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phonecall copy

phonecall copy.pdf · 202 หน้า
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slide 1
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EN BUSINESS PHONE CALL
Lesson 1
RECEIVING PHONE CALLS
JPのがようになろう
หน้า 2
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EN LESSON GOAL
JPでのわかりやすいと
をのマナーを
EN learn how to speak clearly on the phone
and the proper etiquette for answering calls
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JPはむずかしい…
ENPhone conversations can be challenging...
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slide 4
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EN電話がむずかしい理由 The Difficulty of Telephone Conversations
JPにくいがないの
EN When talking on the Without being able to see When making business calls
phone, it's often harder to each other's faces, it can in Japanese, there are
hear the other person's be difficult to gauge when special phrases, etiquette,
voice or words clearly to speak or understand the and conversational flow
than usual other person's feelings to consider
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JPこうかん
でをれる
しゅうとく
をしましょう！
ENLet's learn how to speak
in a likable manner over the phone!
หน้า 6
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JPでのポイント
ENPoints to Remember When Speaking on the Phone
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EN電話で話す時のポイント Points to Remember When Speaking on the Phone
JPせいかく
EN 正確に話す Speak accurately
1sentence1messageで話す Deliver one message per sentence
ゆっくり、はっきり話す Speak slowly and clearly
笑顔で話す Speak with a smile
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JPにとを
のポイント
ENPoints to Remember When Answering
and Ending a Call
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JPにの
ENAnswering the Phone: A Step-by-Step Guide
หน้า 10
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EN電話に出る時の流れ Answering the Phone: A Step-by-Step Guide
電話に出る Answer the phone
JPかいしゃめい
EN あいさつ+会社名+自分の名前 Greeting+company name+your name
JPようぼうたいおう
EN 相手の要望に合わせた対応 Respond according to the caller's request
JPき
EN あいさつをして電話を切る Bid farewell and end the call
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EN電話に出るー例 Answering the Phone: A Step-by-Step Guide
Answer the phone, Greeting
JPおありがとうございます。○○○○（の）でございます。
EN Thank you for calling. This is [Your Name] from the [Your Department] at [Company Name].
YOU もう
CALLER
JPおになっております。△△△△（の）とます。
EN I appreciate your help. My name is [Name] from the [Department] at [Company Name].
Answer the phone, Greeting
JP△△△△（の）ですね。こちらこそおになっております。
EN Hello, [Caller's Name] from the [Caller's Department] at [Caller's Company]
I appreciate your assistance as well.
JP□□はいらっしゃいますか。
EN May I speak with [Recipient's Name], please?
JPたんとうOR
～についてたいのですが、のはいらっしゃいますか。
EN Closing I'd like to inquire about [topic]; is there someone in charge I can speak to?
JPほんじつ
は○○(の)がうけたまわりました。
おありがとうございました。
EN Today, you've reached [Your Name] in the [Your Department]. Thank you for your call.
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JPのとので
よく
ENCommonly Used Japanese Phrases for
Phone Conversations with someone from
other company
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EN電話に出る時 Japanese When Answering a Call
JPおありがとうございます
EN Thank you for calling
JPもしもし
EN Hello
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EN電話に出た時のあいさつ Japanese Greetings When Answering a Call
JPこんにちは/はじめまして
EN Hello/Nice to meet you
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EN電話に出た時のあいさつ Japanese Greetings When Answering a Call
JPいつもおになっております
EN Thank you very much for always supporting us
Using greetings to express gratitude for everyday transactions
JPこんにちは/はじめまして
EN Hello/Nice to meet you
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EN相手を待たせた時 When You Make Caller Wait
JPたいへん
()おせいたしました
EN Thank you so much for your patience
JPあやまほんだい
ないでを
EN Start to get to the point without saying sorry
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EN聞き取れない時 When You Can't Hear the Caller's Voice or Words
JPございませんが、おがようです
いちど
もうおできますでしょうか
EN Unfortunately, it seems the phone is out of reach The voice on the phone sounds distant,
Could you please say that again? which is why it may sound faint
JPがてませんでした
いちど
もうおします
EN I couldn't hear because the voice was small
Please say that again
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EN電話番号をたずねる時 When asking for caller's phone number
JPおそい
ますが、
でんわばんごう
おをおせいただけますでしょうか
EN Could you please provide me with your telephone number?
JPでんわばんごう
をてください
EN Please tell me your phone number
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EN了承する時 When you want to say 'I understand'
JPしょうち
かしこまりました/いたしました
EN Understood
JPりょうかい
わかりました/しました
EN Understood
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EN他の人に電話をかわる時 When taking over a phone call for someone else
JPたんとうとつ
ただいまのにおいたします
EN I'll transfer you to the person in charge right now
JPたんとうしゃか
にます
EN I'll transfer you to the person in charge right now
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ENかけ直す時 When making a return call
JPございませんが、こちらから
おをかけてもよろしいでしょうか
EN Would it be possible for me to call you back? I apologize for the inconvenience.
JPでもうします
EN I'll give you a call again later
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slide 22
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EN電話を切る時 When ending a phone call
JPそれではよろしくおいたします
おありがとうございました
いたします
EN Thank you in advance.
Thank you for the phone call.
JPありがとうございました
さようなら
EN Thank you. Goodbye.
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JPをの
ENTransferring the Phone - Procedures
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EN電話の取り次ぎの流れ Transferring the Phone - Procedures
電話に出る Answer the phone
JPかいしゃめい
EN あいさつ+会社名+自分の名前 Greeting+company name+your name
JPあいてかくにん
EN Confirm the name of the person
相手が話したい人の名前を確認 the caller wants to speak with
JPたんとうしゃか
EN Transfer the call to the
担当者に電話を代わる appropriate staff member
JPじょうきょうたいおう
にてするを
EN Adapt your response according to the situation End the call
JPあいさつをしてを
EN Bid farewell and hang up the phone
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JPの
ENLet's review examples of phrases to use when transferring a call
หน้า 26
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EN担当者が不在の場合 When the person in charge is absent
Adapt your response according to the situation
JP()、おせいたしました。
ございません。□□はただいまをております。
YOU2にですので、おさせていただきますが、CALLER
いかがいたしましょうか。
EN Mr./Ms. [Name], thank you for your patience. I apologize for the inconvenience.
[Name] is currently away from their desk. [Name] is expected to return by 2 o'clock, and as soon as he/she does,
he/she'll give you a call. How would you like to proceed?
JPそれではおいたします。
EN Alright, thank you.
JPの、、をする
EN Confirm the caller's phone number, company name, and name.
Closing
JP○○(の)がうけたまわりました。
おありがとうございました。
EN Today, you've reached [Your Name] in the [Your Department]. Thank you for your call.
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JPので
をつけること
ENThings to Keep in Mind When Transfering Phone Calls
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JPのと、がたいはて？
ENWhen you want to know someone's name, company name, and phone number, what do you say?
JPあいてこじんじょうほうていねい
のなどをたずねるはできるだけなでましょう
ENWhen asking for someone's personal information, it's important to use polite language whenever possible
JPおそい
ますが、
おんしゃめい
おと、それからを
おせいただけますでしょうか
EN Could you please provide me with your name, company name, and telephone number?
JPと、それからをてください
EN Please provide your name, company name, and phone number.
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JPの
ENCheck the Word!
JPおんしゃめい
:
あなたのの
おせいただけますでしょうか：
「せてもらえますか」の
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JPがいつにかわからないはて？
EN What do you say when you don't know when the person in charge will return to their seat?
JPごかいひょうげん
をようなあいまいをない
ENAvoid using ambiguous expressions that could lead to misunderstanding.
JPございません。
がわかりかねますので、
おかえ
よろしければおするよう(に)
もうつた
にますが、よろしいでしょうか？
EN I'm sorry, but I can't determine when Tanaka will be back.
Would it be alright if I let him/her know to call you back instead?
JPたぶん/おそらく2にとます。
EN Tanaka probably/likely will be back around 2 o'clock
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JPの
ENCheck the Word!
JPわかりかねます:
ていねい
「わかりません」のな
ます：
けんじょうご
「ます」の
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JPのでをつけること
ENTips for Transfering the Phone
JPあいてこじんじょうほうていねい
のなどをたずねるはできるだけなでましょう
ENWhen asking for someone's personal information, it's important to use polite language whenever possible
JPごかいひょうげん
をようなあいまいをない
ENAvoid using ambiguous expressions that could lead to misunderstanding.
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ENTHE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL
JP①に
EN Answering the phone
JPかいしゃめい
②あいさつをしてとのを
EN Greeting and stating the company name and your own name
JPかいしゃめいようけんかくにん
③の、、をする
EN Confirming the caller's company name, name, and reason for calling
JPあいてようぼうたいおう
④のにてする
EN Providing appropriate assistance based on the caller's request
JP⑤あいさつをしてを
EN Greeting and ending the call
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EN EXAMPLE
JP①②「おありがとうございます。○○○○()でございます。
」
EN Thank you for calling. This is (name) from the (department) at (company name).
JP「おになっております。わたくし、△△△△()とます。
」
EN Thank you for your continued support. My name is (name) from the (department) at (company name).
JP③「△△△△()ですね。こちらこそおになっております。
EN So, you are from (company name, department), correct? Thank you for your support as well.
JP④「✕✕はいらっしゃいますか」
EN Is Mr./Ms. (name) available?
JP④「~についてたいのですが、のはいらっしゃいますか」
EN I would like to inquire about (topic). Is there someone in charge available?
JP⑤「は○○○○がうけたまわりました。ありがとうございました」
EN We have received your call at the (department) of (company name) today. Thank you for contacting us.
หน้า 35
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JPをチェック！
①②「おありがとうございます。
○○○○()でございます。
」
EN Thank you for calling. This is (name) from the (department) at (company name).
JPでございます＝「です」のな
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JPをチェック！
「おになっております。
わたくし、△△△△()とます。
」
EN Thank you for your continued support. My name is (name) from the (department) at (company name).
JPおになっております＝とのなあいさつ
EN Typical Greetings with Business Partners
JPます＝「ます」の
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JPをチェック！
④「✕✕はいらっしゃいますか」
EN Is Mr./Ms. (name) available?
JP④「~についてたいのですが、のはいらっしゃいますか」
EN I would like to inquire about (topic). Is there someone in charge available?
JPいらっしゃいますか＝「いますか」の
EN DICTIONARY FORM : いらっしゃる
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JPをチェック！
⑤「は○○○○がうけたまわりました。
ありがとうございました」
EN We have received your call at the (department) of (company name) today. Thank you for contacting us.
JP＝「」のビジネス
うけたまわりました＝あなたのをました/ました
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EN BUSINESS PHONE CALL
DAY2 MAKING PHONE CALLS
JPのにをかけるのと
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ENAGENDA
JP・
「」の
EN How to tell the reason for coworker's absence
JP・をのフレーズ
EN Phrases for taking messages
JP・をかけるのと
EN How to make a phone call and honorific expressions
JP・ロールプレイで！
EN Practice by role-playing!
หน้า 41
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JPふざいりゆう
「」の
ENHow to tell the reason for coworker's absence
หน้า 42
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JPふざいりゆう
「」①
どうりょうかいぎちゅう
が
ENYour colleague is in a meeting
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ENTHE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL
JP①に
EN Answering the phone
JPかいしゃめい
②あいさつをしてとのを
EN Greeting and stating the company name and your own name
JPどうりょうかいぎかいぎ
③がにていることと、がたらすることを
EN Tell caller that your colleague is in a meeting and that he/she will call the caller when the meeting is over
JPかいしゃめいでんわばんごうかくにん
④の、、をする
EN Confirming the caller's company name, name and phone number
JP⑤あいさつをしてを
EN Greeting and ending the call
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EN EXAMPLE
JP①②「おありがとうございます。○○○○()でございます。
」
EN Thank you for calling. This is (name) from the (department) at (company name).
JP「おになっております。わたくし、△△△△()とます。
」
EN Thank you for your continued support. My name is (name) from the (department) at (company name).
JP「△△△△()ですね。こちらこそおになっております。
EN So, you are from (company name, department), correct? Thank you for your support as well.
JP「✕✕はいらっしゃいますか」
EN Is Mr./Ms. (name) available?
JP③「ございません。はただいまをております。
15にはです。
、こちらからおさせていただきますが、
いかがでしょうか」
EN I apologize, but Yamada is currently away from his desk. He is expected to be back by 3 PM.
Once he return, would you like us to give you a call?
หน้า 45
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EN EXAMPLE
JP「おします」
EN That would be great.
JP「ではますが、おをていただけますでしょうか。
」
EN I'm sorry to trouble you, but could you please provide us with your phone number?
JP「○○○○-○○○○です」
EN It's ○○○○-○○○○.
JPふくしょう
④「いたします。○○○○-○○○○ですね。
が、おするようます。
○○()がうけたわまりました。
おありがとうございました。
」
EN Let me repeat that back to you: it's (insert phone number). I will inform Yamada to give you a call as soon as he return.
(Insert department name) has received your message. Thank you for calling.
หน้า 46
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JPをチェック！
EN 席を外しております He/she are currently away from his/her desk.
JP＝にいません
ふくしょう
EN 復唱いたします Let me repeat that back to you.
JP＝くりかえします
EN 申し伝えます I will pass on the message.
＝humble language of 伝えます
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JPふざいりゆう
「」②
どうりょうがいしゅつ
がしている
ENYour colleague is outing
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ENTHE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL The protocol is the same while in a meeting
JP①に
EN Answering the phone
JPかいしゃめい
②あいさつをしてとのを
EN Greeting and stating the company name and your own name
JPどうりょうがいしゅつしだい
③がしていることと、することを
EN Tell caller that your colleague is out of the office and he/she will call the caller when he/she return to the office
JPかいしゃめいでんわばんごうかくにん
④の、、をする
EN Confirming the caller's company name, name and phone number
JP⑤あいさつをしてを
EN Greeting and ending the call
หน้า 49
slide 49
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JPをチェック！
③「ございません。はただいましております。
15にはです。
、こちらからおさせていただきますが、
いかがでしょうか」
EN I apologize, but Yamada is currently out of office. He is expected to be back by 3 PM.
Once he return, would you like us to give you a call?
Don't communicate vague plans!
JP「たぶん～」「おそらく～」などのはない。
をにさせるからです。
หน้า 50
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JPふざいりゆう
「」③
どうりょう
がしている
ENYour colleague is talking on the phone
หน้า 51
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ENTHE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL The basic protocol is to make a call back.
JP①に
EN Answering the phone
JPかいしゃめい
②あいさつをしてとのを
EN Greeting and stating the company name and your own name
JPどうりょうおかえ
③がしていることと、することを
EN Tell caller that your colleague is on the phone and he/she will call the caller back
JPかいしゃめいでんわばんごうかくにん
④の、、をする
EN Confirming the caller's company name, name and phone number
JP⑤あいさつをしてを
EN Greeting and ending the call
หน้า 52
slide 52
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JPをチェック！
③「ございません。
はのにております。
おさせていただきますが、
いかがいたしましょうか。
」
EN I'm sorry, but Yamada is currently on another call.
Would you like me to have him call you back as soon as they're finished?
Using less straightforward language is often more polite
JP「です」→「のにております」
หน้า 53
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JPふざいりゆう
「」④
どうりょう
がをでいる
ENYour colleague takes a day off from work
หน้า 54
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ENTHE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL Letting the caller know the next day
he/she'll be in the office
JP①に
EN Answering the phone
JPかいしゃめい
②あいさつをしてとのを
EN Greeting and stating the company name and your own name
JPどうりょうしゅっしゃび
③がでいることと、のを
EN Tell caller that your colleague is absent and let the caller know his/her next day in the office
JPかいしゃめいでんわばんごうかくにん
④の、、をする
EN Confirming the caller's company name, name and phone number
JP⑤あいさつをしてを
EN Greeting and ending the call
หน้า 55
slide 55
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JPをチェック！
③「ございません。
はをております。はのです。
のおさせていただきますが、
いかがいたしましょうか。
」
EN I apologize for the inconvenience. Yamada is taking the day off today and is scheduled to return to the office tomorrow.
Would it be okay for him/her to give you a call tomorrow morning?
Don't disclose my colleague's reason for taking time off
หน้า 56
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JPふざいりゆう
「」⑤
どうりょう
がしている
ENYour colleague is on a business trip
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ENTHE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL Suggest offering a call back option
JP①に
EN Answering the phone
JPかいしゃめい
②あいさつをしてとのを
EN Greeting and stating the company name and your own name
JPどうりょうしゅっちょうおかえていあん
③がしていることと、のをする
EN Tell caller that your colleague is on a business trip and suggest proposing a follow-up call
JPかいしゃめいでんわばんごうかくにん
④の、、をする
EN Confirming the caller's company name, name and phone number
JP⑤あいさつをしてを
EN Greeting and ending the call
หน้า 58
slide 58
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JPをチェック！
③「ございません。
は〇までしております。
もしおでしたら、にをとりますが
いかがいたしましょうか。
」
EN I apologize for the inconvenience. Yamada is currently on a business trip until the 〇th of this month.
If it is urgent, would you like me to contact him on his mobile phone?
If a colleague is on an extended business trip or if there is an
urgent matter, it is appropriate to reach out to them yourself
หน้า 59
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JPふざいりゆう
「」⑥
どうりょうきたく
がした
ENYour colleague has returned home
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slide 60
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ENTHE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL Tell the caller that your colleague
will call tomorrow
JP①に
EN Answering the phone
JPかいしゃめい
②あいさつをしてとのを
EN Greeting and stating the company name and your own name
JPどうりょうきたく
③がしたことと、することを
EN Tell the caller that your colleague has returned home and that he/she will call them tomorrow
JPかいしゃめいでんわばんごうかくにん
④の、、をする
EN Confirming the caller's company name, name and phone number
JP⑤あいさつをしてを
EN Greeting and ending the call
หน้า 61
slide 61
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JPをチェック！
③「ございません。
はすでにしております。
おさせていただきますが、
いかがいたしましょうか。
」
EN We apologize for the inconvenience.
Yamada has already left the office.
Would it be okay for him/her to give you a call tomorrow morning?
หน้า 62
slide 62
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EN BUSINESS PHONE CALL
DAY3 MAKING PHONE CALLS
JPのにをかけるのと
หน้า 63
slide 63
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EN AGENDA
JP・をかけるのと
EN How to make a phone call and honorific expressions
JP・
EN Scene Practice
JP・Day1からDay3までの
EN Review of honorifics for receiving and making phone calls
หน้า 64
slide 64
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JPをかけるの
と
ENHow to make a phone call
and honorific expressions
หน้า 65
slide 65
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ENTHE FLOW OF MAKING A PHONE CALL
JPあいて
①がに
EN the other party answers the phone
JP②あいさつをして、をおする
EN Greet the caller and ask him or her to transfer the call.
The person you want to call is present
JPしめいあいてつごうかくにんようけん
③したがたら、あいさつ、のをしてからを
EN When the designated person answers, greet him/her, confirm his/her availability, and then tell him/her your purpose
The person you want to call is not available
JPあらた
③することをて、を
EN Tell the person you will call again and hang up the phone
หน้า 66
slide 66
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JP①「いつもおになっております/。EXAMPLE
○○○○とます。
」
EN Thank you for your continued support / Nice to meet you.
My name is XX Company XX.
JP「おになっております」
EN Hello
JP②「ますが、△△の△△はいらっしゃいますか？」
EN Excuse me, is there a Mr. △△ of the △△ Department?
