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EN BUSINESS PHONE CALL
DAY2 MAKING PHONE CALLS
DAY2 MAKING PHONE CALLS
JP社外の人に電話をかける時の流れと敬語
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ENAGENDA
JP・
「不在理由」の伝え方
「不在理由」の伝え方
EN How to tell the reason for coworker's absence
JP・伝言を受ける時のフレーズ
EN Phrases for taking messages
JP・電話をかける時の流れと敬語
EN How to make a phone call and honorific expressions
JP・ロールプレイで練習！
EN Practice by role-playing!
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JPふざいりゆう
「不在理由」の伝え方
「不在理由」の伝え方
ENHow to tell the reason for coworker's absence
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JPふざいりゆう
「不在理由」①
どうりょうかいぎちゅう
同僚が会議中
「不在理由」①
どうりょうかいぎちゅう
同僚が会議中
ENYour colleague is in a meeting
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ENTHE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL
JP①電話に出る
EN Answering the phone
JPかいしゃめい
②あいさつをして会社名と自分の名前を言う
②あいさつをして会社名と自分の名前を言う
EN Greeting and stating the company name and your own name
JPどうりょうかいぎかいぎ
③同僚が会議に出ていることと、会議が終わったら電話することを伝える
③同僚が会議に出ていることと、会議が終わったら電話することを伝える
EN Tell caller that your colleague is in a meeting and that he/she will call the caller when the meeting is over
JPかいしゃめいでんわばんごうかくにん
④相手の会社名、名前、電話番号を確認する
④相手の会社名、名前、電話番号を確認する
EN Confirming the caller's company name, name and phone number
JP⑤あいさつをして電話を切る
EN Greeting and ending the call
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EN EXAMPLE
JP①②「お電話ありがとうございます。○○社○○部(名前)でございます。
」
」
EN Thank you for calling. This is (name) from the (department) at (company name).
JP「お世話になっております。わたくし、△△社△△部(名前)と申します。
」
」
EN Thank you for your continued support. My name is (name) from the (department) at (company name).
JP「△△社△△部(名前)様ですね。こちらこそお世話になっております。
EN So, you are from (company name, department), correct? Thank you for your support as well.
JP「✕✕様はいらっしゃいますか」
EN Is Mr./Ms. (name) available?
JP③「申し訳ございません。山田はただいま席を外しております。
15時には戻る予定です。
戻り次第、こちらからお電話させていただきますが、
いかがでしょうか」
15時には戻る予定です。
戻り次第、こちらからお電話させていただきますが、
いかがでしょうか」
EN I apologize, but Yamada is currently away from his desk. He is expected to be back by 3 PM.
Once he return, would you like us to give you a call?
Once he return, would you like us to give you a call?
หน้า 7
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EN EXAMPLE
JP「お願いします」
EN That would be great.
JP「では恐れ入りますが、お電話番号を教えていただけますでしょうか。
」
」
EN I'm sorry to trouble you, but could you please provide us with your phone number?
JP「○○○○-○○○○です」
EN It's ○○○○-○○○○.
JPふくしょう
④「復唱いたします。○○○○-○○○○ですね。
山田が戻り次第、お電話するよう申し伝えます。
○○部(名前)がうけたわまりました。
お電話ありがとうございました。
」
④「復唱いたします。○○○○-○○○○ですね。
山田が戻り次第、お電話するよう申し伝えます。
○○部(名前)がうけたわまりました。
お電話ありがとうございました。
」
EN Let me repeat that back to you: it's (insert phone number). I will inform Yamada to give you a call as soon as he return.
(Insert department name) has received your message. Thank you for calling.
(Insert department name) has received your message. Thank you for calling.
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JP日本語をチェック！
EN 席を外しております He/she are currently away from his/her desk.
JP＝席にいません
ふくしょう
ふくしょう
EN 復唱いたします Let me repeat that back to you.
JP＝くりかえします
EN 申し伝えます I will pass on the message.
