หน้า 1
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JP謝罪報告メールの書き方を覚えよう
ENHow to Write a Formal Apology
and Trouble Report Email
and Trouble Report Email
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EN TODAY’S GOAL
JP社内トラブル発生時に、取引先に対して
状況報告・謝罪・対応策をメールで書けるようになる
状況報告・謝罪・対応策をメールで書けるようになる
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EN Lesson Agenda
JPメールを書く時のポイント
ENKey Points for Writing an Email
JPメールの構成と日本語フレーズ
ENEmail Structure and Japanese Phrases
JPれいぶん
メールの例文
メールの例文
ENExample Email Templates
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JP１．メールを書く時のポイント
EN Key Points for Writing an Email
หน้า 5
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JP仕事のメールには
いつも目的とGOALがある
あいてもとめいかく
相手に求めること(メールのGOAL)を明確にする
いつも目的とGOALがある
あいてもとめいかく
相手に求めること(メールのGOAL)を明確にする
ENClearly State What You Want from the Recipient (Email GOAL)
JPひと目でメールの目的がわかる件名を書く
ENWrite a subject line that clearly shows the purpose of the email at a glance
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JP社内で発生した問題や相手に与える影響を具体的に書く
えいきょう
えいきょう
ENClearly Describe the Internal Issue and Its Impact on the Other Party
JPWHAT①何についてのミスですか？
EN What is the mistake concerning?
JPどうしてそのようなミスが起こりましたか？
EN WHY Why did this mistake happen?
JPかいけつ
どうやって解決しますか？
どうやって解決しますか？
EN HOW How will you resolve it?
JPかいけつ
いつまでにそのミスを解決しますか？
いつまでにそのミスを解決しますか？
EN WHEN By when will you resolve this mistake?
JPくかえ
WHAT②同じミスを繰り返さないために何に気をつけますか？
WHAT②同じミスを繰り返さないために何に気をつけますか？
EN What will you be mindful of to avoid repeating the same mistake?
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JPせつめいかんたん
長い説明を短く簡単に書く方法
長い説明を短く簡単に書く方法
ENWays to make long explanations shorter and simpler
JPメールの文が長くなる時は、
かじょうがたいひ
箇条書き・スペース・対比
を使う
かじょうがたいひ
箇条書き・スペース・対比
を使う
EN When your email starts getting lengthy, let's strive to write a readable and
visually appealing message by employing "bullet points," "spacing," and "contrasts!"
visually appealing message by employing "bullet points," "spacing," and "contrasts!"
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JPスペースの作り方
ENHow to Make Space
JP田中さん
だんらくぎょう
〇
段落ごとに1行空ける
お疲れ様です。
だんらくぎょう
〇
段落ごとに1行空ける
お疲れ様です。
ENLeave one blank line
between paragraphs 〇
between paragraphs 〇
JP来週の打ち合わせの時間についてご相談させてください。
〇
打ち合わせの時間を以下に変更していただけないでしょうか。
【変更前】…10:00-11:30am
【変更後】…1:00-2:30pm
1文が長くなるときは
くぎ打ち合わせと同じ日の午前中に
区切りのいいところ取引先との緊急会議が入ってしまいました。
かいぎょう
で改行する田中さんのご都合をお知らせいただけましたら幸いです。
〇
打ち合わせの時間を以下に変更していただけないでしょうか。
【変更前】…10:00-11:30am
【変更後】…1:00-2:30pm
1文が長くなるときは
くぎ打ち合わせと同じ日の午前中に
区切りのいいところ取引先との緊急会議が入ってしまいました。
かいぎょう
で改行する田中さんのご都合をお知らせいただけましたら幸いです。
ENWhen a sentence becomes lengthy,
it's advisable to break it at
it's advisable to break it at
JPよろしくお願いいたします。
ENa suitable point for better readability
JPエミリー
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JPたいひ
対比を使った書き方
対比を使った書き方
ENUsing Contrast in Writing
JPへんこうまえじしゃ