JP「おくださいませ」
EN Please wait a moment.
JP「おせいたしました。△△でございます。
」
EN Thank you for your patience. This is △△
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JPをかけるによく
フレーズ
ENCommon Phrases Used When Making a Phone Call
หน้า 68
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ENGREETING
JPおになっております
EN thank you very much for your continued support
JPおはようございます
EN good morning
JPおそい
おところます
EN I apologize for disturbing you
JPanswerこちらこそおになっております
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ENREQUEST A RECEIVER TO TRANSFER A CALL
JPおそい
ますが、
○○の○○はいらっしゃいますか
○○の○○をおできますでしょうか
EN Excuse me, could I please speak to Mr./Ms. (name) from the (department name)?
หน้า 70
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ENWHEN CALLING AGAIN DUE TO THE ABSENCE OF THE OTHER PARTY
JP〇にもうおさせていただきます
EN I will call you again at [time]
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ENWHEN ASKING FOR SOMEONE TO TAKE A MESSAGE
JPおそいでんごん
ますが、をおできますでしょうか
EN I am sorry, but could you please take a message for me?
หน้า 72
slide 72
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JP！
ENScene Practice
หน้า 73
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EN SCENE 1
JPあいてふざい
が
ENThe other party is not present
หน้า 74
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ENEXAMPLE
JP「おありがとうございます。○○○○()でございます。
」
EN Thank you for calling. This is (name) from the (department) at (company name).
JP「おになっております。わたくし、△△△△()とます。
」
EN Thank you for your continued support. My name is (name) from the (department) at (company name).
JP「ますが、××の✕✕はいらっしゃいますか」
EN Is Mr./Ms. (name) available?
JP「ございません。××はしております」
EN I apologize, but ✕✕ is currently away from his desk.
JP「ますが、おのをていただけますか」
EN Could you please tell me what time he/she will be returning?
หน้า 75
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EN EXAMPLE
JPもどよてい
「3にはです」
EN He/She is expected to be back by 3 o'clock or shortly thereafter.
JP「それでは3にもうおさせていただきます」
EN Understand, I'll give you a call again at 3:30.
JPおそい
「ます」
EN Thank you very much.
JPしつれい
「いたします」
หน้า 76
slide 76
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EN SCENE 2
JPでんごん
をおする
ENAsk a receiver to take a message
หน้า 77
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ENEXAMPLE
JP「おありがとうございます。○○○○()でございます。
」
EN Thank you for calling. This is (name) from the (department) at (company name).
JP「おになっております。わたくし、△△△△()とます。
」
EN Thank you for your continued support. My name is (name) from the (department) at (company name).
JP「ますが、××の✕✕はいらっしゃいますか」
EN Is Mr./Ms. (name) available?
JP「ございません。××はしております」
EN I apologize, but ✕✕ is currently away from his desk.
หน้า 78
slide 78
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ENEXAMPLE
JP「いたしました
それではますが、をおできますでしょうか」
EN I understand.
Then, could you please take a message for me?
JP「それではます
ののでごいたしました
えんき
がなごのためのがになりました
むね
そのをおいただけますでしょうか」
EN All right, let me begin.
I have contacted you about tomorrow's meeting.
Due to Mr. Yamada's sudden illness, tomorrow's meeting has been postponed.
Could you please tell him that?
JP「かしこまりました。～でございますね。
ます。
」
EN Yes, sir. ～I will make sure to let him/her know.
หน้า 79
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EN BUSINESS PHONE CALL
RECEIVING AND MAKING PHONE CALLS
JPのとかけをしよう
หน้า 80
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JPでのポイント
ENPoints to Remember When Speaking on the Phone
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คลิกเพื่อขยาย
EN電話で話す時のポイント Points to Remember When Speaking on the Phone
JPせいかく
EN 正確に話す Speak accurately
1sentence1messageで話す Deliver one message per sentence
ゆっくり、はっきり話す Speak slowly and clearly
笑顔で話す Speak with a smile
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slide 82
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JPにの
ENAnswering the Phone: A Step-by-Step Guide
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EN電話に出る時の流れ Answering the Phone: A Step-by-Step Guide
電話に出る Answer the phone
JPかいしゃめい
EN あいさつ+会社名+自分の名前 Greeting+company name+your name
JPようぼうたいおう
EN 相手の要望に合わせた対応 Respond according to the caller's request
JPき
EN あいさつをして電話を切る Bid farewell and end the call
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EN電話に出るー例 Answering the Phone: A Step-by-Step Guide
Answer the phone, Greeting
JPおありがとうございます。○○○○（の）でございます。
EN Thank you for calling. This is [Your Name] from the [Your Department] at [Company Name].
YOU もう
CALLER
JPおになっております。△△△△（の）とます。
EN I appreciate your help. My name is [Name] from the [Department] at [Company Name].
Answer the phone, Greeting
JP△△△△（の）ですね。こちらこそおになっております。
EN Hello, [Caller's Name] from the [Caller's Department] at [Caller's Company]
I appreciate your assistance as well.
JP□□はいらっしゃいますか。
EN May I speak with [Recipient's Name], please?
JPたんとうOR
～についてたいのですが、のはいらっしゃいますか。
EN Closing I'd like to inquire about [topic]; is there someone in charge I can speak to?
JPほんじつ
は○○(の)がうけたまわりました。
おありがとうございました。
EN Today, you've reached [Your Name] in the [Your Department]. Thank you for your call.
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JPをの
ENTransferring the Phone - Procedures
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EN電話の取り次ぎの流れ Transferring the Phone - Procedures
電話に出る Answer the phone
JPかいしゃめい
EN あいさつ+会社名+自分の名前 Greeting+company name+your name
JPあいてかくにん
EN Confirm the name of the person
相手が話したい人の名前を確認 the caller wants to speak with
JPたんとうしゃか
EN Transfer the call to the
担当者に電話を代わる appropriate staff member
JPじょうきょうたいおう
にてするを
EN Adapt your response according to the situation End the call
JPあいさつをしてを
EN Bid farewell and hang up the phone
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JPの
ENLet's review examples of phrases to use when transferring a call
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EN電話を取り次ぐ Transferring the Phone - Example
Answer the phone, Greeting
JPおありがとうございます。○○○○（の）でございます。
EN Thank you for calling. This is [Your Name] from the [Your Department] at [Company Name].
YOU もう
CALLER
JPおになっております。△△△△（）とます。
EN I appreciate your help. My name is [Name] from the [Department] at [Company Name].
JP□□はいらっしゃいますか。
EN May I speak with [Recipient's Name], please?
Confirm the name of the person the caller wants to speak with and transfer the line
JP△△△△（）、こちらこそおになっております。
□□ですね。ただいまおいたします。おください
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EN担当者が不在の場合 When the person in charge is absent
Adapt your response according to the situation
JP()、おせいたしました。
ございません。□□はただいまをております。
YOU2にですので、おさせていただきますが、CALLER
いかがいたしましょうか。
EN Mr./Ms. [Name], thank you for your patience. I apologize for the inconvenience.
[Name] is currently away from their desk. [Name] is expected to return by 2 o'clock, and as soon as he/she does,
he/she'll give you a call. How would you like to proceed?
JPそれではおいたします。
EN Alright, thank you.
JPの、、をする
EN Confirm the caller's phone number, company name, and name.
Closing
JP○○(の)がうけたまわりました。
おありがとうございました。
EN Today, you've reached [Your Name] in the [Your Department]. Thank you for your call.
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JPケース１
たんとうしゃかいぎちゅう
がのとき
ENWhen the person in charge is in a meeting
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slide 91
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EN担当者が会議中のとき When the person in charge is in a meeting
JPたんとうしゃかいぎ
のさんはにています
EN Yamada-san, the person in charge, is currently in a meeting
JPせきもどよてい
さんは15ににです
EN Yamada-san is expected to return to her seat by 3:00 PM
JPもどなお
さんがたらをかけことを
ましょう
EN Let's inform caller to call back when Yamada-san returns
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EN担当者が会議中のとき When the person in charge is in a meeting
Answer the phone, Greeting
JPおありがとうございます。○○○○（の）でございます。
EN Thank you for calling. This is [Your Name] from the [Your Department] at [Company Name].
YOU CALLER
JPもう
おになっております。△△△△（）とます。
EN I appreciate your help. My name is [Name] from the [Department] at [Company Name].
JPはいらっしゃいますか。
EN May I speak with Ms. Yamada, please?
Confirm the name of the person the caller wants to speak with and transfer the line
JP△△△△（）、こちらこそおになっております。
ですね。ただいまおいたします。おください
หน้า 93
slide 93
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EN担当者が会議中のとき When the person in charge is in a meeting
Tell the caller in charge is currently unavailable
JP()、おせいたしました。
ございません。
ENYOU はず CALLER
JPはただいまをております。
しだい
15にですので、おさせていただきますが、
いかがいたしましょうか。
EN Mr./Ms. [Name], thank you for waiting.
Apologies, but Yamada is currently away from her desk.
She is expected to return by 3:00 PM. We will give you a call as soon as she's back. How would you like to proceed?
JPそれではおいたします。
EN Alright, thank you.
หน้า 94
slide 94
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JPケース2
たんとうしゃがいしゅつちゅう
がのとき
ENWhen the person in charge is out
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EN担当者が外出中のとき When the person in charge is out
JPたんとうしゃがいしゅつ
のさんはしています
EN The person in charge, Ms. Yamada, is currently out of the office
JPせきもどよてい
さんは15ににです
EN Yamada-san is expected to return to her seat by 3:00 PM
JPもどなお
さんがたらをかけことを
ましょう
EN Let's inform caller to call back when Yamada-san returns
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slide 96
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EN担当者が外出中のとき When the person in charge is out
Answer the phone, Greeting
JPおありがとうございます。○○○○（の）でございます。
EN Thank you for calling. This is [Your Name] from the [Your Department] at [Company Name].
YOU CALLER
JPもう
おになっております。△△△△（）とます。
EN I appreciate your help. My name is [Name] from the [Department] at [Company Name].
JPはいらっしゃいますか。
EN May I speak with Ms. Yamada, please?
Confirm the name of the person the caller wants to speak with and transfer the line
JP△△△△（）、こちらこそおになっております。
ですね。ただいまおいたします。おください
หน้า 97
slide 97
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EN担当者が外出中のとき When the person in charge is out
Tell the caller in charge is currently unavailable
JP()、おせいたしました。
ございません。
ENYOU はず CALLER
JPはただいまをております。
しだい
15にですので、おさせていただきますが、
いかがいたしましょうか。
EN Mr./Ms. [Name], thank you for waiting.
Apologies, but Yamada is currently away from her desk.
She is expected to return by 3:00 PM. We will give you a call as soon as she's back. How would you like to proceed?
JPそれではおいたします。
EN Alright, thank you.
หน้า 98
slide 98
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EN担当者が外出中のとき When the person in charge is out
Confirm a phone number with the caller
JPおそ
ではますが、おをおいただけますでしょうか。
ENYOU Could you please provide me with your phone number? CALLER
JP012-345-6789です
EN It’s 012-345-6789.
JPふくしょう
いたします。012-345-6789ですね。
もどしだいもう
がおするようます。
EN Let me repeat that. The number is 012-345-6789, right?
I'll let Yamada know to call you back as soon as he returns.
Closing
JP○○（の）がうけたまわりました。
おありがとうございました。
EN Your call has been attended to by [Your Name] from the [specific department].
Thank you for calling.
หน้า 99
slide 99
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JPケース3
たんとうしゃ
がのとき
ENWhen the person in charge is on vacation/day off
หน้า 100
slide 100
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EN担当者が休みのとき When the person in charge is on vacation/day off
JPたんとうしゃ
のさんはをでいます
EN Yamada-san, the person in charge, is taking the day off from work today
JPしゅっしゃ
のにさんがしてからを
かけことをましょう
EN Let's inform them to call back tomorrow morning
after Yamada-san returns to the office
หน้า 101
slide 101
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EN担当者が休みのとき When the person in charge is on vacation/day off
Answer the phone, Greeting
JPおありがとうございます。○○○○（の）でございます。
EN Thank you for calling. This is [Your Name] from the [Your Department] at [Company Name].
YOU CALLER
JPもう
おになっております。△△△△（）とます。
EN I appreciate your help. My name is [Name] from the [Department] at [Company Name].
JPはいらっしゃいますか。
EN May I speak with Ms. Yamada, please?
Confirm the name of the person the caller wants to speak with and transfer the line
JP△△△△（）、こちらこそおになっております。
ですね。ただいまおいたします。おください
หน้า 102
slide 102
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EN担当者が休みのとき When the person in charge is on vacation/day off
Tell the caller in charge is currently unavailable
JP()、おせいたしました。↘
ございません。
ENYOU ほんじつ CALLER
JPはをております。
しゅっしゃ
はのです。
のおさせていただきますが、
いかがいたしましょうか。
EN Mr./Ms. [Name], thank you for waiting.
Apologies, but Yamada is out of the office today. She is scheduled to return to work tomorrow.
We will give you a call tomorrow morning, is that acceptable?
JPそれではおいたします。
EN Alright, thank you.
หน้า 103
slide 103
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EN担当者が休みのとき When the person in charge is on vacation/day off
Confirm a phone number with the caller
JPおそ
ではますが、おをおいただけますでしょうか。
EN Could you please provide me with your phone number?
YOU CALLER
JP012-345-6789です
EN It’s 012-345-6789.
JPふくしょう
いたします。012-345-6789ですね。
もどしだいもう
がおするようます。
EN Let me repeat that. The number is 012-345-6789, right?
I'll let Yamada know to call you back as soon as he returns.
Closing
JP○○（の）がうけたまわりました。
おありがとうございました。
EN Your call has been attended to by [Your Name] from the [specific department].
Thank you for calling.
หน้า 104
slide 104
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JPケース4
たんとうしゃきたく
がしたとき
ENWhen the person in charge returns home
หน้า 105
slide 105
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EN担当者が帰宅したとき When the person in charge returns home
JPたんとうしゃきたく
のさんはすでにしました
EN The person in charge, Mr. Sato, has already gone home
JPのすることをましょう
EN Let's inform them that we'll call them tomorrow morning.
หน้า 106
slide 106
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EN担当者が帰宅したとき When the person in charge returns home
Answer the phone, Greeting
JPおありがとうございます。○○○○（の）でございます。
EN Thank you for calling. This is [Your Name] from the [Your Department] at [Company Name].
YOU CALLER
JPもう
おになっております。△△△△（）とます。
EN I appreciate your help. My name is [Name] from the [Department] at [Company Name].
JPはいらっしゃいますか。
EN May I speak with Ms. Sato, please?
Confirm the name of the person the caller wants to speak with and transfer the line
JP△△△△（）、こちらこそおになっております。
ですね。ただいまおいたします。おください
หน้า 107
slide 107
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EN担当者が帰宅したとき When the person in charge returns home
Tell the caller in charge is currently unavailable
JP()、おせいたしました。
ございません。
ENYOU たいしゃ CALLER
JPはすでにいたしました。
のにおさせていただきますが、
いかがいたしましょうか。
EN Mr./Ms. [Name], thank you for waiting.
Unfortunately, Sato has already left the office. Would you prefer us to give you a call tomorrow morning?
JPそれではおいたします。
EN Alright, thank you.
หน้า 108
slide 108
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EN担当者が帰宅したとき When the person in charge returns home
Confirm a phone number with the caller
JPおそ
ではますが、おをおいただけますでしょうか。
EN Could you please provide me with your phone number?
YOU CALLER
JP012-345-6789です
EN It’s 012-345-6789.
JPふくしょう
いたします。012-345-6789ですね。
もどしだいもう
がおするようます。
EN Let me repeat that. The number is 012-345-6789, right?
I'll let Sato know to call you back as soon as he returns.
Closing
JP○○（の）がうけたまわりました。
おありがとうございました。
EN Your call has been attended to by [Your Name] from the [specific department].
Thank you for calling.
หน้า 109
slide 109
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JPでんごん
をときの
ENFlow of Taking Messages
หน้า 110
slide 110
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EN伝言を受けるときの流れ Flow of Taking Messages
JPたんとうしゃふざい
にたが、が
EN Answer the phone, but find that the person the caller needs to speak with is unavailable
JPをおされる
ていあん
EN Offer to take a message
伝言をあずかる提案をする Suggest taking down the message
JPようてんせいかく
をにメモする
EN Make sure to jot down the key points accurately
JPあいてようけんふくしょうかくにん
の・・をしてする
EN Repeat back the caller's company name, name, and message to confirm
JPのをてを
EN Provide your name before ending the call
หน้า 111
slide 111
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JPをの
ENExample phrases to use when taking messages
หน้า 112
slide 112
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EN伝言を受ける Taking a message
Suggest taking down the message
JPわたくし、
［］とます。
さしつかえなければ、ごをうけたまわります。
YOUいかがいたしましょうか。CALLER
EN My name is [Name]. I'd be happy to take a message if that's alright with you. How may I assist you?
JPおそ
それではますが、
ぶちょう
［］にをおできますでしょうか。
EN Could I leave a message for Director [Name], please?
JPかしこまりました
EN Certainly
JPでは「メッセージ」とおいただけますか。
EN Could you please convey the term as "message"?
หน้า 113
slide 113
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EN伝言を受ける Taking a message
Repeat back the caller's company name, name, and message to confirm
JPふくしょう
いたします。
［］の［］、
［メッセージ］でよろしいでしょうか。
ENYOU Please forgive me repeat that message.
CALLER
JPはい、そうです。
EN That’s correct.
Provide your name before ending the call
JPかしこまりました。
しだい
［］が、ます。
わたくし、
［の］がうけたまわりました。
EN Certainly.
Once [Name] returns, I, (your name), will pass on the message.
หน้า 114
slide 114
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JPをに
をつけること
ENThings to Keep in Mind When Taking Messages
หน้า 115
slide 115
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EN伝言の内容をまちがえないために To ensure accuracy when taking phone messages
JPこうもくいしきでんごん
５W３Hのをしてをきく
ENBe mindful of the 5W3H elements when receiving a message
Whenいつ？ Whereどこで？ Whoだれが？
What何を？ Whyどうして？
How toどのように？ How muchいくら？
How manyいくつ？
หน้า 116
slide 116
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EN伝言メモを作って担当者に渡そう Create a message memo and hand it
to the person in charge
JP[]
をた：4113：30pmは「+メモ」で
EN When passing on a message, convey it with "words + note"
JPをた：の
ぶしょ
の：、、○○
ようけん
メモだけをはやすいに
：のについて
でんごん
メモを
EN伝言：折り返し電話をください When handing only the note,
place it in an easy-to-find location
หน้า 117
slide 117
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JPふくしょう
「」のコツ
ENTips for repeating and
confirming the message with the caller
หน้า 118
slide 118
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EN復唱のコツ Tips for repeating and confirming the message with the caller
JPふくしょうあいてくかえ
する：がたことを
EN Repeating what the other person said
JP「それではいたします。
（ポイントをくりかえす）
でよろしでしょうか。
」
EN Let me repeat that.
(Repeating the points)
Is that correct?
