再調整
詳細は添付の「納期変更通知書.pdf」をご確認ください。
生産計画に影響が出る場合は、11月30日（金）までにご連絡をお願いいたします。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
生産管理部（名前）
チームの皆様
お疲れ様です。生産管理部の〇〇（名前）です。
部品供給業者から連絡があり、一部部品の納期が変更となりました。
以下の通りご共有いたします。
対象部品:モーターA型（型番：MA-2024）
当初の納期:2024年12月5日（木）
変更後の納期:2024年12月12日（木）
変更理由:部品生産の遅れによる納期再調整
詳細は添付の「納期変更通知書.pdf」をご確認ください。
生産計画に影響が出る場合は、11月30日（金）までにご連絡をお願いいたします。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
生産管理部（名前）
หน้า 23
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JP２．サービス業:上司に報告するとき
〇〇部長
お疲れ様です。
先日実施しました新規顧客アンケートの集計結果をご報告いたします。
実施期間:2024年11月1日（水）～2024年11月15日（水）
回答数:300件
主な結果:
a.80%以上の顧客がサービス内容に満足している。
b.改善を求める点として「応答スピード」が最も多かった（35%）
。
次のアクション:
応答スピード向上のため、チャットサポートシステムの導入を検討する
詳細は添付の「顧客アンケート結果報告書.pdf」をご確認ください。
サービス改善に向けて引き続き尽力いたします。
（名前）
〇〇部長
お疲れ様です。
先日実施しました新規顧客アンケートの集計結果をご報告いたします。
実施期間:2024年11月1日（水）～2024年11月15日（水）
回答数:300件
主な結果:
a.80%以上の顧客がサービス内容に満足している。
b.改善を求める点として「応答スピード」が最も多かった（35%）
。
次のアクション:
応答スピード向上のため、チャットサポートシステムの導入を検討する
詳細は添付の「顧客アンケート結果報告書.pdf」をご確認ください。
サービス改善に向けて引き続き尽力いたします。
（名前）
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JP３．IT業:事業部長に報告するとき
田中さん
お疲れ様です。〇〇プロジェクトを担当しております、
（名前）です。
11月第4週時点での進捗状況をご報告いたします。
現在の状況:
11月20日（月）までに基本設計を完了し、現在、詳細設計フェーズに移行しました。
詳細設計の進捗率は60%です。
課題:
バックエンドのAPI設計に一部修正が必要であり、完了予定日が当初計画より2日遅れています。
クライアントからデザイン変更の追加要望があり、デザインチームと調整中です。
解決策:
API設計の修正は11月28日（火）までに完了する予定です。
デザイン変更については、11月30日（木）までにクライアントと最終合意を得る予定です。
次のステップ:
詳細設計を12月5日（火）までに完了させ、その後、コーディングフェーズに進みます。
ご指示やご質問がございましたら、何なりとお知らせください。
よろしくお願いいたします。
田中さん
お疲れ様です。〇〇プロジェクトを担当しております、
（名前）です。
11月第4週時点での進捗状況をご報告いたします。
現在の状況:
11月20日（月）までに基本設計を完了し、現在、詳細設計フェーズに移行しました。
詳細設計の進捗率は60%です。
課題:
バックエンドのAPI設計に一部修正が必要であり、完了予定日が当初計画より2日遅れています。
クライアントからデザイン変更の追加要望があり、デザインチームと調整中です。
解決策:
API設計の修正は11月28日（火）までに完了する予定です。
デザイン変更については、11月30日（木）までにクライアントと最終合意を得る予定です。
次のステップ:
詳細設計を12月5日（火）までに完了させ、その後、コーディングフェーズに進みます。
ご指示やご質問がございましたら、何なりとお知らせください。
よろしくお願いいたします。
หน้า 25
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JP４．メーカー業:取引先に報告するとき
〇〇商事株式会社
山田様
いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇、物流部の（名前）です。
本日ご注文いただきました年末セール商品（〇〇シリーズ）の発送が完了いたしましたので、ご報告申し上げます。
発送完了日:2024年11月25日（月）
納品内容:
a.商品A（型番：A-101）500個
b.商品B（型番：B-202）300個
c.商品C（型番：C-303）700個
商品の詳細につきましては、添付の「納品明細書.pdf」をご確認ください。
万が一、不備や不足がございましたら、お知らせいただけますと幸甚です。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇（名前）
〇〇商事株式会社
山田様
いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇、物流部の（名前）です。
本日ご注文いただきました年末セール商品（〇〇シリーズ）の発送が完了いたしましたので、ご報告申し上げます。
発送完了日:2024年11月25日（月）
納品内容:
a.商品A（型番：A-101）500個
b.商品B（型番：B-202）300個
c.商品C（型番：C-303）700個
商品の詳細につきましては、添付の「納品明細書.pdf」をご確認ください。
万が一、不備や不足がございましたら、お知らせいただけますと幸甚です。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇（名前）
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ENAGENDA 2
JPほうこく
報告に使う日本語フレーズ
報告に使う日本語フレーズ
EN Japanese Phrases for Reporting
หน้า 27
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JPもくてきけつろん
メールの目的と結論は最初に書く
メールの目的と結論は最初に書く
ENStart with the purpose and conclusion of the email