EN 変更前 Before the change 強み Strength 自社 Our company
JPへんこうごたしゃ
EN 変更後 After the change 弱み Weakness 他社 Other companies
JPせい
EN 正 Correct メリット Advantage 古い Old
JPご
EN 誤 Incorrect デメリット Disadvantage 新しい New
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JPこうせい
2．メールの構成と日本語フレーズ
2．メールの構成と日本語フレーズ
EN Email Structure and Japanese Phrases
หน้า 11
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JP🔷内容がすぐにわかる件名を書こう
件名の頭に記号をつけて目立たせる
例：
【重要】
、【お詫び】
、【謝罪】など受信者が即座に「重要なメールだ」と判断できます
謝罪対象・トラブル内容を具体的に書く
例：納品遅延／システム障害／資料送付漏れなど
日時（発生日や取引日）を入れる
例：5月20日／本日など
文字数は30字以内が目安
件名の頭に記号をつけて目立たせる
例：
【重要】
、【お詫び】
、【謝罪】など受信者が即座に「重要なメールだ」と判断できます
謝罪対象・トラブル内容を具体的に書く
例：納品遅延／システム障害／資料送付漏れなど
日時（発生日や取引日）を入れる
例：5月20日／本日など
文字数は30字以内が目安
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JP🔷内容がすぐにわかる件名を書こう
しょうがいわ
【重要】5月20日システム障害に関するお詫び
わちえん
【お詫び】製品番号○○○納品遅延のお知らせ（5月21日分）
わも
【お詫び】資料送付漏れについて
はっちゅうわ
5月22日発注データ誤送信に関する報告とお詫び
【重要】請求書番号XXXご請求金額の誤りについて
【お詫び】メールマガジン誤配信内容について
しょうがいわ
【重要】5月20日システム障害に関するお詫び
わちえん
【お詫び】製品番号○○○納品遅延のお知らせ（5月21日分）
わも
【お詫び】資料送付漏れについて
はっちゅうわ
5月22日発注データ誤送信に関する報告とお詫び
【重要】請求書番号XXXご請求金額の誤りについて
【お詫び】メールマガジン誤配信内容について
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JPこうせい
メールの構成
あいさつ
はじめの挨拶
メールの目的
けいい
問題発生について報告(経緯と原因)
謝罪
さいはつぼうし
対応策・再発防止の方針
もう一度謝罪と終わりの挨拶
メールの構成
あいさつ
はじめの挨拶
メールの目的
けいい
問題発生について報告(経緯と原因)
謝罪
さいはつぼうし
対応策・再発防止の方針
もう一度謝罪と終わりの挨拶
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JP①はじめのあいさつ
取引先の担当者向け
お世話になっております
へいそ
いつもお世話になっております／平素よりお世話になっております
一般のお客様さま向け
へいそ
平素より[サービス名／商品名]をご利用いただきありがとうございます
へいそあいこ
平素より弊社商品をご愛顧いただきありがとうございます
取引先の担当者向け
お世話になっております
へいそ
いつもお世話になっております／平素よりお世話になっております
一般のお客様さま向け
へいそ
平素より[サービス名／商品名]をご利用いただきありがとうございます
へいそあいこ
平素より弊社商品をご愛顧いただきありがとうございます
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JP②メールの目的を書くときの日本語
ひょうだい
標題の件につきましてご報告したく、ご連絡いたしました／ご連絡差し上げました
…について…たく、ご連絡いたしました／ご連絡差し上げました
社内システムの応答停止について、現状をご報告させていただきたくご連絡いたしました。
○月○日納品予定の部品遅延の可能性についてご報告したくご連絡いたしました。
契約書類の送付漏れについて、現時点での状況を共有させていただきたくご連絡いたしました。
ひょうだい
標題の件につきましてご報告したく、ご連絡いたしました／ご連絡差し上げました
…について…たく、ご連絡いたしました／ご連絡差し上げました
社内システムの応答停止について、現状をご報告させていただきたくご連絡いたしました。
○月○日納品予定の部品遅延の可能性についてご報告したくご連絡いたしました。
契約書類の送付漏れについて、現時点での状況を共有させていただきたくご連絡いたしました。
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JP③問題について詳細や原因を報告
はんめいはっかく
…が発生しました／が判明しました／が発覚しました
じゅはっちゅうしょうがい
本日13:45より、弊社社内システム（受発注管理）が応答しなくなる障害が発生いたしました。
しょり
ログインできない状態が続いており、御社への注文データの確認・処理が一時的に停止しております。
先週金曜日にお送りした書類13件のうち、
はいそうごせってい
配送システムの誤設定により5件が未送付であることが判明いたしました。
…により、…が生じております…のせいで、…が起きています：問題が起こっていることを伝える
ふてぎわしょりちえん
社内システム設定の不手際により、注文処理の遅延が生じております。
のうひん
昨夜の配送システム障害により、○月○日納品予定の商品に遅れが生じております。
はんめいはっかく
…が発生しました／が判明しました／が発覚しました
じゅはっちゅうしょうがい
本日13:45より、弊社社内システム（受発注管理）が応答しなくなる障害が発生いたしました。
しょり
ログインできない状態が続いており、御社への注文データの確認・処理が一時的に停止しております。
先週金曜日にお送りした書類13件のうち、
はいそうごせってい
配送システムの誤設定により5件が未送付であることが判明いたしました。
…により、…が生じております…のせいで、…が起きています：問題が起こっていることを伝える
ふてぎわしょりちえん
社内システム設定の不手際により、注文処理の遅延が生じております。