หน้า 119
slide 119
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JPをまちがえないためののコツ
ENTips for accurate repetition to avoid misunderstanding messages
言葉を変えて確認する - Confirming by Changing Words -
JP「の」→「412の」
「14でおします」→「2ですね」
０：ゼロ４：ヨン７：ナナ
หน้า 120
slide 120
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JPをまちがえないためののコツ
ENTips for accurate repetition to avoid misunderstanding messages
JPアルファベット
で↓↓で↓↓
EN A エー Apple アップルのA M エム Mexico メキシコのM
B ビー Brazil ブラジルのB N エヌ Nihon 日本のN
C シー China チャイナのC O オー Osaka 大阪のO
P ピー Panda パンダのP
JPDディーDisneylandディズニーランドのD
QキューQuizクイズのQ
EイーEggエッグのE
RアールRomeローマのR
EN F エフ France フランスのF
S エス Sidney シドニーのS
JPGジーGolfゴルフのG
EN T ティー Tokyo 東京のT
JPHエイチHotホットのH
EN U ユー Universal ユニバーサルのU
JPIアイItalyイタリアのI
EN V ブイ Victory ビクトリーのV
JPJジェーJapanジャパンのJ
WダブリューWindowsウィンドウズのW
EN K ケー Kyoto 京都のK X エックス X sen X線のX
L エル London ロンドンのL Y ワイ Yokohama 横浜のY
JPZゼットZeroゼロのZ
หน้า 121
slide 121
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JPをかけるときの
ENSteps for Making a Phone Call
หน้า 122
slide 122
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EN電話をかけるときの流れ Steps for Making a Phone Call
JPあいて
EN 相手が電話に出る The other party answers the phone
JPとつ
EN あいさつして、取り次ぎをお願いする Greet them and ask to transfer the phone
JPがにいるがにいない
EN The person in charge is at their desk The person in charge is not at their desk
JPあらた
あいさつしてををかけることをて
あいてつごうかくにんようけんはい
のをしてからにを
EN Introduce yourself, say your name, inquire about his/her Thank him/her, inform him/her you'll call again,
availability, and then proceed to the purpose of your call and then hang up
電話を切る Hang up the phone
หน้า 123
slide 123
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EN電話をかけるときの流れ Steps for Making a Phone Call
JPあいて
EN 相手が電話に出る The other party answers the phone
JPとつ
EN あいさつして、取り次ぎをお願いする Greet them and ask to transfer the phone
JPがにいない
EN The person in charge is not at their desk
JPあらた
をかけることをて
を
EN Thank him/her, inform him/her you'll call again,
and then hang up
หน้า 124
slide 124
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EN例文 Example
Greet them and ask to transfer the phone
JPいつもおになっております/はじめまして。
○○（の）とます。
ENYOU Thank you for always taking care of me/ Nice to meet you.
My name is [Your Name] from XYZ company.
JPおになっております。
EN Thank you for your support.
Greet them and ask to transfer the phone
JPますが、△△の△△はいらっしゃいますか？
EN I'm sorry to bother you, but is Mr./Ms. [Name] from department [Department Name] available?
JPおくださいませ。
EN Please wait a moment.
หน้า 125
slide 125
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EN例文 Example
JPおせいたしました。△△でございます。
EN Thank you for waiting. This is [Name].
YOU Introduce yourself, inquire about his/her availability, and then proceed to the purpose of your call
JPおになっております。○○の()です。
ただいまおよろしいでしょうか。
EN Thank you for your support. This is [Your Name] from XYZ company.
May I speak with you on the phone right now?
JPはい、おいたします。
EN 用件を話す Discussing matters Yes, please go ahead.
Hang up the phone
JPおところありがとうございました。
いたします。
EN Thank you for your time. Goodbye.
หน้า 126
slide 126
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EN日本語リスト Phrase list
JPようけん
どうしましたかごをおせいただけますか
EN What can I help you with? Could I ask what this is regarding?
JPだれですか？/おはですか？おをおせいただけますでしょうか
EN Who are you? / What’s your name? Could you please tell me your name?
JPおはですよねおはでよろしいでしょうか
EN Your name is Mr. Yamada, isn't it? Would it be alright if I refer to you as Mr./Ms. Yamada?
JPとお
なかったのでおがようです
もうおしますもうおできますでしょうか
EN Could you please repeat that? It seems the phone is far away. (I didn't catch what you said.)
I didn't catch what you said. Could you please repeat that?
JPせきはず
()はいません()はただいまをております
EN (Name) is not available right now (名前) is currently away from his/her desk.
JPふめいてん
わかりましたか？ごなはございませんか？
EN Do you understand? Do you have any questions/unclear points?
JPもうつた
()にます()にます
EN Delivering a Message to (Name) I will deliver a message to (Name)
JPへんじへんじ
おをくださいおをおしております
EN Please respond I look forward to your response
หน้า 127
slide 127
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ENBusiness Phone Call Training - Receiving
Phone Calls
Lesson Goal
JPJapanese:でのわかりやすいとをのマナーを
ENRomanji: Denwa de hanasu toki no wakariyasui hanashikata to denwa wo ukeru toki no manā
wo oboeyō English: Learn how to speak clearly on the phone and the proper etiquette for
answering calls
Why Phone Conversations Are Challenging
Japanese: 電話はむずかしい... Romanji: Denwa wa muzukashii... English: Phone
conversations can be challenging...
Three Main Difficulties:
1. Hard to Hear (聞こえにくい - Kikoenikui)
o When talking on the phone, it's often harder to hear the other person's voice or
words clearly than usual
2. Can't See Faces (顔が見えない - Kao ga mienai)
o Without being able to see each other's faces, it can be difficult to gauge when to
speak or understand the other person's feelings
3. Phone-Specific Speaking Style (電話特有の話し方 - Denwa tokuyū no hanashikata)
o When making business calls in Japanese, there are special phrases, etiquette, and
conversational flow to consider
Points to Remember When Speaking on the Phone
Japanese: 電話で話す時のポイント Romanji: Denwa de hanasu toki no pointo English:
Points to Remember When Speaking on the Phone
Four Key Points:
1. Japanese: 正確に話す Romanji: Seikaku ni hanasu English: Speak accurately
2. Japanese: 1sentence1messageで話す Romanji: Wan sentensu wan messēji de hanasu
English: Deliver one message per sentence
3. Japanese: ゆっくり、はっきり話す Romanji: Yukkuri, hakkiri hanasu English:
Speak slowly and clearly
4. Japanese: 笑顔で話す Romanji: Egao de hanasu English: Speak with a smile
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ENビジネス電話 (Business Phone Call)
• BUSINESS PHONE CALL
o BUSINESS PHONE CALL
• DAY2 MAKING PHONE CALLS
o DAY2 MAKING PHONE CALLS
JP•のにをかけるのと
EN o Shagai no hito ni denwa o kakeru toki no nagare to keigo
o How to make a phone call and honorific expressions to people outside the
company
アジェンダ (Agenda)
• AGENDA
o AGENDA
JP•「」の
EN o Fuzai riyū no tsutaekata
o How to tell the reason for a coworker's absence
JP•をのフレーズ
EN o Dengon o ukeru toki no furēzu
o Phrases for taking messages
JP•をかけるのと
EN o Denwa o kakeru toki no nagare to keigo
o How to make a phone call and honorific expressions
JP•ロールプレイで!
EN o Rōrupurei de renshū!
o Practice by role-playing!
不在理由の伝え方 (How to Tell the Reason for Absence)
JP•ふざいりゆう
EN o Fuzai riyū
JP•「」の
EN o Fuzai riyū no tsutaekata
o How to tell the reason for a coworker's absence
同僚が会議中 (Your colleague is in a meeting)
หน้า 129
slide 129
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JP•ふざいりゆう
EN o Fuzai riyū
JP•「」①
EN o Fuzai riyū ichi
Reason for absence ①
o
JP•どうりょうかいぎちゅう
EN o Dōryō kaigichū
JP•が
EN o Dōryō ga kaigichū
o Your colleague is in a meeting
電話を受ける時の流れ (The flow of receiving a phone call)
• THE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL
o THE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL
JP•①に
EN o Denwa ni deru
Answering the phone
o
JP•かいしゃめい
EN o kaishamei
JP•②あいさつをしてとのを
EN o Aisatsu o shite kaishamei to jibun no namae o iu
Greeting and stating the company name and your own name
o
JP•どうりょうかいぎ
EN o dōryō kaigi
JP•かいぎ
EN o kaigi
JP•③がにていることと、がたらすることを
EN o Dōryō ga kaigi ni dete iru koto to, kaigi ga owattara denwa suru
koto o tsutaeru
Tell the caller that your colleague is in a meeting and that he/she will call the
o
caller when the meeting is over
JP•でんわばんごう
EN o denwabangō
JP•④の、、をする
EN o Aite no kaishamei, namae, denwabangō o kakunin suru
Confirming the caller's company name, name and phone number
o
JP•⑤あいさつをしてを
EN o Aisatsu o shite denwa o kiru
o Greeting and ending the call
หน้า 130
slide 130
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EN例 (Example)
• EXAMPLE
o EXAMPLE
JP•①②「おありがとうございます。○○○○()でございます。」
EN o "Odenwa arigatō gozaimasu. ○○-sha ○○-bu (namae) de gozaimasu."
"Thank you for calling. This is (name) from the (department) at (company
o
name)."
JP•「おになっております。わたくし、△△△△()とます。」
EN o "Osewa ni natte orimasu. Watakushi, △△-sha △△-bu (namae) to
mōshimasu."
"Thank you for your continued support. My name is (name) from the
o
(department) at (company name)."
JP•「△△△△()ですね。こちらこそおになっております。」
EN o "△△-sha △△-bu (namae) sama desu ne. Kochira koso osewa ni natte
orimasu."
o"So, you are from (company name, department), correct? Thank you for your
support as well."
JP•「××はいらっしゃいますか」
EN o "××-sama wa irasshaimasu ka"
"Is Mr./Ms. (name) available?"
o
JP•③「ございません。はただいまをております。15には
です。、こちらからおさせていただきますが、いかがでしょ
うか」
EN o "Mōshiwake gozaimasen. Yamada wa tadaima seki o hazushite
orimasu. 15-ji ni wa modoru yotei desu. Modori shidai, kochira
kara odenwa sasete itadakimasu ga, ikaga deshō ka"
o "I apologize, but Yamada is currently away from his desk. He is expected to be
back by 3 PM. Once he returns, would you like us to give you a call?"
例 (Example)
• EXAMPLE
o EXAMPLE
JP•「おします」
EN o "Onegai shimasu"
"That would be great."
o
JP•「ではますが、おをていただけますでしょうか。」
EN o "De wa osoreirimasu ga, odenwabangō o oshiete itadakemasu deshō
ka."
"I'm sorry to trouble you, but could you please provide us with your phone
o
number?"
JP•ふくしょう
EN o fukushō
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JP•「○○○○-○○○○です」
EN o "○○○○-○○○○ desu"
"It's ○○○○-○○○○."
o
JP•④「いたします。○○○○-○○○○ですね。が、おするよう
します。○○()がうけたわまりました。おありがとうございまし
た。」
EN o "Fukushō itashimasu. ○○○○-○○○○ desu ne. Yamada ga modori shidai,
odenwa suru yō mōshitsutaemasu. ○○-bu (namae) ga
uketamawarimashita. Odenwa arigatō gozaimashita."
o "Let me repeat that back to you: it's (insert phone number). I will inform Yamada
to give you a call as soon as he returns. (Insert department name) has received
your message. Thank you for calling."
日本語をチェック! (Check the Japanese!)
JP•をチェック!
EN o Nihongo o chekku!
JP•をております
EN o Seki o hazushite orimasu
He/she is currently away from his/her desk.
o
JP•=にいません
EN o =seki ni imasen
=is not at their desk
o
JP•ふくしょう
EN o fukushō
JP•いたします
EN o Fukushō itashimasu
Let me repeat that back to you.
o
JP•=くりかえします
EN o =kurikaeshimasu
=I will repeat
o
JP•ます
EN o Mōshitsutaemasu
o I will pass on the message.
• =humble language of 伝えます
o =humble language of tsutaemasu
o =humble language of tsutaemasu
同僚が外出している (Your colleague is out)
JP•ふざいりゆう
EN o Fuzai riyū
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JP•「」②
EN o Fuzai riyū ni
Reason for absence ②
o
JP•どうりょうがいしゅつ
EN o Dōryō gaishutsu
JP•がしている
EN o Dōryō ga gaishutsu shite iru
o Your colleague is out
電話を受ける時の流れ (The flow of receiving a phone call)
• THE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL
o THE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL
• The protocol is the same while in a meeting
o The protocol is the same while in a meeting
JP•①に
EN o Denwa ni deru
Answering the phone
o
JP•かいしゃめい
EN o kaishamei
JP•②あいさつをしてとのを
EN o Aisatsu o shite kaishamei to jibun no namae o iu
Greeting and stating the company name and your own name
o
JP•どうりょうがいしゅつ
EN o dōryō gaishutsu
JP•しだい
EN o shidai
JP•③がしていることと、することを
EN o Dōryō ga gaishutsu shite iru koto to, modori shidai denwa suru
koto o tsutaeru
Tell the caller that your colleague is out of the office and he/she will call the caller
o
when he/she returns to the office
JP•かいしゃめい
EN o kaishamei
JP•でんわばんごう
EN o denwabangō
JP•かくにん
EN o kakunin
JP•④の、、をする
EN o Aite no kaishamei, namae, denwabangō o kakunin suru
Confirming the caller's company name, name and phone number
o
JP•⑤あいさつをしてを
EN o Aisatsu o shite denwa o kiru
o Greeting and ending the call
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EN日本語をチェック! (Check the Japanese!)
JP•をチェック!
EN o Nihongo o chekku!
JP•③「ございません。はただいましております。15には
です。、こちらからおさせていただきますが、いかがでしょう
か」
EN o "Mōshiwake gozaimasen. Yamada wa tadaima gaishutsu shite orimasu.
15-ji ni wa modoru yotei desu. Modori shidai, kochira kara odenwa
sasete itadakimasu ga, ikaga deshō ka"
o "I apologize, but Yamada is currently out of office. He is expected to be back by 3
PM. Once he returns, would you like us to give you a call?"
• Don't communicate vague plans!
o Don't communicate vague plans!
JP•「たぶん〜」「おそらく〜」などのはない。
EN o "Tabun~" "Osoraku~" nado no kotoba wa tsukawanai.
Do not use words like "maybe" or "probably."
o
JP•をにさせるからです。
EN o Aite o fuan ni saseru kara desu.
o This is because it makes the other person anxious.
同僚が電話している (Your colleague is on the phone)
JP•ふざいりゆう
EN o Fuzai riyū
JP•「」③
EN o Fuzai riyū san
Reason for absence ③
o
JP•どうりょう
EN o dōryō
JP•がしている
EN o Dōryō ga denwa shite iru
o Your colleague is talking on the phone
電話を受ける時の流れ (The flow of receiving a phone call)
• THE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL
o THE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL
• The basic protocol is to make a call back.
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EN The basic protocol is to make a call back.
o
JP•①に
EN o Denwa ni deru
Answering the phone
o
JP•かいしゃめい
EN o kaishamei
JP•②あいさつをしてとのを
EN o Aisatsu o shite kaishamei to jibun no namae o iu
oGreeting and stating the company name and your own name
JP•どうりょう
EN o dōryō
JP•お
EN o o
JP•かえ
EN o kae
JP•③がしていることと、することを
EN o Dōryō ga denwa shite iru koto to, orikaeshi denwa suru koto o
tsutaeru
Tell the caller that your colleague is on the phone and he/she will call the caller
o
back
JP•かいしゃめい
EN o kaishamei
JP•でんわばんごう
EN o denwabangō
JP•かくにん
EN o kakunin
JP•④の、、をする
EN o Aite no kaishamei, namae, denwabangō o kakunin suru
Confirming the caller's company name, name and phone number
o
JP•⑤あいさつをしてを
EN o Aisatsu o shite denwa o kiru
o Greeting and ending the call
日本語をチェック! (Check the Japanese!)
JP•をチェック!
EN o Nihongo o chekku!
JP•③「ございません。はのにております。
しおさせていただきますが、いかがいたしましょうか。」
EN o "Mōshiwake gozaimasen. Yamada wa hoka no denwa ni dete orimasu.
Owarishidai orikaeshi odenwa sasete itadakimasu ga, ikaga
itashimashō ka."
o "I'm sorry, but Yamada is currently on another call. Would you like me to have
him call you back as soon as they're finished?"
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EN • Using less straightforward language is often more polite
o Using less straightforward language is often more polite
JP•「です」「のにております」
EN o "Denwa chū desu" "Hoka no denwa ni dete orimasu"
o "He/she is on the phone" "He/she is on another call"
同僚が会社を休んでいる (Your colleague is on a day off)
JP•ふざいりゆう
EN o Fuzai riyū
JP•「」④
EN o Fuzai riyū yon
Reason for absence ④
o
JP•どうりょう
EN o dōryō
JP•がをでいる
EN o Dōryō ga kaisha o yasunde iru
o Your colleague takes a day off from work
電話を受ける時の流れ (The flow of receiving a phone call)
• THE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL
o THE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL
JP•①に
EN o Denwa ni deru
o Answering the phone
JP•かいしゃめい
EN o kaishamei
• Letting the caller know the next day he/she'll be in the office
o Letting the caller know the next day he/she'll be in the office
JP•②あいさつをしてとのを
EN o Aisatsu o shite kaishamei to jibun no namae o iu
Greeting and stating the company name and your own name
o
JP•どうりょう
EN o dōryō
JP•しゅっしゃび
EN o shusshabi
JP•③がでいることと、のを
EN o Dōryō ga yasunde iru koto to, tsugi no shusshabi o tsutaeru
o Tell the caller that your colleague is absent and let the caller know his/her next
day in the office
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JP•でんわばんごう
EN o denwabangō
JP•④の、、をする
EN o Aite no kaishamei, namae, denwabangō o kakunin suru
Confirming the caller's company name, name and phone number
o
JP•⑤あいさつをしてを
EN o Aisatsu o shite denwa o kiru
o Greeting and ending the call
日本語をチェック! (Check the Japanese!)
JP•をチェック!
EN o Nihongo o chekku!
JP•③「ございません。はをております。はの
です。のおさせていただきますが、いかがいたしましょうか。」
EN o "Mōshiwake gozaimasen. Yamada wa honjitsu yasumi o totte orimasu.
Shussha wa asu no yotei desu. Asu no asa odenwa sasete
itadakimasu ga, ikaga itashimashō ka."
o "I apologize for the inconvenience. Yamada is taking the day off today and is
scheduled to return to the office tomorrow. Would it be okay for him/her to give
you a call tomorrow morning?"
• Don't disclose my colleague's reason for taking time off
o Don't disclose my colleague's reason for taking time off
同僚が出張している (Your colleague is on a business trip)
JP•ふざいりゆう
EN o Fuzai riyū
JP•「」⑤
EN o Fuzai riyū go
Reason for absence ⑤
o
JP•どうりょう
EN o dōryō
JP•がしている
EN o Dōryō ga shucchō shite iru
o Your colleague is on a business trip
電話を受ける時の流れ (The flow of receiving a phone call)
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slide 137
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EN • THE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL
o THE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL
JP•①に
EN o Denwa ni deru
o Answering the phone
JP•かいしゃめい
EN o kaishamei
• Suggest offering a call back option
o Suggest offering a call back option
JP•②あいさつをしてとのを
EN o Aisatsu o shite kaishamei to jibun no namae o iu
oGreeting and stating the company name and your own name
JP•どうりょうしゅっちょう
EN o dōryō shucchō
JP•おかえ
EN o o kae
JP•ていあん
EN o teian
JP•③がしていることと、のをする
EN o Dōryō ga shucchō shite iru koto to, orikaeshi no denwa o teian
suru
Tell the caller that your colleague is on a business trip and suggest proposing a
o
follow-up call
JP•でんわばんごう
EN o denwabangō
JP•④の、、をする
EN o Aite no kaishamei, namae, denwabangō o kakunin suru
Confirming the caller's company name, name and phone number
o
JP•⑤あいさつをしてを
EN o Aisatsu o shite denwa o kiru
o Greeting and ending the call
日本語をチェック! (Check the Japanese!)