＝humble language of 伝えます
＝humble language of 伝えます
หน้า 9
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JPふざいりゆう
「不在理由」②
どうりょうがいしゅつ
同僚が外出している
「不在理由」②
どうりょうがいしゅつ
同僚が外出している
ENYour colleague is outing
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ENTHE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL The protocol is the same while in a meeting
JP①電話に出る
EN Answering the phone
JPかいしゃめい
②あいさつをして会社名と自分の名前を言う
②あいさつをして会社名と自分の名前を言う
EN Greeting and stating the company name and your own name
JPどうりょうがいしゅつしだい
③同僚が外出していることと、戻り次第電話することを伝える
③同僚が外出していることと、戻り次第電話することを伝える
EN Tell caller that your colleague is out of the office and he/she will call the caller when he/she return to the office
JPかいしゃめいでんわばんごうかくにん
④相手の会社名、名前、電話番号を確認する
④相手の会社名、名前、電話番号を確認する
EN Confirming the caller's company name, name and phone number
JP⑤あいさつをして電話を切る
EN Greeting and ending the call
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JP日本語をチェック！
③「申し訳ございません。山田はただいま外出しております。
15時には戻る予定です。
戻り次第、こちらからお電話させていただきますが、
いかがでしょうか」
③「申し訳ございません。山田はただいま外出しております。
15時には戻る予定です。
戻り次第、こちらからお電話させていただきますが、
いかがでしょうか」
EN I apologize, but Yamada is currently out of office. He is expected to be back by 3 PM.
Once he return, would you like us to give you a call?
Don't communicate vague plans!
Once he return, would you like us to give you a call?
Don't communicate vague plans!
JP「たぶん～」「おそらく～」などの言葉は使わない。
相手を不安にさせるからです。
相手を不安にさせるからです。
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JPふざいりゆう
「不在理由」③
どうりょう
同僚が電話している
「不在理由」③
どうりょう
同僚が電話している
ENYour colleague is talking on the phone
หน้า 13
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ENTHE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL The basic protocol is to make a call back.
JP①電話に出る
EN Answering the phone
JPかいしゃめい
②あいさつをして会社名と自分の名前を言う
②あいさつをして会社名と自分の名前を言う
EN Greeting and stating the company name and your own name
JPどうりょうおかえ
③同僚が電話していることと、折り返し電話することを伝える
③同僚が電話していることと、折り返し電話することを伝える
EN Tell caller that your colleague is on the phone and he/she will call the caller back
JPかいしゃめいでんわばんごうかくにん
④相手の会社名、名前、電話番号を確認する
④相手の会社名、名前、電話番号を確認する
EN Confirming the caller's company name, name and phone number
JP⑤あいさつをして電話を切る
EN Greeting and ending the call
หน้า 14
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JP日本語をチェック！
③「申し訳ございません。
山田は他の電話に出ております。
終わり次第折り返しお電話させていただきますが、
いかがいたしましょうか。
」
③「申し訳ございません。
山田は他の電話に出ております。
終わり次第折り返しお電話させていただきますが、
いかがいたしましょうか。
」
EN I'm sorry, but Yamada is currently on another call.
Would you like me to have him call you back as soon as they're finished?
Using less straightforward language is often more polite
Would you like me to have him call you back as soon as they're finished?
Using less straightforward language is often more polite
JP「電話中です」→「他の電話に出ております」
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JPふざいりゆう
「不在理由」④
どうりょう
同僚が会社を休んでいる
「不在理由」④
どうりょう
同僚が会社を休んでいる
ENYour colleague takes a day off from work
หน้า 16
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ENTHE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL Letting the caller know the next day
he/she'll be in the office
he/she'll be in the office
JP①電話に出る
EN Answering the phone
JPかいしゃめい
②あいさつをして会社名と自分の名前を言う
②あいさつをして会社名と自分の名前を言う
EN Greeting and stating the company name and your own name
JPどうりょうしゅっしゃび
③同僚が休んでいることと、次の出社日を伝える
③同僚が休んでいることと、次の出社日を伝える
EN Tell caller that your colleague is absent and let the caller know his/her next day in the office
JPかいしゃめいでんわばんごうかくにん
④相手の会社名、名前、電話番号を確認する
④相手の会社名、名前、電話番号を確認する
EN Confirming the caller's company name, name and phone number
JP⑤あいさつをして電話を切る
EN Greeting and ending the call
หน้า 17
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JP日本語をチェック！
③「申し訳ございません。
山田は本日休みを取っております。出社は明日の予定です。
明日の朝お電話させていただきますが、
いかがいたしましょうか。
」
③「申し訳ございません。
山田は本日休みを取っております。出社は明日の予定です。
明日の朝お電話させていただきますが、
いかがいたしましょうか。
」
EN I apologize for the inconvenience. Yamada is taking the day off today and is scheduled to return to the office tomorrow.