のうひん
昨夜の配送システム障害により、○月○日納品予定の商品に遅れが生じております。
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JP「誤り」の類語
①不手際（ふてぎわ）noun
意味：物事の進め方や対応がうまくいかず、処理や段取りに問題があったことを指します。
例文：このたびは、こちらの不手際によりご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。
②不備（ふび）noun
意味：必要なものが十分にそろっていない、あるいは不完全である状態を指します。
例文：先日ご提出した資料に不備がございました。
③手違い（てちがい）noun
意味：段取りのミスや手配ミスがあったときに、軽めの謝罪として用いられます。
例文：弊社の手違いにより、発送先の住所を間違えてしまいました。
①不手際（ふてぎわ）noun
意味：物事の進め方や対応がうまくいかず、処理や段取りに問題があったことを指します。
例文：このたびは、こちらの不手際によりご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。
②不備（ふび）noun
意味：必要なものが十分にそろっていない、あるいは不完全である状態を指します。
例文：先日ご提出した資料に不備がございました。
③手違い（てちがい）noun
意味：段取りのミスや手配ミスがあったときに、軽めの謝罪として用いられます。
例文：弊社の手違いにより、発送先の住所を間違えてしまいました。
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JP④謝るときの日本語
💼取引先への謝罪
誠に申し訳ございませんでした。
ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
深くお詫び申し上げます。
心よりお詫び申し上げます。
⚠️重めの謝罪（重大案件）
つつし
謹んでお詫び申し上げます。
お詫びの言葉もございません。
べんかいよち
弁解の余地もございません。＝「私たちが悪いので言い訳できません」
あってはならないことでございました。
💼取引先への謝罪
誠に申し訳ございませんでした。
ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
深くお詫び申し上げます。
心よりお詫び申し上げます。
⚠️重めの謝罪（重大案件）
つつし
謹んでお詫び申し上げます。
お詫びの言葉もございません。
べんかいよち
弁解の余地もございません。＝「私たちが悪いので言い訳できません」
あってはならないことでございました。
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JP⑤対応策・再発防止の方針
～予定です／行っております
○月○日までにシステムの自動アラート機能を導入する予定です。
てっていつと
今後は～を徹底します／を強化します／~に努めます
今後は確認業務を徹底いたします。
お打ち合わせをお願いできますでしょうか
○○の件についてお打ち合わせをお願いできますでしょうか。
～予定です／行っております
○月○日までにシステムの自動アラート機能を導入する予定です。
てっていつと
今後は～を徹底します／を強化します／~に努めます
今後は確認業務を徹底いたします。
お打ち合わせをお願いできますでしょうか
○○の件についてお打ち合わせをお願いできますでしょうか。
หน้า 20
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JP⑤対応策・再発防止の方針
さくせいじっし
マニュアルを作成する教育とトレーニングを実施する
さくせいじっし
マニュアルを作成する教育とトレーニングを実施する
EN Create a manual Implement education and training
JPしようげんいんてっていぶんせき
チェックリストを使用するミスの原因を徹底分析する
チェックリストを使用するミスの原因を徹底分析する
EN Utilize a checklist Thoroughly analyze the causes of mistakes
JPにじゅうてっていそくしん
二重チェックを徹底するコミュニケーションを促進する
二重チェックを徹底するコミュニケーションを促進する
EN Conduct double checks Facilitate communication
JPさぎょうかいぜんかんりきょうか
作業プロセスを改善するリスク管理を強化する
作業プロセスを改善するリスク管理を強化する
EN Enhance the workflow process Reinforce risk management
หน้า 21
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JP次のメールの文章を社外の人に送る時の日本語に変えましょう
ENLet's change the following email text into Japanese for sending to someone from another company
JPのうきまあほうこく
納期に間に合わないことを報告する
納期に間に合わないことを報告する
EN Reporting that the deadline could not be met
หน้า 22
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JP次のメールの文章を社外の人に送る時の日本語に変えましょう
ENLet's change the following email text into Japanese for sending to someone from another company
JPお疲れ様です。
あいさつ
はじめの挨拶
あいだちゅうもんしょうひん
この間注文してもらった〇〇の商品について、
じじつ
ミスが起こった事実
あいさつ
はじめの挨拶
あいだちゅうもんしょうひん
この間注文してもらった〇〇の商品について、
じじつ
ミスが起こった事実
EN Factual Information about the Mistake ちゅうもん てつづ
JPせいしき
私たちの会社のミスにより正式に注文手続きが
できていませんでした。
私たちの会社のミスにより正式に注文手続きが
できていませんでした。
EN Hello.