JP•をチェック!
EN o Nihongo o chekku!
JP•③「ございません。は○までしております。もしおでした
ら、にをとりますがいかがいたしましょうか。」
EN o "Mōshiwake gozaimasen. Yamada wa ○-nichi made shucchō shite
orimasu. Moshi o-isogi deshitara, keitai ni renraku o torimasu ga
ikaga itashimashō ka."
o "I apologize for the inconvenience. Yamada is currently on a business trip until
the Oth of this month. If it is urgent, would you like me to contact him on his
mobile phone?"
หน้า 138
slide 138
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EN • If a colleague is on an extended business trip or if there is an urgent matter, it is
appropriate to reach out to them yourself
o If a colleague is on an extended business trip or if there is an urgent matter, it is
appropriate to reach out to them yourself
同僚が帰宅した (Your colleague has returned home)
JP•ふざいりゆう
EN o Fuzai riyū
JP•「」⑥
EN o Fuzai riyū roku
Reason for absence ⑥
o
JP•どうりょうきたく
EN o dōryō kitaku
JP•がした
EN o Dōryō ga kitaku shita
o Your colleague has returned home
電話を受ける時の流れ (The flow of receiving a phone call)
• THE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL
o THE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL
JP•①に
EN o Denwa ni deru
o Answering the phone
JP•かいしゃめい
EN o kaishamei
• Tell the caller that your colleague will call tomorrow
o Tell the caller that your colleague will call tomorrow
JP•②あいさつをしてとのを
EN o Aisatsu o shite kaishamei to jibun no namae o iu
Greeting and stating the company name and your own name
o
JP•どうりょうきたく
EN o dōryō kitaku
JP•③がしたことと、することを
EN o Dōryō ga kitaku shita koto to, asu denwa suru koto o tsutaeru
Tell the caller that your colleague has returned home and that he/she will call
o
them tomorrow
JP•でんわばんごう
EN o denwabangō
JP•④の、、をする
หน้า 139
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EN o Aite no kaishamei, namae, denwabangō o kakunin suru
Confirming the caller's company name, name and phone number
o
JP•⑤あいさつをしてを
EN o Aisatsu o shite denwa o kiru
o Greeting and ending the call
日本語をチェック! (Check the Japanese!)
JP•をチェック!
EN o Nihongo o chekku!
JP•③「ございません。はすでにしております。おさせて
いただきますが、いかがいたしましょうか。」
EN o "Mōshiwake gozaimasen. Yamada wa sudeni taisha shite orimasu. Asu
odenwa sasete itadakimasu ga, ikaga itashimashō ka."
o "We apologize for the inconvenience. Yamada has already left the office. Would
it be okay for him/her to give you a call tomorrow morning?"
Sources
Basic Phone Answering Steps
Standard Flow:
1. Japanese: 電話に出る Romanji: Denwa ni deru English: Answer the phone
2. Japanese: あいさつ+会社名+自分の名前 Romanji: Aisatsu + kaishameimeimei +
jibun no namae English: Greeting + company name + your name
3. Japanese: 相手の要望に合わせた対応 Romanji: Aite no yōbō ni awaseta taiō
English: Respond according to the caller's request
4. Japanese: あいさつをして電話を切る Romanji: Aisatsu wo shite denwa wo kiru
English: Bid farewell and end the call
Essential Phone Phrases
When Answering the Phone:
Japanese: お電話ありがとうございます Romanji: Odenwa arigatō gozaimasu English:
Thank you for calling
Standard Greetings:
Japanese: いつもお世話になっております Romanji: Itsumo osewa ni natte orimasu
English: Thank you very much for always supporting us
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ENWhen You Make the Caller Wait:
Japanese: (大変)お待たせいたしました Romanji: (Taihen) omatase itashimashita English:
Thank you so much for your patience
When You Can't Hear Clearly:
JPJapanese:ございませんが、おがようです。もうおできますで
ENしょうか Romanji: Mōshiwake gozaimasen ga, odenwa ga tōi yō desu. Mō ichido onegai
dekimasu deshō ka English: Unfortunately, it seems the phone is out of reach. Could you please
say that again?
When Asking for Phone Number:
JPJapanese:ますが、おをおせいただけますでしょうかRomanji:
ENOsore irimasu ga, odenwa bangō wo okikase itadakemasu deshō ka English: Could you please
provide me with your telephone number?
When Acknowledging Understanding:
Japanese: かしこまりました / 承知いたしました Romanji: Kashikomarimashita / Shōchi
itashimashita English: Understood
When Transferring Calls:
Japanese: ただいま担当の者にお取り次ぎいたします Romanji: Tadaima tantō no mono ni
otoritsugi itashimasu English: I'll transfer you to the person in charge right now
When Making Return Calls:
JPJapanese:ございませんが、こちらからおをかけてもよろしいでしょう
ENか Romanji: Mōshiwake gozaimasen ga, kochira kara odenwa wo kakenao shite mo yoroshii
deshō ka English: Would it be possible for me to call you back? I apologize for the
inconvenience.
When Ending Calls:
JPJapanese:それではよろしくおいたします。おありがとうございました。
ENいたします Romanji: Sore dewa yoroshiku onegai itashimasu. Odenwa arigatō gozaimashita.
Shitsurei itashimasu English: Thank you in advance. Thank you for the phone call. Goodbye.
Phone Transfer Procedures
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ENStep-by-Step Process:
1. Answer the phone
2. Greeting + company name + your name
3. Confirm the name of the person the caller wants to speak with
4. Transfer the call to the appropriate staff member
5. Adapt your response according to the situation
6. Bid farewell and hang up the phone
When the Person in Charge is Absent:
JPJapanese:()、おせいたしました。ございません。□□はただいまを
ております。2にですので、おさせていただきますが、い
ENかがいたしましょうか。 Romanji: (Namae)-sama, omatase itashimashita. Mōshiwake
gozaimasen. □□ wa tadaima seki wo hazushite orimasu. Ni-ji ni modoru yotei desu no de,
modori shidai odenwa sasete itadakimasu ga, ikaga itashimashō ka. English: Mr./Ms. [Name],
thank you for your patience. I apologize for the inconvenience. [Name] is currently away from
their desk. [Name] is expected to return by 2 o'clock, and as soon as he/she does, he/she'll give
you a call. How would you like to proceed?
Key Grammar Points
Polite Business Language:
• でございます = polite form of "です" (desu)
• 申します = humble form of "言います" (iimasu) - "to say"
• いらっしゃいますか = respectful form of "いますか" (imasu ka) - "to be present"
• わかりかねます = polite form of "わかりません" (wakarimasen) - "I don't know"
• 申し伝えます = humble form of "伝えます" (tsutaemasu) - "to convey"
• 本日 = business form of "今日" (kyō) - "today"
• うけたまわりました = "received your call/request"
Important Tips:
1. When asking for personal information, use polite language Japanese: 相手の個人情
JPなどをたずねるはできるだけなでましょうEnglish:When
EN asking for someone's personal information, it's important to use polite language whenever
possible
2. Avoid ambiguous expressions that could lead to misunderstanding Japanese: 誤解を
与えるようなあいまい表現を使わない English: Avoid using ambiguous expressions
that could lead to misunderstanding
Complete Phone Call Example
หน้า 142
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ENYOU (Answering):
JPJapanese:おありがとうございます。○○○○（の）でございます。
ENEnglish: Thank you for calling. This is [Your Name] from the [Your Department] at [Company
Name].
CALLER:
JPJapanese:おになっております。△△△△（の）とます。English:
ENI appreciate your help. My name is [Name] from the [Department] at [Company Name].
YOU:
JPJapanese:△△△△（の）ですね。こちらこそおになっております。
ENEnglish: Hello, [Caller's Name] from the [Caller's Department] at [Caller's Company]. I
appreciate your assistance as well.
CALLER:
Japanese: □□様はいらっしゃいますか。 English: May I speak with [Recipient's Name],
please?
YOU (Closing):
JPJapanese:は○○（の）がうけたまわりました。おありがとうござい
ENました。 English: Today, you've reached [Your Name] in the [Your Department]. Thank you
for your call.
Japanese Business Phone Calls - Day 3:
Making Phone Calls
Lesson Focus
Japanese: 社外の人に電話をかける時の流れと敬語 Romanji: Shagai no hito ni denwa wo
kakeru toki no nagare to keigo English: How to make phone calls to people outside the company
and honorific expressions
Agenda
1. 電話をかける時の流れと敬語 - How to make a phone call and honorific expressions
2. 場面練習 - Scene Practice
หน้า 143
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EN 3. Day1からDay3までの復習 - Review of honorifics for receiving and making phone calls
The Flow of Making a Phone Call
Step-by-Step Process:
1. Japanese: 相手が電話に出る Romanji: Aite ga denwa ni deru English: The other
party answers the phone
2. Japanese: あいさつをして、取り次ぎをお願いする Romanji: Aisatsu wo shite,
toritsugi wo onegai suru English: Greet the caller and ask them to transfer the call
3. Two possible scenarios: A) Person is available: Japanese: 指名した人が出たら、あ
いさつ、相手の都合を確認してから用件を伝える Romanji: Shimei shita hito ga
detara, aisatsu, aite no tsugō wo kakunin shite kara yōken wo tsutaeru English: When the
designated person answers, greet them, confirm their availability, and then tell them your
purpose B) Person is not available: Japanese: 改めて電話することを伝えて、電話
を切る Romanji: Aratamete denwa suru koto wo tsutaete, denwa wo kiru English: Tell
the person you will call again and hang up the phone
Common Phrases for Making Phone Calls
Greetings
Japanese: お世話になっております Romanji: Osewa ni natte orimasu English: Thank you
very much for your continued support
Japanese: おはようございます Romanji: Ohayō gozaimasu English: Good morning
Japanese: お忙しいところ恐れ入ります Romanji: Oisogashii tokoro osore irimasu English:
I apologize for disturbing you when you're busy
Response: こちらこそお世話になっております Romanji: Kochira koso osewa ni natte
orimasu English: Thank you for your continued support as well
Requesting Transfer
Japanese: 恐れ入りますが、○○課の○○様はいらっしゃいますか Romanji: Osore irimasu
ga, ○○-ka no ○○-sama wa irasshaimasu ka English: Excuse me, is Mr./Ms. [name] from the
[department] available?
Japanese: ○○課の○○様をお願いできますでしょうか Romanji: ○○-ka no ○○-sama wo
onegai dekimasu deshō ka English: Could I please speak to Mr./Ms. [name] from the
[department]?
หน้า 144
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ENWhen Calling Again
Japanese: ○時にもう一度お電話させていただきます Romanji: ○-ji ni mō ichido odenwa
sasete itadakimasu English: I will call you again at [time]
Requesting a Message
Japanese: 恐れ入りますが、伝言をお願いできますでしょうか Romanji: Osore irimasu
ga, dengon wo onegai dekimasu deshō ka English: I am sorry, but could you please take a
message for me?
Scene Practice Examples
Scene 1: The Person is Not Available
JPCaller:いつもおになっております。わたくし、△△△△（）とます。
ENThank you for your continued support. My name is [name] from [department] at [company].
JPReceiver:おありがとうございます。○○○○（）でございます。Thankyou
ENfor calling. This is [name] from [department] at [company].
JPCaller:ますが、××の××はいらっしゃいますか？Excuseme,isMr./Ms.
EN[name] from [department] available?
Receiver: 申し訳ございません。××は外出しております。 I apologize, but [name] is
currently away from the office.
JPCaller:ますが、おのをていただけますか。Couldyoupleasetell
ENme what time they will be returning?
Receiver: 3時過ぎには戻る予定です。 They are expected to be back by 3 o'clock or shortly
thereafter.
Caller: それでは3時半にもう一度お電話させていただきます。 I'll give you a call again at
3:30.
Receiver: 恐れ入ります。 Thank you very much.
Caller: 失礼いたします。 Goodbye.
Scene 2: Requesting a Message
JPCaller:いたしました。それではますが、をおできますでしょう
ENか。 I understand. Then, could you please take a message for me?
หน้า 145
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JPCaller:それではます。ののでごいたしました。
がなごのためのがになりました。そのをおいただけま
ENすでしょうか。 All right, let me begin. I have contacted you about tomorrow's meeting. Due to
Mr. Yamada's sudden illness, tomorrow's meeting has been postponed. Could you please tell
them that?
JPReceiver:かしこまりました。～でございますね。ます。Yes,Iunderstand.
EN[repeats message]. I will make sure to let them know.
Key Vocabulary and Grammar
Important Words:
• 取り次ぎ (toritsugi) - transfer (of a phone call)
• 指名 (shimei) - designation, naming
• 都合 (tsugō) - convenience, circumstances
• 用件 (yōken) - business, purpose of call
• 外出 (gaishutsu) - going out, being away from office
• 伝言 (dengon) - message
• 延期 (enki) - postponement
• 打ち合わせ (uchiawase) - meeting, consultation
Honorific Expressions:
• いらっしゃいますか - respectful form of "are they there?"
• でございます - ultra-polite form of "desu"
• 申します - humble form of "to say"
• 申し上げます - humble form of "to say/tell"
• 承知いたしました - formal "I understand"
• かしこまりました - formal acknowledgment
Essential Phone Etiquette:
1. Always use formal language and honorifics
2. Apologize for any inconvenience ("恐れ入りますが")
3. Clearly state your company and name
4. Be specific about when you'll call back
5. Thank the person for their time
This lesson completes the three-day business phone training, covering how to make professional
outbound calls while maintaining proper Japanese business etiquette.
หน้า 146
slide 146
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ENJapanese Listening Practice: US-Japan Trade
and Investment Agreement
Listening Practice Method
Study Steps:
1. 音声を聴いて問題を解く - Listen to the audio and solve the problems
2. 問題の答え合わせをする - Check your answers
3. スクリプトを見ながら、日本語の意味を確認する - Check Japanese meanings while
reading the script
4. 語いリストも参考にする - Refer to the vocabulary list
JP5.スクリプトをて、スラスラようになるまでする-Readalouduntil
EN fluent (shadowing practice)
JP6.だけをて、のすぐにがようになったら！-
EN Goal achieved when you can repeat Japanese immediately after audio!
Practice Questions
1. Content Comprehension (内容理解問題)
JP①トランプは、へのを％にましたか。Towhat
ENpercentage did President Trump reduce additional tariffs on automobiles?
• a) 10％
• b) 15％ ✓
• c) 20％
• d) 25％
JP②はアメリカからのコメのをどのくらいことになりましたか。Byhow
ENmuch will Japan increase rice imports from the US?
• a) 25％
• b) 50％
• c) 75％ ✓
• d) 100％
③ 日本がアメリカに投資する金額はどれくらいですか。 How much will Japan invest in
the US?
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JP•a)55ドル
•b)550ドル
•c)5500ドル✓
•d)55000ドル
EN2. Vocabulary Confirmation (語彙確認問題)
④ 「ミニマムアクセス」とは何を意味しますか。 What does "minimum access" mean?
JP•a)のでを
•b)がのをなしでする✓
•c)をする
•d)アメリカがをする
EN⑤ 「追加関税」とは何ですか。 What are "additional tariffs"?
JP•a)すでにあるにされる✓
•b)と
•c)からのに
•d)やの
EN3. Opinion Questions (意見を問う問題)
JP⑥あなたは、がアメリカになをことについてどうますか。
にとってことだとますか。もてください。
SampleAnswer:がアメリカにすることで、アメリカとのはなる
とます。にはのがですが、にはやの
につながるがあります。
⑦のが25％から15％にましたが、それでもまだともい
ます。あなたはどうますか。
SampleAnswer:15％でもまだとます。はもっとだったので、
のメーカーにとってがです。ただし、25％よりはよいので、ある
だとます。
⑧あなたのでは、とのについてどのようながありますか。と
てしてください。
SampleAnswer:のでは、からのをについてがあります。
のようになはですが、をしてをことを
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JPています。はアメリカとのがので、のとはがとまし
た。
ENAudio Script (音声スクリプト)
JPアメリカのトランプは、などにかかるを25％から15％に
るにしました。これにあわせて、はワシントンでラ
トニックとし、のににしました。は
2にされるです。
のには、がアメリカのコメを「ミニマムアクセス」とれるの
で75％ことや、・トウモロコシなど80ドルのがれ
ています。また、LNG（ガス）を70ドルですること、ボ
ーイング100の、やのなどもれまし
た。
さらに、はやエネルギー、AIなどので5500ドル（80
）をアメリカにすることにしました。はアメリカがし、は
で50％ずつ、そのアメリカ90％、10％とするです。
からは、に「」のがある、15％という
でへのをするもています。はを、への
をするです。のはのとのなを
ものとされています。
ENKey Vocabulary (語彙リスト)
関税 (かんぜい) - Tariff/Customs Duty
Part of Speech: 名詞 (Noun) Definition: 国に入ってくる品物にかけるお金 Money imposed
on goods entering the country Usage: 関税を引き下げる (lower tariffs), 関税をかける
(impose tariffs) Example: 日本は一部の輸入品に高い関税をかけています。 Japan imposes
high tariffs on some imported goods.
盛り込む (もりこむ) - To Include/Incorporate
Part of Speech: 動詞 (Verb) Definition: 内容の中に入れる To put something into the content
Usage: 条件を盛り込む (include conditions), 計画に盛り込む (incorporate into a plan)
JPExample:にはのがれています。Thenewcontract
ENincludes conditions for environmental protection.
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JPする(とうしする)-ToInvest
ENPart of Speech: 動詞 (Verb) Definition: 利益を得るためにお金を使う To use money to gain
profit Usage: 不動産に投資する (invest in real estate), 海外に投資する (invest abroad)
Example: 会社は新しい技術に多く投資しています。 The company is investing heavily in
new technology.
防衛装備品 (ぼうえいそうびひん) - Defense Equipment
Part of Speech: 名詞 (Noun) Definition: 国を守るための武器や機械 Weapons and
machinery for protecting the country Usage: 防衛装備品を購入する (purchase defense
equipment), 防衛装備品を輸出する (export defense equipment) Example: 政府は最新の防衛
装備品を導入しました。 The government has introduced the latest defense equipment.
半導体 (はんどうたい) - Semiconductor
Part of Speech: 名詞 (Noun) Definition: コンピュータなどに使う電子部品 Electronic
components used in computers and other devices Usage: 半導体を製造する (manufacture
semiconductors), 半導体を輸入する (import semiconductors) Example: 半導体不足が世界の
産業に大きな影響を与えています。 The semiconductor shortage is having a major impact
on global industries.
安ど (あんど) - Relief
Part of Speech: 名詞・する動詞 (Noun/Suru-verb) Definition: 心配がなくなって安心する
こと Feeling reassured when worries disappear Usage: 安どの声が広がる (voices of relief
spread), 安どのため息をつく (sigh of relief) Example: 契約が無事にまとまり、社員から
安どの声が上がりました。 The successful conclusion of the contract brought relief among
employees.