Would it be okay for him/her to give you a call tomorrow morning?
Don't disclose my colleague's reason for taking time off
Would it be okay for him/her to give you a call tomorrow morning?
Don't disclose my colleague's reason for taking time off
หน้า 18
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JPふざいりゆう
「不在理由」⑤
どうりょう
同僚が出張している
「不在理由」⑤
どうりょう
同僚が出張している
ENYour colleague is on a business trip
หน้า 19
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ENTHE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL Suggest offering a call back option
JP①電話に出る
EN Answering the phone
JPかいしゃめい
②あいさつをして会社名と自分の名前を言う
②あいさつをして会社名と自分の名前を言う
EN Greeting and stating the company name and your own name
JPどうりょうしゅっちょうおかえていあん
③同僚が出張していることと、折り返しの電話を提案する
③同僚が出張していることと、折り返しの電話を提案する
EN Tell caller that your colleague is on a business trip and suggest proposing a follow-up call
JPかいしゃめいでんわばんごうかくにん
④相手の会社名、名前、電話番号を確認する
④相手の会社名、名前、電話番号を確認する
EN Confirming the caller's company name, name and phone number
JP⑤あいさつをして電話を切る
EN Greeting and ending the call
หน้า 20
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JP日本語をチェック！
③「申し訳ございません。
山田は〇日まで出張しております。
もしお急ぎでしたら、携帯に連絡をとりますが
いかがいたしましょうか。
」
③「申し訳ございません。
山田は〇日まで出張しております。
もしお急ぎでしたら、携帯に連絡をとりますが
いかがいたしましょうか。
」
EN I apologize for the inconvenience. Yamada is currently on a business trip until the 〇th of this month.
If it is urgent, would you like me to contact him on his mobile phone?
If a colleague is on an extended business trip or if there is an
urgent matter, it is appropriate to reach out to them yourself
If it is urgent, would you like me to contact him on his mobile phone?
If a colleague is on an extended business trip or if there is an
urgent matter, it is appropriate to reach out to them yourself
หน้า 21
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JPふざいりゆう
「不在理由」⑥
どうりょうきたく
同僚が帰宅した
「不在理由」⑥
どうりょうきたく
同僚が帰宅した
ENYour colleague has returned home
หน้า 22
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ENTHE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL Tell the caller that your colleague
will call tomorrow
will call tomorrow
JP①電話に出る
EN Answering the phone
JPかいしゃめい
②あいさつをして会社名と自分の名前を言う
②あいさつをして会社名と自分の名前を言う
EN Greeting and stating the company name and your own name
JPどうりょうきたく
③同僚が帰宅したことと、明日電話することを伝える
③同僚が帰宅したことと、明日電話することを伝える
EN Tell the caller that your colleague has returned home and that he/she will call them tomorrow
JPかいしゃめいでんわばんごうかくにん
④相手の会社名、名前、電話番号を確認する
④相手の会社名、名前、電話番号を確認する
EN Confirming the caller's company name, name and phone number
JP⑤あいさつをして電話を切る
EN Greeting and ending the call
หน้า 23
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JP日本語をチェック！
③「申し訳ございません。
山田はすでに退社しております。
明日お電話させていただきますが、
いかがいたしましょうか。
」
③「申し訳ございません。
山田はすでに退社しております。
明日お電話させていただきますが、
いかがいたしましょうか。
」
EN We apologize for the inconvenience.
Yamada has already left the office.
Would it be okay for him/her to give you a call tomorrow morning?
Yamada has already left the office.
Would it be okay for him/her to give you a call tomorrow morning?