We regret to inform you that due to an oversight on our company's part,
the formal ordering process for the requested 〇〇 product was not completed.
We regret to inform you that due to an oversight on our company's part,
the formal ordering process for the requested 〇〇 product was not completed.
หน้า 23
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JP社外の人に送る時
EN An Email to send to people at other companies
JPお世話になっております。
あいさつ
はじめの挨拶かぶしきかいしゃ
株式会社△△の△△です。
せんじつちゅうもんしょうひん
先日ご注文いただいた〇〇の商品につきまして、
じじつ
ミスが起こった事実
あいさつ
はじめの挨拶かぶしきかいしゃ
株式会社△△の△△です。
せんじつちゅうもんしょうひん
先日ご注文いただいた〇〇の商品につきまして、
じじつ
ミスが起こった事実
ENFactual Information about the Mistake ふてぎわ せいしき ちゅうもん てつづ
JPへいしゃ
弊社の不手際により正式に注文手続きが
できておりませんでした。
弊社の不手際により正式に注文手続きが
できておりませんでした。
EN Hello.
We regret to inform you that due to an oversight on our company's part,
the formal ordering process for the requested〇〇 product was not completed.
We regret to inform you that due to an oversight on our company's part,
the formal ordering process for the requested〇〇 product was not completed.
หน้า 24
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JP次のメールの文章を社外の人に送る時の日本語に変えましょう
ENLet's change the following email text into Japanese for sending to someone from another company
JPげんざいちゅうもんてつづかんりょう
現在すでに注文手続きを完了しましたが、
じじつ
ミスが起こった事実
現在すでに注文手続きを完了しましたが、
じじつ
ミスが起こった事実
EN Factual Information about the Mistake しょうひん はいたつび
JP〇〇の商品の配達日について、
まあ
予定していた〇月〇日に間に合わず
はいたつ
△月△日の配達となります。
まあ
予定していた〇月〇日に間に合わず
はいたつ
△月△日の配達となります。
EN We have already completed the ordering process, but unfortunately,
the delivery of the [Product Name] will not arrive as scheduled
on [Month, Date] as originally planned. Instead,
it will be delivered on [Month, Date].
the delivery of the [Product Name] will not arrive as scheduled
on [Month, Date] as originally planned. Instead,
it will be delivered on [Month, Date].
หน้า 25
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JP社外の人に送る時
EN An Email to send to people at other companies
JPげんざいちゅうもんてつづかんりょう
現在すでに注文手続きを完了いたしましたが、
じじつ
ミスが起こった事実
現在すでに注文手続きを完了いたしましたが、
じじつ
ミスが起こった事実
ENFactual Information about the Mistake しょうひん はいたつび
JP〇〇の商品の配達日につきまして、
まあ
予定しておりました〇月〇日に間に合わず
はいたつ
△月△日の配達となります。
まあ
予定しておりました〇月〇日に間に合わず
はいたつ
△月△日の配達となります。
EN We have already completed the ordering process, but unfortunately,
the delivery of the [Product Name] will not arrive as scheduled
on [Month, Date] as originally planned. Instead,
it will be delivered on [Month, Date].
the delivery of the [Product Name] will not arrive as scheduled
on [Month, Date] as originally planned. Instead,
it will be delivered on [Month, Date].