日米同盟 (にちべいどうめい) - Japan-U.S. Alliance
Part of Speech: 名詞 (Noun) Definition: 日本とアメリカの安全を守るための約束
Agreement between Japan and America to protect each other's security Usage: 日米同盟を強化
する (strengthen the alliance), 日米同盟を維持する (maintain the alliance) Example: 首相は
日米同盟の強化を国際社会にアピールしました。 The Prime Minister emphasized the
strengthening of the Japan-U.S. alliance to the international community.
Japanese Business Meeting: Employee
Turnover and AI Solutions
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ENKey Vocabulary
1. 離職率 (りしょくりつ) - Turnover Rate
Definition: 離職する人の割合 (The percentage of people who leave their jobs) Part of
Speech: 名詞 (Noun) Usage Patterns:
• 離職率が上がる／下がる (Turnover rate increases/decreases)
• 高い離職率 (High turnover rate) Example: 現在、コールセンター部門の離職率が上
がっています。 Currently, the turnover rate in the call center department is increasing.
2. 定着率 (ていちゃくりつ) - Retention Rate
Definition: 長く仕事を続ける人の割合 (The percentage of people who stay in their jobs long-
term) Part of Speech: 名詞 (Noun) Usage Patterns:
• 定着率が高い／低い (High/low retention rate)
• 定着率を上げる (Improve retention rate) Example: 定着率を上げるために、職場環
境を改善しました。 We improved the work environment to raise the retention rate.
JP3.(ぎょうむふか)-Workload
ENDefinition: 仕事の量や重さ (The amount or burden of work) Part of Speech: 名詞 (Noun)
Usage Patterns:
• 業務負荷が高い／重い (High/heavy workload)
JP•をする(Reduceworkload)Example:が、がて
EN います。 The heavy workload is causing an increase in overtime.
4. 匿名 (とくめい) - Anonymous/Anonymity
Definition: 名前を出さないこと (Not giving one's name) Part of Speech: 名詞 (Noun) Usage
Patterns:
• 匿名で答える (Answer anonymously)
JP•のアンケート(Anonymoussurvey)Example:スタッフはでできるシ
EN ステムを利用しています。 Staff members are using a system that allows anonymous
consultations.
5. 先行 (せんこう) - Precede/Advance
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ENDefinition: 他の人より早く行うこと (Doing something earlier than others) Part of Speech:
名詞・する動詞 (Noun/Suru-verb) Usage Patterns:
• 先行して導入する (Introduce in advance)
• 先行テスト (Pilot test)
• 先行調査 (Preliminary survey) Example: このシステムは、介護業界で先行導入さ
れました。 This system was introduced earlier in the nursing care industry.
6. メンター - Mentor
Definition: 経験がある人がアドバイスするしくみ (A system where experienced people give
advice) Part of Speech: 名詞 (Noun) Usage Patterns:
• メンター制度 (Mentor system)
• メンターに相談する (Consult with a mentor) Example: 新人スタッフはメンター制
度を通じてサポートを受けています。 New staff receive support through the mentor
system.
Meeting Script
JPTitle:「のとAIをした」RegularCompany
ENMeeting: "Rising Employee Turnover Rate and AI-Based Countermeasures"
Participants:
• 人事部マネージャー：佐藤 (HR Manager: Sato)
• 営業部マネージャー：ジェシー (Sales Manager: Jesse)
• 役員：山口（ファシリテーター） (Executive: Yamaguchi - Facilitator)
Meeting Transcript:
JP:それでは、のをます。は、より「のとそ
の」についてがあります。さん、おします。
ENLet's begin this month's regular meeting. Today, we have a report from HR regarding "rising
turnover rates and countermeasures." Sato-san, please go ahead.
JP:ありがとうございます。、のの（①）が3
でており、でのや（②）がとられます
。のだけではをきれず、がなケースもております。
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JPそこで、AIをしたチャットシステムのをいたします。スタッフ
がスマートフォンから（③）でをできるで、AIがのから
リスクをし、にをます。
ENThank you. Currently, our temporary employees' turnover rate is particularly high within the
first three months of employment, and we believe workplace relationships and workload are the
main causes. Traditional interviews alone cannot capture all concerns, and cases where
resignation reasons are unclear are increasing.
Therefore, I propose introducing a chat consultation system using generative AI. This system
allows staff to anonymously consult about their concerns via smartphone, with AI analyzing
conversation content to assess resignation risk and sending notifications to relevant personnel.
JP:それはですね。にはているのでしょうか？
ENThat's interesting. Have you seen actual results?
JP:はい。・で（④）したところ、が15％さ
れました。でも、まずはコールセンターの7500をにしたい
とております。
ENYes. When introduced in advance in the nursing care and childcare industries, early turnover
rates improved by approximately 15%. In the sales department as well, we're considering a pilot
implementation targeting 7,500 people in the call center division first.
JP:なるほど。AIによってできれないを（⑤）するということ
ですね。ほかになはありますか？
ENI see. So AI will make visible the concerns that can't be captured in the field. Are there other
specific countermeasures?
JP:はい。あわせて、（⑥メンター）もです。ベテランスタッフが
のサポートとなり、でのをします。これにより、なハードル
を、のがされます。
ENYes. Additionally, we plan to introduce a mentor system. Veteran staff will serve as supporters
for new employees, reducing workplace anxiety. This is expected to lower psychological barriers
and improve retention rates.
JP:しました。ではこのについては、でをおします。
ENUnderstood. Please provide a progress report on this matter at the next meeting.
Oral Summary Practice Template
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ENUse this template to practice summarizing the meeting content orally:
Template Structure:
JP1.のでは、＿＿＿＿＿＿がれました。(やテーマ)Inthis
EN meeting, _______ was discussed. (Topic/Theme)
JP2.まず、＿＿＿＿＿＿というがされました。(な・トラブル)
EN First, the problem of _______ was reported. (Specific issues/troubles)
JP3.としては、＿＿＿＿＿＿がられました。(や)Ascauses,
EN _______ were cited. (Reasons/background)
JP4.そのとして、＿＿＿＿＿＿がされました。(・)As
EN countermeasures, _______ were proposed. (Solutions/improvement plans)
JP5.は、＿＿＿＿＿＿をです。(アクション・スケジュール)Going
EN forward, we plan to _______. (Actions/schedule)
Sample Summary:
JP1.のでは、のとAIがれました。
2.まず、の3のというがされました。
3.としては、とがられました。
4.そのとして、AIチャットシステムとメンターがされま
した。
5.は、コールセンターでのとでのを
です。
ENビジネス電話 (Business Phone Call)
• BUSINESS PHONE CALL
o BUSINESS PHONE CALL
• DAY2 MAKING PHONE CALLS
o DAY2 MAKING PHONE CALLS
JP•のにをかけるのと
EN o Shagai no hito ni denwa o kakeru toki no nagare to keigo
o How to make a phone call and honorific expressions to people outside the
company
アジェンダ (Agenda)
• AGENDA
o AGENDA
JP•「」の
EN o Fuzai riyū no tsutaekata
หน้า 154
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EN How to tell the reason for a coworker's absence
o
JP•をのフレーズ
EN o Dengon o ukeru toki no furēzu
o Phrases for taking messages
JP•をかけるのと
EN o Denwa o kakeru toki no nagare to keigo
o How to make a phone call and honorific expressions
JP•ロールプレイで!
EN o Rōrupurei de renshū!
o Practice by role-playing!
不在理由の伝え方 (How to Tell the Reason for Absence)
JP•ふざいりゆう
EN o Fuzai riyū
JP•「」の
EN o Fuzai riyū no tsutaekata
o How to tell the reason for a coworker's absence
同僚が会議中 (Your colleague is in a meeting)
JP•ふざいりゆう
EN o Fuzai riyū
JP•「」①
EN o Fuzai riyū ichi
Reason for absence ①
o
JP•どうりょうかいぎちゅう
EN o Dōryō kaigichū
JP•が
EN o Dōryō ga kaigichū
o Your colleague is in a meeting
電話を受ける時の流れ (The flow of receiving a phone call)
• THE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL
o THE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL
JP•①に
EN o Denwa ni deru
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EN Answering the phone
o
JP•かいしゃめい
EN o kaishamei
JP•②あいさつをしてとのを
EN o Aisatsu o shite kaishamei to jibun no namae o iu
Greeting and stating the company name and your own name
o
JP•どうりょうかいぎ
EN o dōryō kaigi
JP•かいぎ
EN o kaigi
JP•③がにていることと、がたらすることを
EN o Dōryō ga kaigi ni dete iru koto to, kaigi ga owattara denwa suru
koto o tsutaeru
Tell the caller that your colleague is in a meeting and that he/she will call the
o
caller when the meeting is over
JP•でんわばんごう
EN o denwabangō
JP•④の、、をする
EN o Aite no kaishamei, namae, denwabangō o kakunin suru
Confirming the caller's company name, name and phone number
o
JP•⑤あいさつをしてを
EN o Aisatsu o shite denwa o kiru
o Greeting and ending the call
例 (Example)
• EXAMPLE
o EXAMPLE
JP•①②「おありがとうございます。○○○○()でございます。」
EN o "Odenwa arigatō gozaimasu. ○○-sha ○○-bu (namae) de gozaimasu."
"Thank you for calling. This is (name) from the (department) at (company
o
name)."
JP•「おになっております。わたくし、△△△△()とます。」
EN o "Osewa ni natte orimasu. Watakushi, △△-sha △△-bu (namae) to
mōshimasu."
"Thank you for your continued support. My name is (name) from the
o
(department) at (company name)."
JP•「△△△△()ですね。こちらこそおになっております。」
EN o "△△-sha △△-bu (namae) sama desu ne. Kochira koso osewa ni natte
orimasu."
o"So, you are from (company name, department), correct? Thank you for your
support as well."
JP•「××はいらっしゃいますか」
EN o "××-sama wa irasshaimasu ka"
หน้า 156
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EN "Is Mr./Ms. (name) available?"
o
JP•③「ございません。はただいまをております。15には
です。、こちらからおさせていただきますが、いかがでしょ
うか」
EN o "Mōshiwake gozaimasen. Yamada wa tadaima seki o hazushite
orimasu. 15-ji ni wa modoru yotei desu. Modori shidai, kochira
kara odenwa sasete itadakimasu ga, ikaga deshō ka"
o "I apologize, but Yamada is currently away from his desk. He is expected to be
back by 3 PM. Once he returns, would you like us to give you a call?"
例 (Example)
• EXAMPLE
o EXAMPLE
JP•「おします」
EN o "Onegai shimasu"
"That would be great."
o
JP•「ではますが、おをていただけますでしょうか。」
EN o "De wa osoreirimasu ga, odenwabangō o oshiete itadakemasu deshō
ka."
o"I'm sorry to trouble you, but could you please provide us with your phone
number?"
JP•ふくしょう
EN o fukushō
JP•「○○○○-○○○○です」
EN o "○○○○-○○○○ desu"
"It's ○○○○-○○○○."
o
JP•④「いたします。○○○○-○○○○ですね。が、おするよう
します。○○()がうけたわまりました。おありがとうございまし
た。」
EN o "Fukushō itashimasu. ○○○○-○○○○ desu ne. Yamada ga modori shidai,
odenwa suru yō mōshitsutaemasu. ○○-bu (namae) ga
uketamawarimashita. Odenwa arigatō gozaimashita."
o "Let me repeat that back to you: it's (insert phone number). I will inform Yamada
to give you a call as soon as he returns. (Insert department name) has received
your message. Thank you for calling."
日本語をチェック! (Check the Japanese!)
JP•をチェック!
EN o Nihongo o chekku!
JP•をております
หน้า 157
slide 157
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EN o Seki o hazushite orimasu
He/she is currently away from his/her desk.
o
JP•=にいません
EN o =seki ni imasen
=is not at their desk
o
JP•ふくしょう
EN o fukushō
JP•いたします
EN o Fukushō itashimasu
Let me repeat that back to you.
o
JP•=くりかえします
EN o =kurikaeshimasu
=I will repeat
o
JP•ます
EN o Mōshitsutaemasu
o I will pass on the message.
• =humble language of 伝えます
o =humble language of tsutaemasu
o =humble language of tsutaemasu
同僚が外出している (Your colleague is out)
JP•ふざいりゆう
EN o Fuzai riyū
JP•「」②
EN o Fuzai riyū ni
Reason for absence ②
o
JP•どうりょうがいしゅつ
EN o Dōryō gaishutsu
JP•がしている
EN o Dōryō ga gaishutsu shite iru
o Your colleague is out
電話を受ける時の流れ (The flow of receiving a phone call)
• THE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL
o THE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL
• The protocol is the same while in a meeting
o The protocol is the same while in a meeting
JP•①に
EN o Denwa ni deru
o Answering the phone
หน้า 158
slide 158
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JP•かいしゃめい
EN o kaishamei
JP•②あいさつをしてとのを
EN o Aisatsu o shite kaishamei to jibun no namae o iu
Greeting and stating the company name and your own name
o
JP•どうりょうがいしゅつ
EN o dōryō gaishutsu
JP•しだい
EN o shidai
JP•③がしていることと、することを
EN o Dōryō ga gaishutsu shite iru koto to, modori shidai denwa suru
koto o tsutaeru
Tell the caller that your colleague is out of the office and he/she will call the caller
o
when he/she returns to the office
JP•かいしゃめい
EN o kaishamei
JP•でんわばんごう
EN o denwabangō
JP•かくにん
EN o kakunin
JP•④の、、をする
EN o Aite no kaishamei, namae, denwabangō o kakunin suru
Confirming the caller's company name, name and phone number
o
JP•⑤あいさつをしてを
EN o Aisatsu o shite denwa o kiru
o Greeting and ending the call
日本語をチェック! (Check the Japanese!)
JP•をチェック!
EN o Nihongo o chekku!
JP•③「ございません。はただいましております。15には
です。、こちらからおさせていただきますが、いかがでしょう
か」
EN o "Mōshiwake gozaimasen. Yamada wa tadaima gaishutsu shite orimasu.
15-ji ni wa modoru yotei desu. Modori shidai, kochira kara odenwa
sasete itadakimasu ga, ikaga deshō ka"
o "I apologize, but Yamada is currently out of office. He is expected to be back by 3
PM. Once he returns, would you like us to give you a call?"
• Don't communicate vague plans!
o Don't communicate vague plans!
JP•「たぶん〜」「おそらく〜」などのはない。
EN o "Tabun~" "Osoraku~" nado no kotoba wa tsukawanai.
o Do not use words like "maybe" or "probably."
หน้า 159
slide 159
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JP•をにさせるからです。
EN o Aite o fuan ni saseru kara desu.
o This is because it makes the other person anxious.
同僚が電話している (Your colleague is on the phone)
JP•ふざいりゆう
EN o Fuzai riyū
JP•「」③
EN o Fuzai riyū san
Reason for absence ③
o
JP•どうりょう
EN o dōryō
JP•がしている
EN o Dōryō ga denwa shite iru
o Your colleague is talking on the phone
電話を受ける時の流れ (The flow of receiving a phone call)
• THE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL
o THE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL
• The basic protocol is to make a call back.
o The basic protocol is to make a call back.
JP•①に
EN o Denwa ni deru
Answering the phone
o
JP•かいしゃめい
EN o kaishamei
JP•②あいさつをしてとのを
EN o Aisatsu o shite kaishamei to jibun no namae o iu
oGreeting and stating the company name and your own name
JP•どうりょう
EN o dōryō
JP•お
EN o o
JP•かえ
EN o kae
JP•③がしていることと、することを
EN o Dōryō ga denwa shite iru koto to, orikaeshi denwa suru koto o
tsutaeru
หน้า 160
slide 160
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EN Tell the caller that your colleague is on the phone and he/she will call the caller
o
back
JP•かいしゃめい
EN o kaishamei
JP•でんわばんごう
EN o denwabangō
JP•かくにん
EN o kakunin
JP•④の、、をする
EN o Aite no kaishamei, namae, denwabangō o kakunin suru
Confirming the caller's company name, name and phone number
o
JP•⑤あいさつをしてを
EN o Aisatsu o shite denwa o kiru
o Greeting and ending the call
日本語をチェック! (Check the Japanese!)
JP•をチェック!
EN o Nihongo o chekku!
JP•③「ございません。はのにております。
しおさせていただきますが、いかがいたしましょうか。」
EN o "Mōshiwake gozaimasen. Yamada wa hoka no denwa ni dete orimasu.
Owarishidai orikaeshi odenwa sasete itadakimasu ga, ikaga
itashimashō ka."
o "I'm sorry, but Yamada is currently on another call. Would you like me to have
him call you back as soon as they're finished?"
• Using less straightforward language is often more polite
o Using less straightforward language is often more polite
JP•「です」「のにております」
EN o "Denwa chū desu" "Hoka no denwa ni dete orimasu"
o "He/she is on the phone" "He/she is on another call"
同僚が会社を休んでいる (Your colleague is on a day off)
JP•ふざいりゆう
EN o Fuzai riyū
JP•「」④
EN o Fuzai riyū yon
Reason for absence ④
o
JP•どうりょう
EN o dōryō
หน้า 161
slide 161
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JP•がをでいる
EN o Dōryō ga kaisha o yasunde iru
o Your colleague takes a day off from work
電話を受ける時の流れ (The flow of receiving a phone call)
• THE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL
o THE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL
JP•①に
EN o Denwa ni deru
o Answering the phone
JP•かいしゃめい
EN o kaishamei
• Letting the caller know the next day he/she'll be in the office
o Letting the caller know the next day he/she'll be in the office
JP•②あいさつをしてとのを
EN o Aisatsu o shite kaishamei to jibun no namae o iu
Greeting and stating the company name and your own name
o
JP•どうりょう
EN o dōryō
JP•しゅっしゃび
EN o shusshabi
JP•③がでいることと、のを
EN o Dōryō ga yasunde iru koto to, tsugi no shusshabi o tsutaeru
Tell the caller that your colleague is absent and let the caller know his/her next
o
day in the office
JP•でんわばんごう
EN o denwabangō
JP•④の、、をする
EN o Aite no kaishamei, namae, denwabangō o kakunin suru
Confirming the caller's company name, name and phone number
o
JP•⑤あいさつをしてを
EN o Aisatsu o shite denwa o kiru
o Greeting and ending the call
日本語をチェック! (Check the Japanese!)
JP•をチェック!
EN o Nihongo o chekku!
JP•③「ございません。はをております。はの
です。のおさせていただきますが、いかがいたしましょうか。」
หน้า 162
slide 162
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EN o "Mōshiwake gozaimasen. Yamada wa honjitsu yasumi o totte orimasu.
Shussha wa asu no yotei desu. Asu no asa odenwa sasete
itadakimasu ga, ikaga itashimashō ka."
o "I apologize for the inconvenience. Yamada is taking the day off today and is
scheduled to return to the office tomorrow. Would it be okay for him/her to give
you a call tomorrow morning?"