JP便利フレーズ
ほうこく
○○についてご報告いたします
ほうこく
○○についてご報告いたします
EN We/I would like to report on [subject]
JPいかほうこく
～しましたので、以下のとおりご報告いたします
～しましたので、以下のとおりご報告いたします
EN As we/I have [done something], we/I hereby provide the following report
JPしんちょくほうこく
○○について進捗をご報告いたします
○○について進捗をご報告いたします
EN We/I would like to update you on the progress of [subject]
JPはこ
○○する運びとなりました
○○する運びとなりました
EN We/I report that we/I will [do something]
หน้า 28
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JPはこ
○○する運びとなりました
○○する運びとなりました
EN We/I report that we/I will [do something]
JP「～することになりました」の意味
じゅうようけっかほうこく
じゅうようけっかほうこく
EN重要な結果を報告する時に使う Used when reporting significant results
JPこじんてきほうこく
EN個人的な報告には使わない Not used for personal reports
JPたいちょうふりょうはこ
→×本日は体調不良のため、お休みさせていただく運びとなりました
→×本日は体調不良のため、お休みさせていただく運びとなりました
หน้า 29
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JPはこ
「○○する運びとなりました」を仕事で使う場面
あんない
「○○する運びとなりました」を仕事で使う場面
あんない
EN①プロジェクト開始を案内するとき Announcing the Start of a Project
JPしんきこきゃくかいはつ
この度、新規顧客管理システムの開発プロジェクトを
開始する運びとなりました。
この度、新規顧客管理システムの開発プロジェクトを
開始する運びとなりました。
ENWe are pleased to announce the launch of a new project to develop a customer management system.
JPとりひきかいし
EN②取引開始を報告するとき Reporting the Start of a Business Partnership
JPかぶしきかいしゃせいしきとりひき
株式会社〇〇様との正式な取引を開始する運びとなりました。
株式会社〇〇様との正式な取引を開始する運びとなりました。
ENWe are pleased to inform you that we have officially started a business partnership with XYZ Corporation.
หน้า 30
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JPはこ
「○○する運びとなりました」を仕事で使う場面
「○○する運びとなりました」を仕事で使う場面
EN Instances Where You Would Use 'It Has Been Decided to Do ○○' in a Professional Setting
JPせいひん
③製品・サービスのリリースを知らせるとき
③製品・サービスのリリースを知らせるとき
EN Announcing the Release of a Product or Service
JPしんせいひんはんばい
新製品「△△」を来月1日から販売する運びとなりました。
新製品「△△」を来月1日から販売する運びとなりました。
ENWe are excited to announce that our new product, “ △△,” will be available for purchase starting
the 1st of next month.
the 1st of next month.
JPじんじいどうじゅうぎょういんつうち
④人事異動を従業員に通知するとき
④人事異動を従業員に通知するとき
EN Notifying Employees of a Personnel Transfer
JPたびほんぶいどう
この度、〇〇部長が営業本部へ異動する運びとなりました。
この度、〇〇部長が営業本部へ異動する運びとなりました。
ENWe would like to inform you that Mr./Ms. ○○, Manager of the ○○ Department,
will be transferring to the Sales Division.
will be transferring to the Sales Division.
หน้า 31
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JPはこ
「○○する運びとなりました」を仕事で使う場面
「○○する運びとなりました」を仕事で使う場面
EN Instances Where You Would Use 'It Has Been Decided to Do ○○' in a Professional Setting
JPかいさいあんない
EN⑤イベント開催を案内するとき Announcing an Event
JPしゅさいかいさい
来月、弊社主催のウェビナーを開催する運びとなりました。
来月、弊社主催のウェビナーを開催する運びとなりました。
ENWe are pleased to inform you that we will be hosting a webinar organized by our company next month.
JPけいやくこうしん
EN⑥契約更新を知らせるとき Announcing a Contract Renewal
JPけいやく
○○様との契約につきまして、
ごういこうしん
両社合意のもと、更新する運びとなりました。
○○様との契約につきまして、
ごういこうしん
両社合意のもと、更新する運びとなりました。
ENWe are happy to announce that, with mutual agreement, we have renewed our contract with ○○.