หน้า 26
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JP次のメールの文章を社外の人に送る時の日本語に変えましょう
ENLet's change the following email text into Japanese for sending to someone from another company
JP謝る私たちの会社のミスにより、
EN Apology
JPかんけいしゃめいわく
〇〇様をはじめ関係者の皆さまに迷惑をかけたことを
ふかわもうあ
心より深くお詫び申し上げます。
すみませんでした。
〇〇様をはじめ関係者の皆さまに迷惑をかけたことを
ふかわもうあ
心より深くお詫び申し上げます。
すみませんでした。
EN We deeply apologize for the inconvenience caused to you,
as well as all involved parties, due to the oversight on our part.
We are truly sorry for any inconvenience this may have caused.
as well as all involved parties, due to the oversight on our part.
We are truly sorry for any inconvenience this may have caused.
หน้า 27
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JP社外の人に送る時
EN An Email to send to people at other companies
JPへいしゃふてぎわかんけいしゃ
謝る弊社の不手際により、〇〇様をはじめ関係者の皆さまに
謝る弊社の不手際により、〇〇様をはじめ関係者の皆さまに
ENApology
JPめいわく
ご迷惑をおかけしたことを
ふかわもうあ
心より深くお詫び申し上げます。
申し訳ございませんでした。
ご迷惑をおかけしたことを
ふかわもうあ
心より深くお詫び申し上げます。
申し訳ございませんでした。
EN We deeply apologize for the inconvenience caused to you,
as well as all involved parties, due to the oversight on our part.
We are truly sorry for any inconvenience this may have caused.
as well as all involved parties, due to the oversight on our part.
We are truly sorry for any inconvenience this may have caused.
หน้า 28
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JP次のメールの文章を社外の人に送る時の日本語に変えましょう
ENLet's change the following email text into Japanese for sending to someone from another company
JPたいしょほうこんごさいはつぼうしさくはっちゅう
ミスへの対処法今後、再発防止策として発注ツールと
ミスへの対処法今後、再発防止策として発注ツールと
EN Handling of the Mistake
JPしゃないたいせいみなお
社内のチェック体制の見直しをおこない、
にどどりょく
二度とこのようなことがないように努力します。
めいわく
あいさつ
おわりの挨拶迷惑をかけますが、
社内のチェック体制の見直しをおこない、
にどどりょく
二度とこのようなことがないように努力します。
めいわく
あいさつ
おわりの挨拶迷惑をかけますが、
EN Closing Remarks
JPよろしくお願いします。
EN In the future, we plan to review our ordering tools and internal check
procedures as part of our efforts to prevent recurrence.
We are committed to ensuring that such incidents do not happen again.
We apologize for any inconvenience and appreciate your understanding.
procedures as part of our efforts to prevent recurrence.
We are committed to ensuring that such incidents do not happen again.
We apologize for any inconvenience and appreciate your understanding.
หน้า 29
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JP社外の人に送る時
EN An Email to send to people at other companies
JPたいしょほうこんごさいはつぼうしさくはっちゅう
ミスへの対処法今後、再発防止策として発注ツールと
ミスへの対処法今後、再発防止策として発注ツールと
ENHandling of the Mistake
JPしゃないたいせいみなお
社内のチェック体制の見直しをおこない、
にどつと
二度とこのようなことがないように努めます。
めいわく
あいさつ
おわりの挨拶ご迷惑をおかけしますが、
社内のチェック体制の見直しをおこない、
にどつと
二度とこのようなことがないように努めます。
めいわく
あいさつ
おわりの挨拶ご迷惑をおかけしますが、
ENClosing Remarks なにとぞ もう あげ
JP何卒よろしくお願い申し上げます。
EN In the future, we plan to review our ordering tools and internal check
procedures as part of our efforts to prevent recurrence.
We are committed to ensuring that such incidents do not happen again.
We apologize for any inconvenience and appreciate your understanding.
procedures as part of our efforts to prevent recurrence.
We are committed to ensuring that such incidents do not happen again.
We apologize for any inconvenience and appreciate your understanding.