• Don't disclose my colleague's reason for taking time off
o Don't disclose my colleague's reason for taking time off
同僚が出張している (Your colleague is on a business trip)
JP•ふざいりゆう
EN o Fuzai riyū
JP•「」⑤
EN o Fuzai riyū go
Reason for absence ⑤
o
JP•どうりょう
EN o dōryō
JP•がしている
EN o Dōryō ga shucchō shite iru
o Your colleague is on a business trip
電話を受ける時の流れ (The flow of receiving a phone call)
• THE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL
o THE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL
JP•①に
EN o Denwa ni deru
o Answering the phone
JP•かいしゃめい
EN o kaishamei
• Suggest offering a call back option
o Suggest offering a call back option
JP•②あいさつをしてとのを
EN o Aisatsu o shite kaishamei to jibun no namae o iu
oGreeting and stating the company name and your own name
JP•どうりょうしゅっちょう
EN o dōryō shucchō
JP•おかえ
EN o o kae
JP•ていあん
EN o teian
หน้า 163
slide 163
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JP•③がしていることと、のをする
EN o Dōryō ga shucchō shite iru koto to, orikaeshi no denwa o teian
suru
Tell the caller that your colleague is on a business trip and suggest proposing a
o
follow-up call
JP•でんわばんごう
EN o denwabangō
JP•④の、、をする
EN o Aite no kaishamei, namae, denwabangō o kakunin suru
Confirming the caller's company name, name and phone number
o
JP•⑤あいさつをしてを
EN o Aisatsu o shite denwa o kiru
o Greeting and ending the call
日本語をチェック! (Check the Japanese!)
JP•をチェック!
EN o Nihongo o chekku!
JP•③「ございません。は○までしております。もしおでした
ら、にをとりますがいかがいたしましょうか。」
EN o "Mōshiwake gozaimasen. Yamada wa ○-nichi made shucchō shite
orimasu. Moshi o-isogi deshitara, keitai ni renraku o torimasu ga
ikaga itashimashō ka."
o "I apologize for the inconvenience. Yamada is currently on a business trip until
the Oth of this month. If it is urgent, would you like me to contact him on his
mobile phone?"
• If a colleague is on an extended business trip or if there is an urgent matter, it is
appropriate to reach out to them yourself
o If a colleague is on an extended business trip or if there is an urgent matter, it is
appropriate to reach out to them yourself
同僚が帰宅した (Your colleague has returned home)
JP•ふざいりゆう
EN o Fuzai riyū
JP•「」⑥
EN o Fuzai riyū roku
Reason for absence ⑥
o
JP•どうりょうきたく
EN o dōryō kitaku
JP•がした
EN o Dōryō ga kitaku shita
หน้า 164
slide 164
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EN o Your colleague has returned home
電話を受ける時の流れ (The flow of receiving a phone call)
• THE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL
o THE FLOW OF RECEIVING A PHONE CALL
JP•①に
EN o Denwa ni deru
o Answering the phone
JP•かいしゃめい
EN o kaishamei
• Tell the caller that your colleague will call tomorrow
o Tell the caller that your colleague will call tomorrow
JP•②あいさつをしてとのを
EN o Aisatsu o shite kaishamei to jibun no namae o iu
Greeting and stating the company name and your own name
o
JP•どうりょうきたく
EN o dōryō kitaku
JP•③がしたことと、することを
EN o Dōryō ga kitaku shita koto to, asu denwa suru koto o tsutaeru
Tell the caller that your colleague has returned home and that he/she will call
o
them tomorrow
JP•でんわばんごう
EN o denwabangō
JP•④の、、をする
EN o Aite no kaishamei, namae, denwabangō o kakunin suru
Confirming the caller's company name, name and phone number
o
JP•⑤あいさつをしてを
EN o Aisatsu o shite denwa o kiru
o Greeting and ending the call
日本語をチェック! (Check the Japanese!)
JP•をチェック!
EN o Nihongo o chekku!
JP•③「ございません。はすでにしております。おさせて
いただきますが、いかがいたしましょうか。」
EN o "Mōshiwake gozaimasen. Yamada wa sudeni taisha shite orimasu. Asu
odenwa sasete itadakimasu ga, ikaga itashimashō ka."
o "We apologize for the inconvenience. Yamada has already left the office. Would
it be okay for him/her to give you a call tomorrow morning?"
หน้า 165
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ENcontinue
I apologize, but I do not have access to any new documents or images. My previous response
translated the provided Japanese text from the document you uploaded. If you have a new
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Business P... Call Day4
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Analysis
Analysis
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ビジネス電話 (Business Phone Call)
• BUSINESS PHONE CALL
o BUSINESS PHONE CALL
• RECEIVING AND MAKING PHONE CALLS
o RECEIVING AND MAKING PHONE CALLS
JP•のとかけをしよう
EN o Denwa no torikata to kakekata o fukushū shiyō
o Let's review how to receive and make phone calls
電話で話す時のポイント (Points to Remember When Speaking on the Phone)
JP•でのポイント
EN o Denwa de hanasu toki no pointo
• Points to Remember When Speaking on the Phone
o Points to Remember When Speaking on the Phone
JP•せいかく
EN o seikaku
• 1
o 1
JP•に
EN o Seikaku ni hanasu
o Speak accurately
• 2
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EN o 2
• 1sentence1messageで話す
o 1sentence1message de hanasu
o Deliver one message per sentence
• 3
o 3
JP•ゆっくり、はっきり
EN o Yukkuri, hakkiri hanasu
o Speak slowly and clearly
• 4
o 4
JP•で
EN o Egao de hanasu
o Speak with a smile
電話に出る時の流れ (Answering the Phone: A Step-by-Step Guide)
JP•にの
EN o Denwa ni deru toki no nagare
• Answering the Phone: A Step-by-Step Guide
o Answering the Phone: A Step-by-Step Guide
電話に出る時の流れ (Answering the Phone: A Step-by-Step Guide)
JP•にの
EN o Denwa ni deru toki no nagare
• Answering the Phone: A Step-by-Step Guide
o Answering the Phone: A Step-by-Step Guide
JP•1に
EN o Denwa ni deru
o Answer the phone
JP•かいしゃめい
EN o kaishamei
JP•2あいさつ++の
EN o Aisatsu + kaishamei + jibun no namae
o Greeting+company name+your name
JP•ようぼう
EN o yōbō
JP•たいおう
EN o taiō
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JP•3のにた
EN o Aite no yōbō ni awaseta taiō
o Respond according to the caller's request
JP•き
EN o ki
JP•4あいさつをしてを
EN o Aisatsu o shite denwa o kiru
o Bid farewell and end the call
電話に出る一例 (Example of Answering the Phone)
JP•に
EN o Denwa ni deru ichirei
• YOU
o YOU
• Answering the Phone: A Step-by-Step Guide
o Answering the Phone: A Step-by-Step Guide
• 1
o 1
• 2 Answer the phone, Greeting
o 2 Answer the phone, Greeting
JP•おありがとうございます。○○○○(の)でございます。
EN o Odenwa arigatō gozaimasu. ○○-sha ○○-bu (jibun no namae) de gozaimasu.
o Thank you for calling. This is [Your Name] from the [Your Department] at
[Company Name].
• 1
o 1
JP•もう
EN o mō
JP•おになっております。△△△△(の)とます。
EN o Osewa ni natte orimasu. △△-sha △△-bu (jibun no namae) to mōshimasu.
o I appreciate your help. My name is [Name] from the [Department] at [Company
Name].
• 2 Answer the phone, Greeting
o 2 Answer the phone, Greeting
JP•△△(の)ですね。こちらこそおになっております。
EN o sha △△-bu (aite no namae) sama desu ne. Kochira koso osewa ni natte orimasu.
o Hello, [Caller's Name] from the [Caller's Department] at [Caller's Company] I
appreciate your assistance as well.
• 4 Closing
o 4 Closing
JP•ほんじつ
EN o honjitsu
หน้า 168
slide 168
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JP•■はいらっしゃいますか。3
EN o ■-sama wa irasshaimasu ka. 3
o May I speak with [Recipient's Name], please?
JP•たんとう
EN o tantō
JP•～についてたいのですが、のはいらっしゃいますか。3
EN o ~ ni tsuite kikitai no desu ga, tantō no kata wa irasshaimasu ka. 3
o I'd like to inquire about [topic]; is there someone in charge I can speak to?
JP•は○○(の)がうけたまわりました。
EN o Honjitsu wa ○○-bu (jibun no namae) ga uketamawarimashita.
o Today, you've reached [Your Name] in the [Your Department].
JP•おありがとうございました。
EN o Odenwa arigatō gozaimashita.
o Thank you for your call.
• CALLER
o CALLER
電話を取り次ぐ時の流れ (Transferring the Phone - Procedures)
JP•をの
EN o Denwa o toritsugu toki no nagare
• Transferring the Phone - Procedures
o Transferring the Phone - Procedures
電話の取り次ぎの流れ (The flow of transferring a call)
JP•のの
EN o Denwa no toritsugi no nagare
JP•1に
EN o Denwa ni deru
JP•かいしゃめい
EN o kaishamei
• Transferring the Phone - Procedures
o Transferring the Phone - Procedures
• Answer the phone
o Answer the phone
JP•2あいさつ++の
EN o Aisatsu + kaishamei + jibun no namae
• Greeting+company name+your name
o Greeting+company name+your name
หน้า 169
slide 169
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JP•あいて
EN o aite
JP•かくにん
EN o kakunin
• 3
o 3
JP•がたいのを
EN o Aite ga hanashitai hito no namae o kakunin
o Confirm the name of the person the caller wants to speak with
JP•たんとうしゃ
EN o tantōsha
JP•か
EN o ka
• 4
o 4
JP•にを
EN o Tantōsha ni denwa o kawaru
o Transfer the call to the appropriate staff member
JP•じょうきょう
EN o jōkyō
JP•たいおう
EN o taiō
• 5
o 5
JP•にてする
EN o Jōkyō ni awasete taiō suru
o Adapt your response according to the situation
• 5
o 5
JP•を
EN o Denwa o kiru
o End the call
JP•6あいさつをしてを
EN o Aisatsu o shite denwa o kiru
o Bid farewell and hang up the phone
取り次ぐ時の例文 (Examples of phrases to use when transferring a call)
JP•の
EN o Toritsugu toki no reibun
• Let's review examples of phrases to use when transferring a call
o Let's review examples of phrases to use when transferring a call
หน้า 170
slide 170
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EN電話を取り次ぐ (Transferring the Phone)
JP•を
EN o Denwa o toritsugu
• YOU
o YOU
• 1
o 1
• 2 Answer the phone, Greeting
o 2 Answer the phone, Greeting
• Transferring the Phone - Example
o Transferring the Phone - Example
JP•おありがとうございます。○○○○(の)でございます。
EN o Odenwa arigatō gozaimasu. ○○-sha ○○-bu (jibun no namae) de gozaimasu.
o Thank you for calling. This is [Your Name] from the [Your Department] at
[Company Name].
JP•もう
EN o mō
JP•おになっております。△△△△()とます。
EN o Osewa ni natte orimasu. △△-sha △△-bu (namae) to mōshimasu.
o I appreciate your help. My name is [Name] from the [Department] at [Company
Name].
• 3
o 3
JP•□□はいらっしゃいますか。
EN o □□-sama wa irasshaimasu ka.
o May I speak with [Recipient's Name], please?
• 4
o 4
JP•△△()、こちらこそおになっております。
EN o sha △△-bu (namae) sama, kochira koso osewa ni natte orimasu.
• 5 Confirm the name of the person the caller wants to speak with and transfer the
line
o 5 Confirm the name of the person the caller wants to speak with and transfer the
line
JP•□□ですね。ただいまおいたします。おください
EN o □□ desu ne. Tadaima o-toritsugi itashimasu. Shōshō omachi kudasai
• CALLER
o CALLER
担当者が不在の場合 (When the person in charge is absent)
หน้า 171
slide 171
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EN• When the person in charge is absent
o When the person in charge is absent
JP•がの
EN o Tantōsha ga fuzai no baai
• 5 Adapt your response according to the situation
o 5 Adapt your response according to the situation
• YOU
o YOU
JP•()、おせいたしました。
EN o (Namae) sama, omatase itashimashita.
JP•ございません。
EN o Mōshiwake gozaimasen.
JP•□□はただいまをております。
EN o □□ wa tadaima seki o hazushite orimasu.
JP•2にですので、おさせていただきますが、いかがいたし
ましょうか。
EN o 2-ji ni modoru yotei desu node, modori shidai odenwa sasete itadakimasu ga,
ikaga itashimashō ka.
• Mr./Ms. [Name], thank you for your patience.
o Mr./Ms. [Name], thank you for your patience.
• I apologize for the inconvenience.
o I apologize for the inconvenience.
• [Name] is currently away from their desk.
o [Name] is currently away from their desk.
• [Name] is expected to return by 2 o'clock, and as soon as he/she does, he/she'll give
you a call. How would you like to proceed?
o [Name] is expected to return by 2 o'clock, and as soon as he/she does, he/she'll
give you a call. How would you like to proceed?
JP•の、、をする
EN o Aite no denwabangō, shōmei, namae o kakunin suru
o Confirm the caller's phone number, company name, and name.
• 6 Closing
o 6 Closing
JP•○○(の)がうけたまわりました。
EN o ○○-bu (jibun no namae) ga uketamawarimashita.
JP•おありがとうございました。
EN o Odenwa arigatō gozaimashita.
JP•それではおいたします。
EN o Sore de wa onegai itashimasu.
o Alright, thank you.
• Today, you've reached [Your Name] in the [Your Department]. Thank you for your
call.
o Today, you've reached [Your Name] in the [Your Department]. Thank you for
your call.
• CALLER
หน้า 172
slide 172
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EN o CALLER
ケース 1: 担当者が会議中のとき (Case 1: When the person in charge is in a
meeting)
JP•ケ-ス1
EN o Ke - su 1
JP•たんとうしゃ
EN o tantōsha
JP•がのとき
EN o Tantōsha ga kaigichū no toki
• When the person in charge is in a meeting
o When the person in charge is in a meeting
担当者が会議中のとき (When the person in charge is in a meeting)
JP•がのとき
EN o Tantōsha ga kaigichū no toki
• When the person in charge is in a meeting
o When the person in charge is in a meeting
JP•たんとうしゃ
EN o tantōsha
JP•かいぎ
EN o kaigi
JP•・のさんはにています
EN o Tantōsha no Yamada-san wa kaigi ni dete imasu
o Yamada-san, the person in charge, is currently in a meeting
JP•せき
EN o seki
JP•もど
EN o modo
JP•よてい
EN o yotei
JP•・さんは15ににです
EN o Yamada-san wa 15-ji ni seki ni modoru yotei desu
o Yamada-san is expected to return to her seat by 3:00 PM
JP•もど
EN o modo
JP•なお
EN o nao
หน้า 173
slide 173
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JP•・さんがたらをかけことをましょう
EN o Yamada-san ga modottara denwa o kakenaosu koto o tsutaemashō
o Let's inform the caller to call back when Yamada-san returns
担当者が会議中のとき (When the person in charge is in a meeting)
JP•がのとき
EN o Tantōsha ga kaigichū no toki
• 1
o 1
• 2 Answer the phone, Greeting
o 2 Answer the phone, Greeting
• When the person in charge is in a meeting
o When the person in charge is in a meeting
JP•おありがとうございます。○○○○(の)でございます。
EN o Odenwa arigatō gozaimasu. ○○-sha ○○-bu (jibun no namae) de gozaimasu.
o Thank you for calling. This is [Your Name] from the [Your Department] at
[Company Name].
• YOU
o YOU
JP•もう
EN o mō
JP•おになっております。△△△△()とます。
EN o Osewa ni natte orimasu. △△-sha △△-bu (namae) to mōshimasu.
o I appreciate your help. My name is [Name] from the [Department] at [Company
Name].
JP•はいらっしゃいますか。
EN o Yamada-sama wa irasshaimasu ka.
o May I speak with Ms. Yamada, please?
• 3
o 3
• 4
o 4
JP•△△()、こちらこそおになっております。
EN o sha △△-bu (namae) sama, kochira koso osewa ni natte orimasu.
• 5 Confirm the name of the person the caller wants to speak with and transfer the
line
o 5 Confirm the name of the person the caller wants to speak with and transfer the
line
JP•ですね。ただいまおいたします。おください
EN o Yamada desu ne. Tadaima o-toritsugi itashimasu. Shōshō omachi kudasai
• CALLER
o CALLER
หน้า 174
slide 174
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EN担当者が会議中のとき (When the person in charge is in a meeting)
JP•がのとき
EN o Tantōsha ga kaigichū no toki
• When the person in charge is in a meeting
o When the person in charge is in a meeting
• 5 Tell the caller in charge is currently unavailable
o 5 Tell the caller in charge is currently unavailable
JP•()、おせいたしました。
EN o (Namae) sama, omatase itashimashita.
JP•ございません。
EN o Mōshiwake gozaimasen.
• YOU
o YOU
JP•はず
EN o hazu
JP•はただいまをております。
EN o Yamada wa tadaima seki o hazushite orimasu.
JP•しだい
EN o shidai
JP•15にですので、おさせていただきますが、いかがいた
しましょうか。
EN o 15-ji ni modoru yotei desu node, modori shidai odenwa sasete itadakimasu ga,
ikaga itashimashō ka.
• Mr./Ms. [Name], thank you for waiting.
o Mr./Ms. [Name], thank you for waiting.
• Apologies, but Yamada is currently away from her desk.
o Apologies, but Yamada is currently away from her desk.
• She is expected to return by 3:00 PM. We will give you a call as soon as she's back.
o She is expected to return by 3:00 PM. We will give you a call as soon as she's
back.
• How would you like to proceed?
o How would you like to proceed?
JP•それではおいたします。
EN o Sore de wa onegai itashimasu.
o Alright, thank you.
• CALLER
o CALLER
ケース 2: 担当者が外出中のとき (Case 2: When the person in charge is out)
หน้า 175
slide 175
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JP•ケ-ス2
EN o Ke - su 2
JP•たんとうしゃ
EN o tantōsha
JP•がいしゅつちゅう
EN o gaishutsuchū
JP•がのとき
EN o Tantōsha ga gaishutsuchū no toki
• When the person in charge is out
o When the person in charge is out
担当者が外出中のとき (When the person in charge is out)
JP•がのとき
EN o Tantōsha ga gaishutsuchū no toki
• When the person in charge is out
o When the person in charge is out
JP•たんとうしゃ
EN o tantōsha
JP•がいしゅつ
EN o gaishutsu
JP•・のさんはしています
EN o Tantōsha no Yamada-san wa gaishutsu shite imasu
o The person in charge, Ms. Yamada, is currently out of the office
JP•せき
EN o seki
JP•もど
EN o modo
JP•よてい
EN o yotei
JP•・さんは15ににです
EN o Yamada-san wa 15-ji ni seki ni modoru yotei desu
o Yamada-san is expected to return to her seat by 3:00 PM
JP•もど
EN o modo
JP•なお
EN o nao
JP•・さんがたらをかけことをましょう
EN o Yamada-san ga modottara denwa o kakenaosu koto o tsutaemashō
o Let's inform the caller to call back when Yamada-san returns
หน้า 176
slide 176
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EN担当者が外出中のとき (When the person in charge is out)
JP•がのとき
EN o Tantōsha ga gaishutsuchū no toki
• YOU
o YOU
• When the person in charge is out
o When the person in charge is out
• 1
o 1
• 2 Answer the phone, Greeting
o 2 Answer the phone, Greeting
JP•おありがとうございます。○○○○(の)でございます。
EN o Odenwa arigatō gozaimasu. ○○-sha ○○-bu (jibun no namae) de gozaimasu.
o Thank you for calling. This is [Your Name] from the [Your Department] at
[Company Name].
JP•もう
EN o mō
JP•おになっております。△△△△()とます。
EN o Osewa ni natte orimasu. △△-sha △△-bu (namae) to mōshimasu.
o I appreciate your help. My name is [Name] from the [Department] at [Company
Name].
JP•はいらっしゃいますか。
EN o Yamada-sama wa irasshaimasu ka.
o May I speak with Ms. Yamada, please?
• 3
o 3
• 4
o 4
JP•△△()、こちらこそおになっております。
EN o sha △△-bu (namae) sama, kochira koso osewa ni natte orimasu.
• 5 Confirm the name of the person the caller wants to speak with and transfer the
line
o 5 Confirm the name of the person the caller wants to speak with and transfer the
line
JP•ですね。ただいまおいたします。おください
EN o Yamada desu ne. Tadaima o-toritsugi itashimasu. Shōshō omachi kudasai
• CALLER
o CALLER
担当者が外出中のとき (When the person in charge is out)
JP•がのとき
หน้า 177
slide 177
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EN o Tantōsha ga gaishutsuchū no toki
• When the person in charge is out
o When the person in charge is out
• 5 Tell the caller in charge is currently unavailable
o 5 Tell the caller in charge is currently unavailable
JP•()、おせいたしました。
EN o (Namae) sama, omatase itashimashita.
JP•ございません。
EN o Mōshiwake gozaimasen.
• YOU
o YOU
JP•はず
EN o hazu
JP•はただいまをております。
EN o Yamada wa tadaima seki o hazushite orimasu.
JP•しだい
EN o shidai
JP•15にですので、おさせていただきますが、いかがいた
しましょうか。
EN o 15-ji ni modoru yotei desu node, modori shidai odenwa sasete itadakimasu ga,
ikaga itashimashō ka.
• Mr./Ms. [Name], thank you for waiting.
o Mr./Ms. [Name], thank you for waiting.
• Apologies, but Yamada is currently away from her desk.
o Apologies, but Yamada is currently away from her desk.
• She is expected to return by 3:00 PM. We will give you a call as soon as she's back.
o She is expected to return by 3:00 PM. We will give you a call as soon as she's
back.
• How would you like to proceed?
o How would you like to proceed?
JP•それではおいたします。
EN o Sore de wa onegai itashimasu.
o Alright, thank you.
• CALLER
o CALLER
担当者が外出中のとき (When the person in charge is out)
JP•がのとき
EN o Tantōsha ga gaishutsuchū no toki
• When the person in charge is out
o When the person in charge is out
• 6 Confirm a phone number with the caller
หน้า 178
slide 178
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EN o 6 Confirm a phone number with the caller
JP•おそ
EN o oso
• YOU
o YOU
JP•ではますが、おをおいただけますでしょうか。
EN o De wa osoreirimasu ga, odenwabangō o oshie itadakemasu deshō ka.
o Could you please provide me with your phone number?
JP•ふくしょう
EN o fukushō
JP•いたします。012-345-6789ですね。
EN o Fukushō itashimasu. 012-345-6789 desu ne.
JP•もどしだい
EN o modo shidai
JP•もう
EN o mō
JP•がおするようます。
EN o Yamada ga modori shidai odenwa suru yō mōshitsutaemasu.
• Let me repeat that. The number is 012-345-6789, right?
o Let me repeat that. The number is 012-345-6789, right?
• I'll let Yamada know to call you back as soon as he returns.
o I'll let Yamada know to call you back as soon as he returns.
• 7 Closing
o 7 Closing
JP•○○(の)がうけたまわりました。
EN o ○○-bu (jibun no namae) ga uketamawarimashita.
JP•おありがとうございました。
EN o Odenwa arigatō gozaimashita.
• Your call has been attended to by [Your Name] from the [specific department].
o Your call has been attended to by [Your Name] from the [specific department].
• Thank you for calling.
o Thank you for calling.
• CALLER
o CALLER
JP•012-345-6789です
EN o 012-345-6789 desu
o It's 012-345-6789.
ケース 3: 担当者が休みのとき (Case 3: When the person in charge is on
vacation/day off)
JP•ケ-ス3
EN o Ke - su 3
หน้า 179
slide 179
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JP•たんとうしゃ
EN o tantōsha
JP•がのとき
EN o Tantōsha ga yasumi no toki
• When the person in charge is on vacation/day off
o When the person in charge is on vacation/day off
担当者が休みのとき (When the person in charge is on vacation/day off)
JP•がのとき
EN o Tantōsha ga yasumi no toki
• When the person in charge is on vacation/day off
o When the person in charge is on vacation/day off
JP•たんとうしゃ
EN o tantōsha
JP•・のさんはをでいます
EN o Tantōsha no Yamada-san wa kyō kaisha o yasunde imasu
o Yamada-san, the person in charge, is taking the day off from work today
JP•しゅっしゃ
EN o shussha
JP•・のにさんがしてからを
EN o Asu no asa ni Yamada-san ga shussha shite kara denwa o
JP•かけことをましょう
EN o kakenaosu koto o tsutaemashō
• Let's inform them to call back tomorrow morning after Yamada-san returns to the
office
o Let's inform them to call back tomorrow morning after Yamada-san returns to the
office
担当者が休みのとき (When the person in charge is on vacation/day off)
JP•がのとき
EN o Tantōsha ga yasumi no toki
• When the person in charge is on vacation/day off
o When the person in charge is on vacation/day off
• 2 Answer the phone, Greeting
o 2 Answer the phone, Greeting
• YOU
o YOU
• 1
o 1
หน้า 180
slide 180
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JP•おありがとうございます。○○○○(の)でございます。
EN o Odenwa arigatō gozaimasu. ○○-sha ○○-bu (jibun no namae) de gozaimasu.
o Thank you for calling. This is [Your Name] from the [Your Department] at
[Company Name].
JP•もう
EN o mō
JP•おになっております。△△△△()とます。
EN o Osewa ni natte orimasu. △△-sha △△-bu (namae) to mōshimasu.
o I appreciate your help. My name is [Name] from the [Department] at [Company
Name].
JP•はいらっしゃいますか。
EN o Yamada-sama wa irasshaimasu ka.
o May I speak with Ms. Yamada, please?
• 3
o 3
• 4
o 4
JP•△△()、こちらこそおになっております。
EN o sha △△-bu (namae) sama, kochira koso osewa ni natte orimasu.
• 5 Confirm the name of the person the caller wants to speak with and transfer the
line
o 5 Confirm the name of the person the caller wants to speak with and transfer the
line
JP•ですね。ただいまおいたします。おください
EN o Yamada desu ne. Tadaima o-toritsugi itashimasu. Shōshō omachi kudasai
• CALLER
o CALLER
担当者が休みのとき (When the person in charge is on vacation/day off)
• When the person in charge is on vacation/day off
o When the person in charge is on vacation/day off
JP•がのとき
EN o Tantōsha ga yasumi no toki
• 5 Tell the caller in charge is currently unavailable
o 5 Tell the caller in charge is currently unavailable
JP•()、おせいたしました。
EN o (Namae) sama, omatase itashimashita.
• YOU
o YOU
JP•ほんじつ
EN o honjitsu
JP•ございません。
หน้า 181
slide 181
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EN o Mōshiwake gozaimasen.
JP•はをております。
EN o Yamada wa honjitsu yasumi o totte orimasu.
JP•しゅっしゃ
EN o shussha
JP•はのです。
EN o Shussha wa asu no yotei desu.
JP•のおさせていただきますが、いかがいたしましょうか。
EN o Asu no asa odenwa sasete itadakimasu ga, ikaga itashimashō ka.
• Mr./Ms. [Name], thank you for waiting.
o Mr./Ms. [Name], thank you for waiting.
• Apologies, but Yamada is out of the office today. She is scheduled to return to work
tomorrow.
o Apologies, but Yamada is out of the office today. She is scheduled to return to
work tomorrow.
• We will give you a call tomorrow morning, is that acceptable?
o We will give you a call tomorrow morning, is that acceptable?
JP•それではおいたします。
EN o Sore de wa onegai itashimasu.
o Alright, thank you.
• CALLER
o CALLER
担当者が休みのとき (When the person in charge is on vacation/day off)
JP•がのとき
EN o Tantōsha ga yasumi no toki
• YOU
o YOU
• When the person in charge is on vacation/day off
o When the person in charge is on vacation/day off
• 6 Confirm a phone number with the caller
o 6 Confirm a phone number with the caller
JP•おそ
EN o oso
JP•ではますが、おをおいただけますでしょうか。
EN o De wa osoreirimasu ga, odenwabangō o oshie itadakemasu deshō ka.
o Could you please provide me with your phone number?
JP•ふくしょう
EN o fukushō
JP•いたします。012-345-6789ですね。
EN o Fukushō itashimasu. 012-345-6789 desu ne.
JP•もどしだい
หน้า 182
slide 182
คลิกเพื่อขยาย
EN o modo shidai
JP•もう
EN o mō
JP•がおするようます。
EN o Yamada ga modori shidai odenwa suru yō mōshitsutaemasu.
• Let me repeat that. The number is 012-345-6789, right?
o Let me repeat that. The number is 012-345-6789, right?
• I'll let Yamada know to call you back as soon as he returns.
o I'll let Yamada know to call you back as soon as he returns.
• 7 Closing
o 7 Closing
JP•○○(の)がうけたまわりました。
EN o ○○-bu (jibun no namae) ga uketamawarimashita.
JP•おありがとうございました。
EN o Odenwa arigatō gozaimashita.
• Your call has been attended to by [Your Name] from the [specific department].
o Your call has been attended to by [Your Name] from the [specific department].
• Thank you for calling.
o Thank you for calling.
• CALLER
o CALLER
JP•012-345-6789です
EN o 012-345-6789 desu
o It's 012-345-6789.
ケース 4: 担当者が帰宅したとき (Case 4: When the person in charge returns
home)
JP•ケ-ス4
EN o Ke - su 4
JP•たんとうしゃ
EN o tantōsha
JP•きたく
EN o kitaku
JP•がしたとき
EN o Tantōsha ga kitaku shita toki
• When the person in charge returns home
o When the person in charge returns home
担当者が帰宅したとき (When the person in charge returns home)
หน้า 183
slide 183
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JP•がしたとき
EN o Tantōsha ga kitaku shita toki
• When the person in charge returns home
o When the person in charge returns home
JP•たんとうしゃ
EN o tantōsha
JP•きたく
EN o kitaku
JP•・のさんはすでにしました
EN o Tantōsha no Satō-san wa sudeni kitaku shimashita
o The person in charge, Mr. Sato, has already gone home
JP•・のすることをましょう
EN o Asu no asa denwa suru koto o tsutaemashō
o Let's inform them that we'll call them tomorrow morning.
担当者が帰宅したとき (When the person in charge returns home)
JP•がしたとき
EN o Tantōsha ga kitaku shita toki
• When the person in charge returns home
o When the person in charge returns home
• 2 Answer the phone, Greeting
o 2 Answer the phone, Greeting
• YOU
o YOU
• 1
o 1
JP•おありがとうございます。○○○○(の)でございます。
EN o Odenwa arigatō gozaimasu. ○○-sha ○○-bu (jibun no namae) de gozaimasu.
o Thank you for calling. This is [Your Name] from the [Your Department] at
[Company Name].
JP•もう
EN o mō
JP•おになっております。△△△△()△△△()とます。
EN o Osewa ni natte orimasu. △△-sha △△-bu (namae) △△-sha △△-bu (namae) to
mōshimasu.
o I appreciate your help. My name is [Name] from the [Department] at [Company
Name].
JP•はいらっしゃいますか。
EN o Satō-sama wa irasshaimasu ka.
o May I speak with Ms. Sato, please?
• 3
o 3
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• 4
EN o 4
JP•△△()、こちらこそおになっております。
EN o sha △△-bu (namae) sama, kochira koso osewa ni natte orimasu.
JP•ですね。ただいまおいたします。おください
EN o Satō desu ne. Tadaima o-toritsugi itashimasu. Shōshō omachi kudasai
• 5 Confirm the name of the person the caller wants to speak with and transfer the
line
o 5 Confirm the name of the person the caller wants to speak with and transfer the
line
• CALLER
o CALLER
担当者が帰宅したとき (When the person in charge returns home)
JP•がしたとき
EN o Tantōsha ga kitaku shita toki
• When the person in charge returns home
o When the person in charge returns home
• 5 Tell the caller in charge is currently unavailable
o 5 Tell the caller in charge is currently unavailable
JP•()、おせいたしました。
EN o (Namae) sama, omatase itashimashita.
JP•ございません。
EN o Mōshiwake gozaimasen.
• YOU
o YOU
JP•たいしゃ
EN o taisha
JP•はすでにいたしました。
EN o Satō wa sudeni taisha itashimashita.
JP•のにおさせていただきますが、いかがいたしましょうか。
EN o Asu no asa ni odenwa sasete itadakimasu ga, ikaga itashimashō ka.
• Mr./Ms. [Name], thank you for waiting.
o Mr./Ms. [Name], thank you for waiting.
• Unfortunately, Sato has already left the office. Would you prefer us to give you a
call tomorrow morning?
o Unfortunately, Sato has already left the office. Would you prefer us to give you a
call tomorrow morning?
JP•それではおいたします。
EN o Sore de wa onegai itashimasu.
o Alright, thank you.
• CALLER
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EN o CALLER
担当者が帰宅したとき (When the person in charge returns home)
JP•がしたとき
EN o Tantōsha ga kitaku shita toki
• When the person in charge returns home
o When the person in charge returns home
• 6 Confirm a phone number with the caller
o 6 Confirm a phone number with the caller
JP•おそ
EN o oso
• YOU
o YOU
JP•ではますが、おをおいただけますでしょうか。
EN o De wa osoreirimasu ga, odenwabangō o oshie itadakemasu deshō ka.
o Could you please provide me with your phone number?
JP•ふくしょう
EN o fukushō
JP•いたします。012-345-6789ですね。
EN o Fukushō itashimasu. 012-345-6789 desu ne.
JP•もどしだい
EN o modo shidai
JP•もう
EN o mō
JP•がおするようます。
EN o Satō ga modori shidai odenwa suru yō mōshitsutaemasu.
• Let me repeat that. The number is 012-345-6789, right?
o Let me repeat that. The number is 012-345-6789, right?
• I'll let Sato know to call you back as soon as he returns.
o I'll let Sato know to call you back as soon as he returns.
• 7 Closing
o 7 Closing
JP•○○(の)がうけたまわりました。
EN o ○○-bu (jibun no namae) ga uketamawarimashita.
JP•おありがとうございました。
EN o Odenwa arigatō gozaimashita.
• Your call has been attended to by [Your Name] from the [specific department].
o Your call has been attended to by [Your Name] from the [specific department].
• Thank you for calling.
o Thank you for calling.
• CALLER
o CALLER
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JP•012-345-6789です
EN o 012-345-6789 desu
o It's 012-345-6789.
伝言を受けるときの流れ (Flow of Taking Messages)
JP•でんごん
EN o dengon
JP•をときの
EN o Dengon o ukeru toki no nagare
• Flow of Taking Messages
o Flow of Taking Messages
伝言を受けるときの流れ (Flow of Taking Messages)
JP•をときの
EN o Dengon o ukeru toki no nagare
• Flow of Taking Messages
o Flow of Taking Messages
JP•ふざい
EN o fuzai
JP•が
EN o Tantōsha ga fuzai
o The person in charge is absent
• Answer the phone, but find that the person the caller needs to speak with is
unavailable
o Answer the phone, but find that the person the caller needs to speak with is
unavailable
JP•たんとうしゃ
EN o tantōsha
JP•1にたが、が
EN o Denwa ni deta ga, tantōsha ga fuzai
JP•・をおされる
EN o Dengon o onegai sareru
o Be asked to take a message
JP•ていあん
EN o teian
JP•・をあずかるをする
EN o Dengon o azukaru teian o suru
o Suggest taking down the message
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EN • ・Offer to take a message
o Offer to take a message
JP•ようてん
EN o yōten
JP•せいかく
EN o seikaku
• 2
o 2
JP•をにメモする
EN o Yōten o seikaku ni memo suru
o Make sure to jot down the key points accurately
JP•あいて
EN o aite
JP•ようけんふくしょう
EN o yōken fukushō
JP•かくにん
EN o kakunin
JP•3の・・をしてする
EN o Aite no kaishamei, namae, yōken o fukushō shite kakunin suru
o Repeat back the caller's company name, name, and message to confirm
JP•4のをてを
EN o Jibun no namae o tsutaete denwa o kiru
o Provide your name before ending the call
伝言を受ける時の例文 (Example phrases to use when taking messages)
JP•をの
EN o Dengon o ukeru toki no reibun
• Example phrases to use when taking messages
o Example phrases to use when taking messages
伝言を受ける (Taking a message)
JP•を
EN o Dengon o ukeru
• Taking a message
o Taking a message
• YOU
o YOU
• 1 Suggest taking down the message
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EN o 1 Suggest taking down the message
JP•わたくし、[]とます。
EN o Watakushi, [namae] to mōshimasu.
JP•さしつかえなければ、ごをうけたまわります。
EN o Sashitsukaenakereba, go-dengon o uketamawarimasu.
JP•いかがいたしましょうか。
EN o Ikaga itashimashō ka.
• My name is [Name]. I'd be happy to take a message if that's alright with you.
o My name is [Name]. I'd be happy to take a message if that's alright with you.
• How may I assist you?
o How may I assist you?
JP•おそ
EN o oso
JP•それではますが、
EN o Sore de wa osoreirimasu ga,
JP•ぶちょう
EN o buchō
JP•[]にをおできますでしょうか。
EN o [Namae] buchō ni dengon o onegai dekimasu deshō ka.
• Could I leave a message for Director [Name], please?
o Could I leave a message for Director [Name], please?
JP•かしこまりました
EN o Kashikomarimashita
o Certainly
JP•では「メッセージ」とおいただけますか。
EN o De wa "messēji" to o-tsutae itadakemasu ka.
• Could you please convey the term as "message"?
o Could you please convey the term as "message"?
• CALLER
o CALLER
伝言を受ける (Taking a message)
JP•を
EN o Dengon o ukeru
• Taking a message
o Taking a message
• YOU
o YOU
• 3 Repeat back the caller's company name, name, and message to confirm
o 3 Repeat back the caller's company name, name, and message to confirm
JP•ふくしょう
EN o fukushō
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JP•いたします。
EN o Fukushō itashimasu.
JP•[]の[]、[メッセージ]でよろしいでしょうか。
EN o [Kaishamei] no [namae] sama, [messēji] de yoroshii deshō ka.
• Please forgive me repeat that message.
o Please forgive me repeat that message.
• 4 Provide your name before ending the call
o 4 Provide your name before ending the call
JP•かしこまりました。
EN o Kashikomarimashita.
JP•しだい
EN o shidai
JP•[]が、ます。
EN o [Namae] ga modori shidai, mōshitsutaemasu.
JP•わたくし、「の]がうけたまわりました。
EN o Watakushi, [jibun no namae] ga uketamawarimashita.
• Certainly.
o Certainly.
• Once [Name] returns, I, (your name), will pass on the message.
o Once [Name] returns, I, (your name), will pass on the message.
• CALLER
o CALLER
JP•はい、そうです。
EN o Hai, sō desu.
o That's correct.
伝言を受ける時に気をつけること (Things to Keep in Mind When Taking
Messages)
JP•をに
EN o Dengon o ukeru toki ni
JP•をつけること
EN o ki o tsukeru koto
• Things to Keep in Mind When Taking Messages
o Things to Keep in Mind When Taking Messages
伝言の内容をまちがえないために (To ensure accuracy when taking phone
messages)
JP•のをまちがえないために
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slide 190
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EN o Dengon no naiyō o machigaenai tame ni
• To ensure accuracy when taking phone messages
o To ensure accuracy when taking phone messages
JP•こうもく
EN o kōmoku
JP•いしき
EN o ishiki
JP•でんごん
EN o dengon
JP•5W3Hのをしてをきく
EN o 5W3H no kōmoku o ishiki shite dengon o kiku
o Be mindful of the 5W3H elements when receiving a message
• Whenいつ?
o When itsu?
• Whereどこで?
o Where doko de?
JP•Whoだれが?
EN o Who dare ga?
• What何を?
o What nani o?
JP•Whyどうして?
EN o Why dōshite?
JP•Howtoどのように?
EN o How to dono yō ni?
• How muchいくら?
o How much ikura?
• How manyいくつ?
o How many ikutsu?
伝言メモを作って担当者に渡そう (Create a message memo and hand it to the
person in charge)
JP•メモをてに
EN o Dengon memo o tsukutte tantōsha ni watasō
• Create a message memo and hand it to the person in charge
o Create a message memo and hand it to the person in charge
JP•[]
EN o [Namae] buchō
JP•をた:4113:30pm
EN o Denwa o uketa hi: 4-gatsu 11-nichi 3:30pm
JP•をた:の
EN o Denwa o uketa hito: Jibun no namae
หน้า 191
slide 191
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JP•ぶしょ
EN o busho
JP•の:、、○○
EN o Aite no namae: Kaishamei, bushōmei, ○○-sama
JP•ようけん
EN o yōken
JP•:のについて
EN o Yōken: Raishū no uchiawase ni tsuite
JP•でんこん
EN o dengon
JP•:をください
EN o Dengon: Orikaeshi denwa o kudasai
JP•は「+メモ」で
EN o Dengon wa "kotoba + memo" de tsutaeru
o When passing on a message, convey it with "words + note"
JP•メモだけをはやすいに
EN o Memo dake o watasu toki wa mitsukeyasui basho ni
JP•メモを
EN o memo o oku
• When handing only the note, place it in an easy-to-find location
o When handing only the note, place it in an easy-to-find location
「復唱」のコツ (Tips for repeating and confirming the message with the caller)
JP•ふくしょう
EN o fukushō
JP•「」のコツ
EN o "Fukushō" no kotsu
• Tips for repeating and confirming the message with the caller
o Tips for repeating and confirming the message with the caller
復唱のコツ (Tips for repetition)
JP•のコツ
EN o Fukushō no kotsu
JP•ふくしょう
EN o fukushō
JP•あいて
EN o aite
• Tips for repeating and confirming the message with the caller
หน้า 192
slide 192
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EN o Tips for repeating and confirming the message with the caller
JP•する:がたことを
EN o Fukushō suru: Aite ga itta koto o kurikaesu
o Repeating what the other person said
JP•「それではいたします。(ポイントをくりかえす)でよろしでしょうか
。」
EN o "Sore de wa fukushō itashimasu. (Pointo o kurikaesu) Ijō de yoroshii deshō ka."
• Let me repeat that. (Repeating the points) Is that correct?
o Let me repeat that. (Repeating the points) Is that correct?
伝言をまちがえないための復唱のコツ (Tips for accurate repetition to avoid
misunderstanding messages)
JP•をまちがえないためののコツ
EN o Dengon o machigaenai tame no fukushō no kotsu
• Tips for accurate repetition to avoid misunderstanding messages
o Tips for accurate repetition to avoid misunderstanding messages
JP•をてする
EN o Kotoba o kaete kakunin suru
o Confirming by Changing Words
JP•
EN o Hizuke
JP•「の」
EN o Aite "Raishū no suiyōbi"
JP•「412の」
EN o "Shi-gatsu jū-ni-nichi no suiyōbi"
JP•
EN o Jikan
JP•「14でおします」
EN o Aite "Jū-yo-ji de onegai shimasu"
JP•→「2ですね」
EN o "Gogo ni-ji desu ne"
JP•
EN o Sūji
• 1
o 1
• 2
o 2
• 3
o 3
JP•ゼロ
EN o zero
• 4
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slide 193
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EN o 4
JP•ヨン
EN o yon
• 7
o 7
JP•ナナ
EN o nana
伝言をまちがえないための復唱のコツ (Tips for accurate repetition to avoid
misunderstanding messages)
JP•をまちがえないためののコツ
EN o Dengon o machigaenai tame no fukushō no kotsu
• Tips for accurate repetition to avoid misunderstanding messages
o Tips for accurate repetition to avoid misunderstanding messages
JP•アルファベット
EN o Arufabettō
JP•A-エー-Apple-アップルのA
EN o A - Ē - Apple - Appuru no A
• B - ビー - Brazil - ブラジルのB
o B - Bī - Brazil - Burajiru no B
JP•C-シー-China-チャイナのC
EN o C - Shī - China - Chaina no C
JP•D-ディー-Disneyland-ディズニーランドのD
EN o D - Dī - Disneyland - Dizunīrando no D
JP•E-イー-Egg-エッグのE
EN o E - Ī - Egg - Eggu no E
• F - エフ - France - フランスのF
o F - Efu - France - Furansu no F
JP•G-ジー-Golf-ゴルフのG
EN o G - Jī - Golf - Gorufu no G
JP•H-エイチ-Hot-ホットのH
EN o H - Eichi - Hot - Hotto no H
JP•I-アイ-Italy-イタリアのI
EN o I - Ai - Italy - Itaria no I
JP•J-ジェー-Japan-ジャパンのJ
EN o J - Jē - Japan - Japan no J
• K - ケー - Kyoto - 京都のK
o K - Kē - Kyoto - Kyōto no K
• L - エル - London - ロンドンのL
o L - Eru - London - Rondon no L
JP•で↓↓
หน้า 194
slide 194
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EN o Denwa de tsutaeru toki ↓↓
o When communicating by phone↓↓
• M - エム - Mexico - メキシコのM
o M - Emu - Mexico - Mekishiko no M
• N - エヌ - Nihon - 日本のN
o N - Enu - Nihon - Nihon no N
• O - オー - Osaka - 大阪のO
o O - Ō - Osaka - Ōsaka no O
• P - ピー - Panda - パンダのP
o P - Pī - Panda - Panda no P
JP•Q-キュー-Quiz-クイズのQ
EN o Q - Kyū - Quiz - Kuizu no Q
JP•R-アール-Rome-ローマのR
EN o R - Āru - Rome - Rōma no R
• S - エス - Sidney - シドニーのS
o S - Esu - Sidney - Shidonī no S
• T - ティー - Tokyo - 東京のT
o T - Tī - Tokyo - Tōkyō no T
• U - ユー - Universal - ユニバーサルのU
o U - Yū - Universal - Yunibāsaru no U
• V - ブイ - Victory - ビクトリーのV
o V - Bui - Victory - Bikutorī no V
JP•W-ダブリュー-Windows-ウィンドウズのW
EN o W - Daburyū - Windows - Uindōzu no W
• X - エックス - X sen - X線のX
o X - Ekkusu - X sen - Ekku-sen no Ekku
• Y - ワイ - Yokohama - 横浜のY
o Y - Wai - Yokohama - Yokohama no Y
JP•Z-ゼット-Zero-ゼロのZ
EN o Z - Zetto - Zero - Zero no Z
電話をかけるときの流れ (Steps for Making a Phone Call)
JP•をかけるときの
EN o Denwa o kakeru toki no nagare
• Steps for Making a Phone Call
o Steps for Making a Phone Call
電話をかけるときの流れ (Steps for Making a Phone Call)
หน้า 195
slide 195
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JP•をかけるときの
EN o Denwa o kakeru toki no nagare
• Steps for Making a Phone Call
o Steps for Making a Phone Call
JP•あいて
EN o aite
JP•1がに
EN o Aite ga denwa ni deru
o The other party answers the phone
JP•と
EN o to
JP•つ
EN o tsu
JP•2あいさつして、をおする
EN o Aisatsu shite, toritsugi o onegai suru
o Greet them and ask to transfer the phone
JP•がにいる
EN o Tantōsha ga seki ni iru
o The person in charge is at their desk
JP•3あいさつしてを
EN o Aisatsu shite namae o iu
JP•つごうかくにん
EN o tsugō kakunin
JP•あいて
EN o aite
JP•ようけんはい
EN o yōken hai
JP•のをしてからに
EN o Aite no tsugō o kakunin shite kara yōken ni hairu
o Introduce yourself, say your name, inquire about his/her availability, and then
proceed to the purpose of your call
JP•あらた
EN o arata
JP•がにいない
EN o Tantōsha ga seki ni inai
o The person in charge is not at their desk
JP•をかけることをてを
EN o Aratamete denwa o kakeru koto o tsutaete denwa o kiru
• Thank him/her, inform him/her you'll call again, and then hang up
o Thank him/her, inform him/her you'll call again, and then hang up
JP•4を
EN o Denwa o kiru
o Hang up the phone
หน้า 196
slide 196
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EN電話をかけるときの流れ (Steps for Making a Phone Call)
JP•をかけるときの
EN o Denwa o kakeru toki no nagare
• Steps for Making a Phone Call
o Steps for Making a Phone Call
JP•あいて
EN o aite
JP•1がに
EN o Aite ga denwa ni deru
o The other party answers the phone
JP•と
EN o to
JP•つ
EN o tsu
JP•2あいさつして、をおする
EN o Aisatsu shite, toritsugi o onegai suru
• 3
o 3
JP•あらた
EN o arata
• Greet them and ask to transfer the phone
o Greet them and ask to transfer the phone
JP•がにいない
EN o Tantōsha ga seki ni inai
o The person in charge is not at their desk
JP•をかけることをてを
EN o Aratamete denwa o kakeru koto o tsutaete denwa o kiru
• Thank him/her, inform him/her you'll call again, and then hang up
o Thank him/her, inform him/her you'll call again, and then hang up
例文 (Example)
JP•
EN o Reibun
• Example
o Example
• YOU
o YOU
• 1
o 1
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EN • 2 Greet them and ask to transfer the phone
o 2 Greet them and ask to transfer the phone
JP•いつもおになっております/はじめまして。○○(の)とます。
EN o Itsumo osewa ni natte orimasu/Hajimemashite. ○○-sha (jibun no namae) to
mōshimasu.
• Thank you for always taking care of me/ Nice to meet you. My name is [Your Name]
from XYZ company.
o Thank you for always taking care of me/ Nice to meet you. My name is [Your
Name] from XYZ company.
JP•おになっております。
EN o Osewa ni natte orimasu.
o Thank you for your support.
• 2 Greet them and ask to transfer the phone
o 2 Greet them and ask to transfer the phone
JP•ますが、△△の△△はいらっしゃいますか?
EN o Osoreirimasu ga, △△-bu no △△-sama wa irasshaimasu ka?
o I'm sorry to bother you, but is Mr./Ms. [Name] from department [Department
Name] available?
JP•おくださいませ。
EN o Shōshō omachi kudasaimase.
o Please wait a moment.
例文 (Example)
JP•
EN o Reibun
• Example
o Example
JP•おせいたしました。△△でございます。
EN o Omatase itashimashita. △△ de gozaimasu.
o Thank you for waiting. This is [Name].
• YOU
o YOU
• 3 Introduce yourself, inquire about his/her availability, and then proceed to the
purpose of your call
o 3 Introduce yourself, inquire about his/her availability, and then proceed to the
purpose of your call
JP•おになっております。○○の()です。
EN o Osewa ni natte orimasu. ○○-sha no (namae) desu.
JP•ただいまおよろしいでしょうか。
EN o Tadaima odenwa yoroshii deshō ka.
• Thank you for your support. This is [Your Name] from XYZ company.
o Thank you for your support. This is [Your Name] from XYZ company.
หน้า 198
slide 198
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EN • May I speak with you on the phone right now?
o May I speak with you on the phone right now?
JP•を
EN o Yōken o hanasu
o Discussing matters
• 4 Hang up the phone
o 4 Hang up the phone
JP•おところありがとうございました。いたします。
EN o O-isogashii tokoro arigatō gozaimashita. Shitsurei itashimasu.
o Thank you for your time. Goodbye.
JP•はい、おいたします。
EN o Hai, onegai itashimasu.
o Yes, please go ahead.
日本語リスト (Japanese Phrase List)
JP•リスト
EN o Nihongo risuto
• Phrase list
o Phrase list
JP•どうしましたか
EN o Dō shimashita ka
o What can I help you with?
JP•だれですか?/おはですか?
EN o Dare desu ka?/O-namae wa nan desu ka?
o Who are you? / What's your name?
JP•おはですよね
EN o O-namae wa Yamada-sama desu yo ne
o Your name is Mr. Yamada, isn't it?
JP•なかったので
EN o Kikoenakatta node
JP•もうおします
EN o Mō ichido onegai shimasu
o Could you please repeat that?
• I didn't catch what you said.
o I didn't catch what you said.
JP•()はいません
EN o (Namae) wa ima imasen
o (Name) is not available right now
JP•わかりましたか?
EN o Wakarimashita ka?
o Do you understand?
JP•()にます
หน้า 199
slide 199
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EN o (Namae) ni tsutaemasu
o Delivering a Message to (Name)
JP•へんじ
EN o henji
JP•おをください
EN o O-henji o kudasai
o Please respond
JP•ようけん
EN o yōken
JP•ごをおせいただけますか
EN o Go-yōken o o-kikase itadakemasu ka
o Could I ask what this is regarding?
JP•おをおせいただけますでしょうか
EN o O-namae o o-kikase itadakemasu deshō ka
o Could you please tell me your name?
JP•おはでよろしいでしょうか
EN o O-namae wa Yamada-sama de yoroshii deshō ka
o Would it be alright if I refer to you as Mr./Ms. Yamada?
JP•とお
EN o tō
JP•おがようです
EN o Odenwa ga tōi yō desu
JP•もうおできますでしょうか
EN o Mō ichido onegai dekimasu deshō ka
• It seems the phone is far away. (I didn't catch what you said.) Could you please
repeat that?
o It seems the phone is far away. (I didn't catch what you said.) Could you please
repeat that?
JP•せきはず
EN o seki hazu
JP•()はただいまをております
EN o (Namae) wa tadaima seki o hazushite orimasu
o (Name) is currently away from his/her desk.
JP•ふめい
EN o fumei
JP•てん
EN o ten
JP•ごなはございませんか?
EN o Go-fumei na ten wa gozaimasen ka?
o Do you have any questions/unclear points?
JP•もうつた
EN o mō tsuta
JP•()にます
EN o (Namae) ni mōshitsutaemasu
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EN I will deliver a message to (Name)
o
JP•へんじ
EN o henji
JP•おをおしております
EN o O-henji o omachi shite orimasu
o I look forward to your response
Japanese Business Phone Class Notes
Class Notes from May 17, 2024 (21:09-22:05)
Language Corrections and Key Points:
1. Inquiry about Development Japanese: 開発について伺いたいことがあります Romanji:
Kaihatsu ni tsuite ukagaitai koto ga arimasu English: I have something I'd like to ask about
development
2. Call Transfer Japanese: ただいま担当者に取り次ぎいたします Romanji: Tadaima
tantōsha ni toritsugi itashimasu English: I will transfer you to the person in charge right now
3. Meeting Status - Correction Incorrect: 会議中と思います Correct: 会議中です
Romanji: Kaigi-chū desu English: They are in a meeting Note: Use definitive statements rather
than "I think" in business contexts
4. Away from Desk Japanese: ただ今席を外しております Romanji: Tadaima seki wo
hazushite orimasu English: They are currently away from their desk
5. Business Inquiry Japanese: ご用件を伺いましょうか Romanji: Goyōken wo
ukagaimashō ka English: Shall I ask what this is regarding?
6. Phone Greeting - Timing Correction Correct: お電話ありがとうございます (during
call) Incorrect: お電話ありがとうございました (past tense) English: Thank you for
calling
7. Repetition/Confirmation Japanese: 復唱いたします Romanji: Fukushō itashimasu
English: I will repeat (what you said)
8. Urgency Expressions Japanese: お急ぎでしたら Romanji: Oisogi deshitara English: If it's
urgent
Note: 急ぎ (isogi) - urgency, rush
9. Time Expression Japanese: 3時過ぎ Romanji: Sanji sugi English: After 3 o'clock
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EN10. Apologizing for Trouble Japanese: お手数をおかけいたします Romanji: Otesū wo
okake itashimasu English: I apologize for the trouble
Japanese: お手数ですが、よろしくお願いいたします Romanji: Otesū desu ga, yoroshiku
onegai itashimasu English: It's troublesome, but please help us
11. Transferring Due to Knowledge Limitation Japanese: その件につきましてはわかりか
ねますので、担当者におつなぎいたします Romanji: Sono ken ni tsukimashite wa wakari
kanemasu no de, tantōsha ni otsunagi itashimasu English: I don't understand that matter, so I
will connect you to the person in charge
12. Language Barrier Transfer Japanese: 申し訳ございませんが、わからない日本語があ
りますので、他の者にお電話をおつなぎいたします Romanji: Mōshiwake gozaimasen ga,
wakaranai nihongo ga arimasu no de, hoka no mono ni odenwa wo otsunagi itashimasu English:
I apologize, but there is Japanese I don't understand, so I will transfer your call to someone else
Class Notes from May 24, 2024 (21:15-21:49)
Additional Corrections and Key Points:
1. Time Expression Correction Incorrect: 15時後 (jūgo-ji ato) Correct: 15時以降 (jūgo-
ji ikō) English: After 3 PM / From 3 PM onwards
2. Professional Self-Introduction Japanese: 恐れ入りますが、MDK社のナタリーでござい
ます Romanji: Osore irimasu ga, MDK-sha no Natarī de gozaimasu English: Excuse me, this is
Natalie from MDK Company
3. Negative Response Correction Incorrect: ないです (too casual) Correct: ありません
(proper business form) English: There isn't / We don't have
Examples:
• 問題ありません (mondai arimasen) - No problem
• 間違いありません (machigai arimasen) - No mistake
4. Apology and Repetition Japanese: 失礼いたしました Romanji: Shitsurei itashimashita
English: I was rude/I apologize
Japanese: もう一度復唱いたします Romanji: Mō ichido fukushō itashimasu English: I will
repeat it once more
5. Phone Number Confirmation Japanese: 電話番号 Romanji: Denwa bangō English: Phone
number
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ENJapanese: お間違いないでしょうか Romanji: Omachigai nai deshō ka English: Is there no
mistake? / Is this correct?
6. Business Terms Japanese: 見合わせた Romanji: Miawaseta English: Postponed/suspended
Japanese: 御社名 Romanji: Onshameimei English: Your company name (honorific)
Key Learning Points:
Grammar and Usage:
• Use definitive statements rather than uncertain expressions in business
• Distinguish between casual and business-appropriate language
• Proper timing for past vs. present tense expressions
• Importance of formal language levels in professional contexts
Professional Communication:
• Always apologize before making requests
• Use proper honorific language for company names and people
• Provide clear reasons when transferring calls
• Confirm important information through repetition
Cultural Notes:
• Japanese business phone etiquette requires extreme politeness
• Uncertainty should be expressed through transfer to knowledgeable staff
• Language barriers should be acknowledged professionally
• Time expressions have specific business forms